Tất tần tật về Excel mà dân văn phòng nên biết

Đôi nét về phần mềm Excel

Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office. Phần mềm này có thể giúp người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn. Các trang tính của Excel được tạo nên từ các hàng và các cột. Điểm giao nhau giữa 2 thành phần này sẽ tạo nên 1 ô.

Excel có rất nhiều công dụng khác nhau, nổi bật như: Tìm kiếm, lưu dữ liệu, quản lý dữ liệu, tham gia vào việc tính toán, tham gia và hỗ trợ các công cụ phân tích,…

Các bạn có thể dễ dàng sử dụng một số tính năng của Excel cơ bản như: Nhập và lưu dữ liệu: Các bạn có thể nhập dữ liệu vào các trang tính, sau đó lưu lại.

Hỗ trợ các công thức để dễ tính toán: Có rất nhiều công thức dùng để tính toán như: SUM, TODAY, IF,... 

Vẽ biểu đồ: Dựa trên số liệu được đưa ra, các bạn có thể vẽ biểu đồ để dễ dàng hơn, giúp ích trong việc đánh giá. 

Tạo và liên kết nhiều bảng tính lại với nhau: Giúp dữ liệu được liên kết chặt chẽ hơn. 

Bảo mật an toàn: Hỗ trợ người dùng cài password khi mở file.

Tất tần tật về Excel: Các thủ thuật Excel hay sử dụng

Cách xem thống kê nhanh

Hầu hết mọi người đều biết rằng trong excel có rất nhiều hàm để tính toán hay thống kê. Ví dụ như sử dụng hàm sum để tính tổng, hàm max để tính giá trị nhỏ nhất. Thế nhưng mà giờ đây, các bạn hoàn toàn có thể coi được các thống kê một cách nhanh chóng và đơn giản mà không cần dùng đến các hàm. Rất dễ dàng, các bạn bôi đen vùng dữ liệu cần coi. Khi đó, thanh trạng thái nằm dưới cửa sổ excel sẽ mang đến cho các bạn rất nhiều thống kê có về tổng, trung bình cộng, số lượng số liệu bị bôi đen….

Cách đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Excel cũng đã cung cấp tính năng “hoán đổi” cột thành dòng và ngược lại. Đây là công cụ rất dễ thực hiện và cực kỳ hữu ích. Để thực hiện các bước này, các bạn chỉ cần phải chọn vùng cần hoán đổi dữ liệu là dòng hoặc cột. Tiếp đến, các bạn hãy nhấn tổ hợp phím ctrl C để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên cần paste dữ liệu, các bạn hãy nhấp chuột phải. Lúc này, một menu công cụ sẽ hiện ra, các bạn chỉ cần chọn Paste Special, chọn tiếp Transpose “T” để thực thi hoán đổi ngay lập tức.

Sao chép dữ liệu nhanh chóng

Thường thường, để sao chép dữ liệu sang các ô không liền kề nhau, chúng ta sẽ phải copy và Paste sang từng ô một. Việc thực hiện các bước thủ công này khá mất thời gian. Thế nhưng, nếu như các bạn nắm được các thủ thuật excel cho dân văn phòng sau đây thì các bạn hoàn toàn có thể tiến hành sao chép nhanh chóng. 

Trước tiên, các bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô chứa nội dung cần sao chép bằng phím tắt Ctrl-C. Tiếp đến, giữ nguyên phím Ctrl và nhấp chuột trái vào ô mà các bạn phải cần sao chép dữ liệu. Cuối cùng là sử dụng tổ hợp phím Ctrl – V là dữ liệu sẽ tự động được sao chép vào các ô mà các bạn đã chọn trước đó.

Thủ thuật tự động tính tổng

Hiện nay có 2 cách tính tổng nhanh chóng:

• Cách 1: Các bạn sử dụng tổ hợp phím “ALT =” , rồi nhấn Enter là mục tính tổng vùng dữ liệu sẽ hiện ra ngay lập tức.
• Cách 2: Các bạn nhấp chuột vào biểu tượng tổng toán học là nút lệnh Command trên thanh Ribbon của thẻ home để thực hiện tính tổng.

Bật tính năng lọc Data Filter

Các công việc văn phòng hiện nay rất thường xuyên yêu cầu sử dụng tới công dụng lọc của Excel. Nếu cứ phải vừa nhập dữ liệu vừa di con chuột thì rất là bất tiện. Nhưng thật may mắn vì excel có thể bật tính năng lọc dữ liệu nhanh chóng. Để lọc, các bạn chỉ cần sử dụng cùng lúc 2 tổ hợp phím là “Ctrl + A “ ( dùng để bôi đen toàn bộ bảng), và “Ctrl + Shift + L” (dùng để bật công dụng lọc) . 

Một lưu ý nhỏ là bảng dữ liệu các bạn muốn lọc phải gồm những ô dữ liệu liền kề hoặc có sự liên kết khăng khít với nhau, không rời rạc. Như vậy thì các bạn chỉ cần nhấn vào một ô bất kỳ nào đó trong bảng, sau đó nhấn 2 tổ hợp phím kia là hoàn thành.

In 1 vùng tùy chọn

Khi các bạn chỉ muốn in 1 phần nội dung trong bảng tính Excel thì các bạn sẽ thực hiện các bước như sau: 

Bước 1: Chọn vùng in. Các bạn chọn vùng in bằng việc bôi đen vùng cần in. 

Bước 2: Để in được mình vùng mình đã chọn ở bước 1, các bạn sẽ phải thực hiện các thao tác sau: Vào “page layout” => “Print Area” => “Set Print Aria” .

Bước 3: In vùng đã chọn. Các bạn có thể căn chỉnh giống như in các văn bản khác trước khi in nếu cần.

Cố định hàng hoặc cột tiêu đề

Các bạn đang thực hiện công việc trên 1 bảng tính gồm có rất nhiều dòng và nhiều cột khác nhau, khi bạn kéo xuống phía dưới hoặc kéo sang 1 bên thì hàng hoặc cột tiêu đề cũng chạy theo làm cho các bạn cảm thấy rất khó hình dung để đối chiếu số liệu. Khi đó, phương án tối ưu nhất để giải quyết vấn đề này chúng ta sẽ sử dụng công cụ Freeze Panes.

Các bước thực hiện như sau:

Vào “VIEW” => chọn “Freeze Top Row”: Khi đó bảng tính Excel sẽ cố định dòng trên cùng. Kết quả là khi mà các bạn kéo các dòng xuống dưới đây thì dòng tiêu đề vẫn được giữ cố định. Để bỏ lệnh này, các bạn vào View, chọn Unfreeze panes.

Tham chiếu giá trị trên thanh trạng thái

Thủ thuật này rất đơn giản. Khi mà các bạn có một khối dữ liệu dạng số, thông thường chúng ta hay dùng các hàm như Sum để tính tổng, Min để tìm ra giá trị nhỏ nhất, Max để tìm ra thành quả lớn nhất hay hàm Average để tính giá trị trung bình…. Thay vì cách sử dụng các hàm tính toán tổng hợp và thống kê thông thường thì các bạn có thể xem nhanh các thành quả này bằng cách: Bôi đen vùng dữ liệu và xem số liệu được tổng hợp, thống kê ở thanh trạng thái dưới màn hình.

Tạo một Short Menu mới

Về cơ bản Excel có 3 shortcut menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy vậy, nếu các bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, các bạn có thể thiết lập như sau: File->Options->Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại. Các bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng của công cụ. 

Lời kết:

Như vậy, chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn tất tần tật về Excel mà dân văn phòng thường sử dụng. Hy vọng với các thủ thuật trên, các bạn đã có thể hoàn thành khối lượng công việc lớn một cách nhanh chóng.