Trợ lý là gì? Những kỹ năng nhất định không thể thiếu của một trợ lý

Trợ lý là gì?

Trợ lý là người làm việc trực tiếp với giám đốc hay ban lãnh đạo của một công ty để giải quyết một số công việc liên quan. Họ sẽ hỗ trợ những người đứng đầu công ty để xử lý các văn kiện, công việc quan trọng. 

Đây là một vị trí quan trọng và tương đối phức tạp, đặc thù công việc cũng đa dạng. Để làm được vị trí này đòi hỏi bạn cần có nhiều kỹ năng, phẩm chất để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Một số công việc mà các trợ lý thường thay giám đốc giải quyết các công việc như:

• Giải quyết các mối quan hệ đối nội – đối ngoại.
• Xử lý các vấn đề liên quan tài chính.
• Gặp gỡ và đàm phán với khách hàng về các điều khoản trong hợp đồng.
• Truyền đạt các thông tin đến các phòng, ban. 

Sự khác biệt giữa thư ký và trợ lý là gì?

Không ít người nhầm tưởng 2 vị trí trợ lý và thư ký là một. Vậy điểm khác biệt giữa thư ký và trợ lý là gì?

Công việc của trợ lý và thư ký sẽ có một số yếu tố tương đồng:

• Chịu trách nhiệm xử lý các công việc trong thời gian lãnh đạo không có mặt.
• Chịu trách nhiệm quản lý tài liệu, văn phòng phẩm, các loại văn thư. Bao gồm công việc lưu trữ, tìm kiếm và chuẩn bị giấy tờ lãnh đạo cần.
• Nhận và gửi đi các loại thư tín, email liên quan tới công việc.
• Tổ chức các buổi họp hay hội nghị lớn nhỏ trong công ty.
• Lên kế hoạch hoạt động theo tuần cho công ty. Theo dõi và sắp xếp lịch trình cho lãnh đạo, kiểm tra lịch di chuyển cũng như các chuyến công tác.

So với vị trí thư ký, công việc trợ lý có rất nhiều khác biệt. Trợ lý có quyền hạn và vai trò lãnh đạo cao hơn thư ký. Họ có thể đảm đương những công việc như thư ký, nhưng trách nhiệm cũng nhiều hơn. 

Ngoài ra, trợ lý còn được trao quyền để làm việc trực tiếp với khách hàng, nhân viên nhằm giải quyết một số vấn đề phát sinh. Có thể nói, vị trí trợ lý là một công việc “dưới một người trên vạn người”. Khối lượng công việc, quyền hạn cũng như trách nhiệm của họ cũng cao hơn hẳn so với thư ký.

Mô tả công việc của trợ lý chi tiết và đầy đủ nhất

Công việc của một trợ lý còn phụ thuộc vào tính chất riêng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo mô tả công việc cơ bản và đầy đủ nhất mà một trợ lý thường phải làm như sau:

• Lưu trữ, tìm kiếm và chuẩn bị giấy tờ cần thiết cho các sự kiện như hội họp hoặc theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
• Lên lịch cho các cuộc họp định kỳ hoặc phát sinh của công ty. Chuẩn bị phòng họp và phòng hội nghị.
• Hỗ trợ sắp xếp và lưu trữ hồ sơ của các nhân viên thuộc các phòng ban khác nhau.
• Hỗ trợ với nhân viên ở hầu hết các phòng ban trong công ty để hoàn thành công việc. Đồng thời có thể thực hiện một số việc hành chính để hỗ trợ nếu cần.
• Thực hiện cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ định kỳ hoặc nếu có phát sinh.
• Giải đáp thắc mắc cho nhân viên của các phòng ban khác hoặc liên hệ với bộ phận nhân sự để giải đáp.
• Quản lý tình trạng sử dụng các vật dụng đã cung cấp trong văn phòng làm việc và mua mới khi cần.
• Sắp xếp lịch trình của các chuyến công tác, lịch di chuyển của lãnh đạo cũng như một số nhân viên của công ty.
• Phân phát thông báo, tài liệu hoặc chỉ dẫn mới từ phía công ty đến nhân viên khi cần.

Những yêu cầu cần có của trợ lý là gì?

Để trở thành một trợ lý giỏi thì cần nắm vững những kỹ năng quan trọng dưới đây: 

Kỹ năng giao tiếp

Vị trí trợ lý đòi hỏi khả năng giao tiếp tốt, đàm phán, thuyết phục và nắm bắt được tâm lý đối phương. Kỹ năng này sẽ giúp người trợ lý thu hút và gây được thiện cảm với đối tác. Nhằm phục vụ cho việc gặp gỡ hay tiếp khách hàng thay lãnh đạo.

Kỹ năng giao tiếp cũng thường đi đôi với việc am hiểu văn hoá, ngoại ngữ của các vùng miền và quốc gia khác nhau. Để có thể dễ dàng bắt chuyện cũng như tạo được thiện cảm.

Kỹ năng sử dụng máy tính

Với đặc thù công việc liên quan đến giấy tờ và tài liệu, trợ lý phải là người thành thạo kỹ năng tin học văn phòng. Hiểu biết về các ứng dụng công nghệ sẽ giúp giải quyết công việc tốt hơn, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc. 

Kỹ năng lập kế hoạch

Công việc của trợ lý là thường xuyên sắp xếp lịch trình, di chuyển cho lãnh đạo và một số thành viên cấp cao của công ty trong các chuyến công tác. Vì vậy, nắm vững kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức rất quan trọng đối với họ.

Điều này sẽ giúp một trợ lý giỏi hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao phó một cách chuyên nghiệp hơn.

Kỹ năng ra quyết định

Đôi lúc trợ lý cần phải thay lãnh đạo đưa ra quyết định để giải quyết một số vấn đề phát sinh hoặc khắc phục hậu quả kịp thời. Do đó, kỹ năng ra quyết định là một trong những yếu tố cần phải rèn luyện.

Ngoài ra, một người trợ lý giỏi cần phải biết nắm bắt và học hỏi từ lãnh đạo. Từ đó mới có thể nhanh chóng phát triển, hoàn thiện bản thân và thăng tiến trong công việc.

Hiểu rõ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Yếu tố quan trọng nhất để trở thành trợ lý là gì? Đó chính là nắm rõ lĩnh vực kinh doanh và tình hình hoạt động của công ty. Đối với các lãnh đạo, trợ lý được xem là “cánh tay” đắc lực. Chính vì vậy, họ cần am hiểu rõ về công ty, tình hình thị trường cũng như xem xét đối thủ cạnh tranh. Để qua đó đưa ra những ý kiến có tính đóng góp hoặc giải quyết kịp thời.

Bất kỳ quyết định sai lầm nào do người trợ lý không hiểu rõ về tình hình công ty và thị trường cũng có thể gây ra những tổn thất lớn về mặt doanh số cũng như danh tiếng của công ty.

Ngoài kiến thức chuyên môn, bản lĩnh và sự khéo léo thì người làm trợ lý còn cần có ngoại hình ưa nhìn cũng như phong thái lịch thiệp. Bởi, thỉnh thoảng họ sẽ cùng lãnh đạo đi tiếp đón khách hàng.

Lời kết

Với những thông tin ở bài viết trên, hẳn bạn đã nắm được công việc trợ lý là gì, những yêu cầu quan trọng cũng như kỹ năng cần có để trở thành một trợ lý giỏi và đạt được sự thăng tiến trong công việc. Đừng quên tìm hiểu thêm về những công việc liên quan khác để có định hướng đứng đắn trong công việc nhé.