Hướng dẫn cách thêm dòng trong excel cực dễ, hiệu quả

Nguyên tắc thêm dòng thêm cột trong excel

Khi thêm dòng trong Excel, chúng ta cần phải lưu ý tới một vài nguyên tắc như sau:

• Thứ nhất: cần biết rõ mình muốn thêm một hay nhiều dòng
• Thứ hai: lưu ý về vị trí muốn thêm dòng. Ví dụ nếu bạn muốn thêm dòng ở trước dòng số 5 thì bạn cần phải chọn một hoặc cả dòng số 5.
• Thứ ba: có thể sử dụng chuột hoặc phím tắt để thực hiện thêm dòng.

Khi sử dụng chuột thì có thể thêm một hay nhiều dòng từ trong thành Ribbon hoặc cũng có thể thêm trực tiếp ở trong sheet của Excel.

Nguyên tắc quan trọng nhất là muốn thêm một dòng thì chọn một ô hoặc chọn toàn bộ một dòng ở phía dưới của vị trí dòng muốn chèn thêm.

Muốn thêm (n) dòng thì chọn (n) dòng ở phía dưới của vị trí dòng muốn thêm bằng cách dùng chuột hoặc phím tắt.

Cách thêm dòng, thêm cột trong Excel nhanh nhất

Dựa vào những nguyên tắc thêm dòng thêm cột ở trên chúng ta có thể chia ra làm 3 cách thêm dòng ở trong bảng Excel.

Cách thêm dòng trong excel bằng phím tắt

Việc nhấp chuột vào một hàng ở trong bảng tính excel và chọn chèn hàng là một việc mất khá nhiều thời gian. Vậy dùng cách nào để có thể chèn thêm dòng vào trong excel mà không cần phải rời tay khỏi bàn phím? Những cách đơn giản dưới đây sẽ giúp bạn nhanh chóng thêm dòng trong excel bằng phím tắt.

Cách 1:

• Nhấn Shift + Space để chọn cả hàng
• Nhấn Ctrl + Shift ++ để thêm một hàng ở phía trên của hàng vừa mới chọn.

Cách 2:

• Nhấn Ctrl + Shift ++ để chèn một hàng
• Nhấn Enter để chọn chèn thêm 1 dòng ở bên dưới

Cách 3: Nhấn Alt + I (insert) ->nhấn R (Row)

Cách 4: Nhấn Ctrl + Y

Cách 5:

• Nhấn Shift + Space chọn hàng hiện tại
• Nhấn phím tắt chuột phải + I để tiến hàng đặt lệnh chèn hàng. Phím tắt chuột phải trên bàn phím chính là nút nằm giữa nút cửa sổ và nút Ctrl.

Cách thêm hàng trong excel bằng chuột

Cách 1:

• Chọn một ô, một dòng hay (n) dòng tùy theo ý muốn thêm bao nhiêu dòng của bạn.
• Nhấn chuột phải vào trong vùng được chọn và chọn Insert

Cách 2:

• Chọn giống bước 1 của cách 1
• Chọn các lệnh: Home -> Insert

Lưu ý rằng, cách thêm dòng trực tiếp bằng chuột ở trên bản worksheet hay sử dụng phím tắt về cơ bản không có sự khác nhau ở các phiên bản excel nhưng trong cách chọn Home -> Insert ở bản 2003 sẽ có sự khác biệt nho nhỏ về thao tác thêm dòng so với bản 2007 và bản 2010.

Trong phiên bản 2003, bạn không chọn từ thanh Ribbon như hai bản 2007 và 2010 mà chọn từ chính thanh Menu.

Một số thủ thuật khác trong excel

Chèn dòng xen kẽ trong Excel

Làm thế nào để chèn thêm một dòng trắng xen vào trong nội dung của bảng số liệu ở trên excel? Nếu như bạn chưa biết cách thực hiện thì hãy theo dõi nội dung dưới đây nhé.

Để có thể chèn dòng xen kẽ trong excel, bạn cần sử dụng tới tính năng Sort ở trên Excel. Sau đó thực hiện các bước dưới đây:

Bước 1:

Mở File Excel mà bạn cần chèn thêm dòng xen kẽ ra. Đầu tiên, hãy thêm vào cột cuối của bảng số liệu thứ tự từ 1 cho đến hết, lặp lại ở các dòng chưa có dữ liệu.

Để có thể thực hiện thao tác nhanh hơn, hãy nhập số 1, sau đó nhấn giữ phím Ctrl, rê chuột vào góc phải và kéo xuống phía dưới.

Bước 2:

Ở dòng số thứ tự vừa được thêm vào phía dưới, bạn nhấn chuột phải và chọn Sort, tiếp theo chọn  Custom Sort.

Bước 3:

Khi giao diện cửa sổ Sort Warning nhỏ hiện lên, chúng ta cần tiến hành nhấn nút Sort ở ngay phía bên dưới. Lưu ý: kích chọn vào trong mục Expand the selection.

Bước 4:

Ở trong giao diện mới của Sort, bạn bỏ chọn mục My data has header. Tiếp theo trong phần Sort by, chúng ta lựa chọn mục Column E. Order, để Small to Largest (từ nhỏ tới lớn nhất), sau đó nhấn chọn OK.

Kết quả sau cùng bạn nhận được là các dòng trắng được xuất hiện thêm xen kẽ vào trong nội dung đã có tại bảng dữ liệu ban đầu. Chúng ta chỉ cần xóa bỏ đi số thực tự ở trong cột E.

Lưu ý: nếu bạn muốn thêm vào bảng tính 2 hay 3 dòng trắng thì cũng cần phải tạo ra số thứ tự từ 1 đến dòng muốn chèn. Sau đó, nếu bạn muốn chèn thêm nhiều dòng khác thì cứ lặp lại số thứ tự tương ứng.

Với những cách trên bạn đã có thể dễ dàng chèn thêm một vài dòng trắng bất kỳ vào trong bảng dữ liệu. Cách thêm dòng trong Excel chỉ khác ở chỗ thêm cột về số thứ tự từ một cho tới dòng cần phải thêm mà thôi.

Cách xóa hàng trong excel

Có cách thêm dòng trong excel thì ắt có cách để xóa chúng đi khi không cần thiết và có nhu cầu xóa. Dữ liệu ở trong file excel của bạn có rất nhiều dòng trống, khoảng trắng khiến cho file bị đảo lộn hết cả vị trí của dữ liệu. Chúng ta cần thêm những thủ thuật hay để xóa toàn bộ những dòng trắng không cần thiết đó một cách đơn giản, nhanh chóng thay vì đi thực hiện thao tác xóa từng hàng một vì sẽ “ngốn” rất nhiều thời gian của bạn.

Cách thứ nhất xóa dòng trống trong excel

• Bước 1:Chọn vùng dữ liệu bạn cần xóa. Dùng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu trong sheet.
• Bước 2: Chọn thẻ Home -> Find & Select -> Go to Special. Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G -> Special.
• Bước 3: Hộp thoại Go to Special -> Blanks -> OK.
• Bước 4: Tất cả các ô trống đều đã được chọn. Tiếp tục chọn thẻ Home -> Delete -> Delete Sheet Rows để xóa các dòng trống. Nhấn Delete khi hộp thoại Delete xuất hiện.

Tại đây, có thể để mặc định theo lệnh Shift Cells up hoặc lựa chọn lệnh Entire row để thay đổi những ô xung quanh. Chọn OK để xóa bỏ ô trống.

Cách thứ hai xóa dòng trống trong excel

• Bước 1: Chọn khu vực dữ liệu mà bạn muốn xóa dòng trống.
• Bước 2: Chọn thẻ Data. Ở phần Sort & Filter, chọn Filter.
• Bước 3: Chọn biểu tượng mũi tên ở trong ô đầu tiên tại cột bất kỳ nào đó, sau đó bỏ chọn phần Select All.
• Bước 4: Kéo thanh cuộn phải xuống phía dưới cùng, chọn ô Blank, nhấn OK.
• Bước 5: Sau bước 4, chúng ta đã nhận được các dòng trống, lúc này hãy lựa chọn các thẻ theo trình tự: Home -> Delete -> Delete Sheet Rows để tiến hành xóa đi những dòng trống.

Hướng dẫn cách thêm cột trong Excel

Cách thêm một cột trong excel

Bước 1: Bôi đen ô bên cạnh ô mà bạn muốn tạo thêm cột mới trong excel

Lưu ý: cột mới tạo ra sẽ nằm bên trái ô bạn bôi đen. Các bạn cần phải chọn ô chính xác để thêm cột theo ý muốn.

Bước 2: Nhấn chuột phải vào ô đó sau đó chọn Insert.

Bước 3: Lúc này hộp thoại Insert sẽ xuất hiện để cho bạn lựa chọn:

Sau đó, bạn ấn chữ Entire Column để thêm cột.

Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất.

Cách thêm nhiều cột trong excel

• Bước 1: Chọn hay bôi đen toàn bộ số cột bên cạnh cột mà bạn muốn thêm cột
• Bước 2: Nhấn chuột phải vào các cột được chọn, sau đó ấn Insert từ danh sách hiện ra.

Sau đó hàng trắng sẽ lập tức xuất hiện tại chỗ bạn bôi đen. Lưu ý, muốn thêm bao nhiêu cột bạn phải bôi đen bấy nhiêu cột.

Cách chèn nhiều cột không liên tiếp bằng phím tắt

Chúng ta chèn nhiều cột trống liên tiếp bằng cách chèn một cột trống phía trước cột thứ 3, tiếp theo nhấn 9 lần phím F4, 10 cột trống sẽ xuất hiện giữa cột 2 và cột 3 ngay lập tức.

Cách thêm cột mới vào excel Table

Để thêm cột vào cuối cùng của bảng chúng ta cần bôi đen 1 ô bất kỳ trong bảng ở cột cuối cùng, nhấp chuột phải vào ô chọn đó và chọn Insert -> Table Column to the Right.

Tổng kết

Với những thao tác trên chúng ta đã có được những kiến thức cơ bản nhất để tạo nên bảng excel phục vụ cho các nhu cầu cần thiết. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp ích được cho các bạn kiểm soát dữ liệu trong excel một cách dễ dàng hơn.