Trợ lý nhân sự là gì? Thông tin về trợ lý nhân sự bạn nên biết
BÀI LIÊN QUAN
HR Recruitment là gì? Công việc của một HR Recruitment gồm những gì?HRD là gì? Lợi ích mà HRD đem lại cho doanh nghiệpTrợ lý nhân sự là gì?
Trợ lý nhân sự với cái tên tiếng anh là HR Assistant. Chúng ta có thể hiểu đây là công việc đảm nhận nhiệm vụ hỗ trợ cho Trường phòng nhân sự về các vấn đề liên quan đến nhân sự, hành chính văn phòng. Đối với nghề nhân sự, trợ lý nhân sự cũng đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng.
Đây là một công việc được đánh giá là khá phức tạp và khối lượng công việc tương đối nhiều. Bên cạnh một số yếu tố về khả năng chuyên môn hay chịu được áp lực… thì ngoài hình tốt cũng khá quan trọng.
Trợ lý được xem như cánh tay đắc lực của các lãnh đạo, là nhân vật có thể nói là dưới một người, trên vạn người. Vì vậy bạn phải hội đủ mọi phẩm chất trên mới có thể đảm đương được vị trí này.
Công việc của trợ lý nhân sự là gì?
Công việc của trợ lý nhân sự rất đa dạng như chấm công, đặt lịch hẹn, xử lý các cuộc họp,... Nhưng chung quy lại, đều là hỗ trợ trưởng phòng nhân sự. Cụ thể như sau:
Quản lý toàn bộ dữ liệu thông tin của các ứng viên
Số lượng ứng viên ứng tuyển vào các vị trí của công ty thường rất lớn. Chính vì thế, việc quản lý và đảm bảo các thông tin đó là cực kỳ quan trọng.
Khi có các yêu cầu từ cấp trên, trợ lý nhân sự sẽ phải cung cấp đầy đủ các thông tin này để cấp trên có thể dựa vào đó mà căn cứ đưa ra quyết định tuyển dụng hay không.
Hỗ trợ quá trình tuyển dụng
Việc tuyển dụng các nhân sự mới chưa bao giờ là công việc đơn giản. Nó bao gồm nhiều giai đoạn và tốn rất nhiều công sức, thời gian. Trợ lý nhân sự sẽ phụ giúp trong các công việc như tìm kiếm ứng viên, duyệt CV, liên hệ với ứng viên và chuẩn bị thủ tục cho những nhân viên đã trúng tuyển.
Đảm bảo việc thực hiện quy định của nhân viên
Nội quy mà công ty đưa ra nhằm đảm bảo cho quá trình làm việc được diễn ra tốt hơn. Trợ lý nhân sự sẽ là người đảm nhiệm việc theo dõi thực hiện quy định của các nhân viên. Nếu phát hiện những sai lệnh, ngay lập tức có sự điều chỉnh phù hợp.
Sắp xếp lịch trình sự kiện, cuộc họp
Các trợ lý sẽ căn cứ vào thời gian của cấp trên để tính toán và đưa ra những mốc thời gian, địa điểm phù hợp cho các cuộc họp cũng như các sự kiện quan trọng khác của công ty, đảm bảo mọi sự việc đều được diễn ra suôn sẻ, tránh trường hợp gối giờ.
Một số công việc khác
Ngoài những công việc nêu trên, nhiệm vụ của trợ lý nhân sự là gì? Trợ lý nhân sự còn đảm nhiệm một số vấn đề như cập nhập dữ liệu của nhân viên mới, làm các báo cáo nhân sự, bảo vệ lợi ích cho nhân viên của công ty, đảm bảo tính chính xác, hợp lý của bảng lương, sắp xếp lịch làm việc cho toàn bộ nhân viên phòng nhân sự, tiếp nhận xử lý khiếu nại, thắc mắc của nhân viên trong công ty. Hỗ trợ các công việc khác liên quan đến quản lý nhân sự.
Yêu cầu tuyển dụng cho vị trí trợ lý nhân sự là gì?
Bất kỳ công việc nào cũng cần có những kỹ năng, yêu cầu tuyển dụng riêng nhằm đáp ứng tối các nhiệm vụ của vị trí tuyển dụng. Trợ lý nhân sự cũng vậy, một số yêu cầu tuyển dụng cho vị trí này có thể kể tới như:
Kiến thức chuyên môn ổn định
Một ứng viên sáng giá có nhiều cơ hội tuyển chọn vào vị tí trợ lý này cần là những người sở hữu trên tay tấm bằng cử nhân quý giá từ các chuyên ngành nhân sự, quản trị nhân lực hay bất kỳ một ngành nào có liên quan.
Ngoài ra, đa số các công ty ưu tiên tuyển dụng các ứng viên đã có kinh nghiệm tương đối, hay đã từng làm thực tập sinh tại các phòng hành chính, nhân sự,…
Kỹ năng tin học
Ngoài ra, yếu tố cần thiết trong việc tuyển dụng trợ lý nhân sự là gì? Đó chính việc ứng viên thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng như word, excel,... Biết sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ cho công việc của mình như các phần mềm tính lương, bảng kế hoạch…
Đây là một lợi thế, bởi với kỹ năng này, bạn sẽ được hỗ trợ rất nhiều trong quá trình làm việc của mình, nhất là các công việc liên quan đến lượng nhân sự.
Kỹ năng mềm
Một số kĩ năng mềm yêu cầu cần có ở một người trợ lý đó là:
- Có khả năng quản lý con người, quản lý nguồn nhân lực.
- Kỹ năng giao tiếp.
- Quản lý thời gian, sắp xếp, lên lịch công việc hợp lý.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo và đặc biệt là chịu được áp lực lớn.
Quyền lợi của trợ lý nhân sự
Bên cạnh những công việc mà vị trí này phải đảm nhiệm, quyền lợi của trợ lý nhân sự là gì? Đảm nhiệm vị trí trợ lý nhân sự của một công ty sẽ được hưởng một số quyền lợi như sau:
Mức lương
Nhân sự được xem là một ngành khá hot và được nhiều người quan tâm. Mức lương cho nghề này thuộc mức khá. Căn cứ vào từng công ty, trình độ cũng như khối lượng công việc mà trợ lý nhân sự đảm nhiệm thì mức lương cho vị trí này sẽ giao động từ 8 đến 12 triệu.
Chính sách quyền lợi theo Luật Lao động
Doanh nghiệp đảm bảo thành viên trong bộ phận tuyển dụng nhân sự nói chung hay vị trí trợ lý nhân sự nói riêng đều được hưởng đầy đủ các quyền lợi theo đúng quy định theo đúng bộ luật lao động:
- Nghỉ phép tối đa 12 ngày/năm, có tính lương.
- Được đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Kiểm tra sức khỏe định kỳ mỗi năm.
- Đảm bảo thời gian làm việc 8 tiếng/ngày, 48 tiếng/tuần, số giờ tăng ca trong giới hạn pháp luật cho phép,...
Chính sách đãi ngộ của từng công ty
Một số các công ty cung cấp cho bộ phận nhân sự một số quyền lợi đặc biệt phù hợp với điều kiện thực tế của công ty mình, như:
- Cung cấp xe đưa đón nhân viên.
- Phụ cấp ăn trưa, tiền điện thoại, xăng xe
- Tổ chức sinh nhật.
- Ma chay, hiếu hỉ.
- Đi du lịch định kỳ năm 1 - 2 lần.
- Tăng lương định kỳ theo quý hoặc năm.
- Cho phép bổ sung nhân lực tạm thời để hỗ trợ bộ phận nhân sự khi đến mùa cao điểm tuyển dụng.
- Hỗ trợ tài chính hoặc chi trả hoàn toàn cho nhân viên bộ phận tuyển dụng tham gia các khóa học nâng cao chuyên môn.
