Cách khóa file Excel không cho chỉnh sửa đơn giản
Khóa file Excel không cho chỉnh sửa đem lại lợi ích gì?
Excel là một trong những phần mềm văn phòng được Microsoft phát triển. Phần mềm này sẽ giúp bạn tạo ra bảng tính, với nhiều công cụ hỗ trợ người dùng để tính toán dữ liệu nhanh, chính xác với số lượng hàng triệu ô tính. Phần mềm được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề như Kế toán, Nhân sự, Hành chính, Giáo viên, v.v...
Tuy nhiên, khi file Excel bạn có nhiều thông tin, dữ liệu quan trọng và không muốn để nhiều người biết đến. Lúc này bạn hãy chọn cách khóa file excel để bảo mật tốt hơn nhé. Biện pháp khóa file trên Microsoft Excel sẽ mang lại nhiều lợi ích như:
+ Ngăn chặn việc sao chép các thông tin trên file Excel từ người lạ.
+ Bảo mật dữ liệu cá nhân và đảm bảo an toàn cho quá trình soạn thảo hay chỉnh sửa.
+ Hạn chế người khác chỉnh sửa nội dung và thay đổi định dạng trong tài liệu của người dùng.
+ Chuyển file đến một người khác nhưng người đó chỉ có thể sử dụng tính năng đọc thông tin.
Cách khóa file Excel không cho chỉnh sửa đơn giản
Trong quá trình làm việc, chắc hẳn đôi lúc bạn sẽ được giao cho nhiệm vụ làm việc với các dữ liệu Excel quan trọng. Bạn không muốn chúng bị sao chép hoặc xâm nhập bất hợp pháp nhưng bạn lại chưa biết phải làm sao để bảo vệ các dữ liệu này. Vậy nên việc bạn cần làm chính là khóa file lại và dưới đây sẽ là các hướng dẫn giúp bạn khóa file Excel:
Đặt mật khẩu cho file Excel
Để đặt mật khẩu để khóa file Excel! Đây cũng là một trong các biện pháp giúp bảo mật file excel không bị lộ dữ liệu hiệu quả nhất. Cách thực hiện cực đơn giản:
Bước 1: Mở màn hình thiết bị => Mở file tài liệu Excel bạn cần đặt mật khẩu.
Bước 2: Điều hướng chuột mở mục File trên thanh công cụ => Trên cửa sổ File bạn chọn Save As.
Bước 3: Khi màn hình xuất hiện ra hộp thoại Save As => Nhấn dấu mũi tên đi xuống trong mục File name và chọn vị trí lưu file.
Bước 4: Tại cửa sổ Save As tiếp tục chọn Tools => Trong cửa sổ mới chọn General Options.
Bước 5: Màn hình hiển thị cửa sổ General Options => Đặt mật khẩu trên 02 ô Password to open và Password to modify => Nhấn chọn OK.
+ Password to open: Mật khẩu để mở tài liệu => Sau khi đặt mật khẩu muốn mở xem hoặc chỉnh sửa nội dung cần nhập mật khẩu này.
+ Password to modify: Mật khẩu để chỉnh sửa tài liệu => Sau khi đặt mật khẩu muốn sao chép hoặc chỉnh sửa nội dung cần nhập mật khẩu này.
Bước 6: Xác nhận lại 02 mật khẩu trong trường hợp người dùng nhập cả 02 mật khẩu => Nhấn Save để hoàn thành.
Hoàn thành 06 bước trên đây bạn đã khóa file Excel thành công bây giờ người dùng sẽ không thể chỉnh sửa. Khi mở File Excel vừa cài đặt, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng nhập mật khẩu trước khi sử dụng.
Cách mở mật khẩu file Excel đã khóa
Bước 1: Mở màn hình thiết bị => Mở file Excel và nhập mật khẩu.
Bước 2: Điều hướng chuột mở mục File trên thanh công cụ => Trên cửa sổ File bạn chọn Save As.
Bước 3: Khi màn hình xuất hiện hộp thoại Save As => Nhấn dấu mũi tên đi xuống trong mục File name và chọn vị trí để lưu file.
Bước 4: Trên cửa sổ Save As tiếp tục chọn Tools => Trong cửa sổ mới bạn chọn General Options.
Bước 5: Màn hình hiển thị cửa sổ General Options =>Xóa mật khẩu vừa đặt lúc khóa file excel => Rồi chọn Save là xong.
Hướng dẫn cách khóa sheet trong file Excel
Tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách khóa sheet trong file Excel. Hãy thực hiện theo những bước sau đây:
Bước 1: Hãy mở file Excel mà bạn muốn đặt mật khẩu ra.
Bước 2: Sau khi mở file thì click chọn sheet muốn đặt mật khẩu. Tiếp đó, bạn hãy chọn tab “Review” => “Protect Sheet“.
Bước 3: Tại phần “Password to unprotect sheet” trong hộp thoại “Protect Sheet“, bạn hãy nhập mật khẩu bạn muốn đặt, sau đó click “OK“.
Bước 4: Hộp thoại “Comfirm Password” sẽ mở ra, ở đó bạn nhập lại mật khẩu để xác nhận và tiếp tục nhấn “OK” để hoàn tất thao tác.
Vậy là sheet của bạn đã được bảo mật rồi đấy! Ai đó muốn xem sheet này thì phải gõ đúng mật khẩu mới có thể xem và chỉnh sửa nội dung cho sheet này.
Cách loại bỏ mật khẩu cho sheet trong Excel
Đã học cách đặt mật khẩu cho sheet trong Excel thì bạn nên nhớ luôn cách loại bỏ mật khẩu phòng khi bạn không muốn sử dụng password nữa. Hãy làm theo các thao tác sau đây nhé:
Nhấn vào tab “Review” => sau đó nhấp chuột vào “Unprotect Sheet“. Tại hộp thoại “Unprotect Sheet“, nhập mật khẩu và nhấn “OK” để mở khoá là xong nhé.
Cách khóa một phần nội dung trong file Excel không cho chỉnh sửa
Ngoài việc khóa sheet Excel, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách khóa một phần nội dung file Excel nhằm không cho người khác chỉnh sửa. Bạn hãy thực hiện theo các gợi ý dưới đây của chúng tôi nhé:
Bước 1:Mở file Excel ra, chọn tab “Review”, tiếp đó bạn nhấp chuột chọn “Allow Users to Edit Ranges“.
Bước 2: Tại hộp thoại “Allow Users to Edit Ranges”, bạn chọn “New Range”.
Bước 3: Trong phần “Title” của hộp thoại “New Range”, bạn hãy đặt tên là “vung nhap” và nhấn vào biểu tượng hình chữ nhật lớn có những hình chữ nhật nhỏ bên trong.
Bước 4: Tại cửa sổ “New Range“, hãy giữ phím Ctrl và quét vào các cột/hàng mà bạn muốn người khác có thể điều hoặc chỉnh sửa. Sau đó, click chọn như hướng dẫn trong hình sau để tiếp tục.
Bước 5: Bạn chọn “Permissions…“, tiếp đó nhấn “Add” ở hộp thoại “Permissions for Range1”.
Bước 6: Tại hộp thoại “Select Users or Options“, nhập vào là Evevone, sau đó, click “Check Name” rồi nhấn “OK” để thoát cửa sổ cài đặt Users Name.
Bước 7: Chọn “Alow” ở dòng “Edit range without a password” và bấm “OK“. Tiếp đó, bạn hãy chọn đặt Password và nhập lại Password.
Bước 8: Tại hộp thoại “Alow Users to Edit Ranges”, nhấn vào “Protect Sheet…” để khoá nội dung ở trong file Excel mà bạn muốn.
Bước 9: Tại hộp thoại “Protect Sheet”, nhập mật khẩu của mình vào và bấm “OK” để hoàn tất. Nhớ nhập mật khẩu lại lần nữa để xác nhận nhé.
Sau khi thực hiện các bước trên thì file Excel của bạn đã được bảo mật về mặt nội dung, người ngoài chỉ có thể thêm số liệu hoặc chỉnh sửa ở các cột/hàng mà bạn cho phép mà thôi.
Cách tìm và làm nổi bật những ô đã khóa/mở khóa trên một trang tính
Nếu bạn đã khóa và mở khóa các ô trên một bảng tính nhất định nhiều lần, bạn có thể đã quên ô nào bị khóa và đã được mở khóa. Để tìm các ô đã khóa và đã được mở khóa, bạn có thể dùng chức năng CELL, nó sẽ trả về thông tin về định dạng, vị trí và những thuộc tính khác nếu chỉ định ô đó.
Để xác định tình trạng bảo vệ của một ô, bạn hãy nhập từ “protect” trong đối số đầu tiên của công thức CELL và địa chỉ ô trong đối số thứ 2. Ví dụ:
=CELL(“protect”, A1)
Nếu A1 bị khóa, công thức trên sẽ trả về 1 (TRUE), và nếu nó được mở khóa, công thức sẽ trả về 0 (FALSE) như được thể hiện trong hình bên dưới (công thức nằm trong các ô B1 và B2):
Dù cách này rất dễ thực hiện nhưng nếu bạn có nhiều cột dữ liệu, thì cách tiếp cận trên không phải là cách tốt nhất. Sẽ thuận tiện hơn nhiều nếu có thể xem tất cả các ô bị khóa hay đã được mở khóa hơn là phân loại ra.
Như vậy là chúng tôi vừa chia sẻ với các bạn thủ thuật khóa file Excel không cho chỉnh sửa rồi nhé. Hi vọng với những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp ích được trong công việc, cũng như học tập của các bạn. Chúc các bạn thành công !