Sổ nhật ký chung là gì? Nội dung và trình tự ghi sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung là gì?

Sổ nhật ký chung là sổ được dùng để ghi lại các nghiệp vụ kinh tế và tài chính của doanh nghiệp phát sinh trong một khoảng thời gian nhất định. Theo thường lệ, mỗi tháng sẽ có một sổ nhật ký chung được mở ra. Tuy nhiên, cũng có không ít công ty chỉ sử dụng một sổ chung cho cả năm.

Các thông tin trong sổ nhật ký chung sẽ được dùng để ghi chép vào sổ cái. Nhìn vào sổ nhật ký chung, lãnh đạo của doanh nghiệp có thể nhìn thấy rõ những phát sinh về kinh tế trong một khoảng thời gian nhất định như ngày tháng, quý hoặc năm.

Sổ nhật ký chung có rất nhiều ưu điểm vượt trội trong việc quản lý hoạt động của kế toán. Nội dung các cột trong sổ nhật ký chung rất đơn giản, dễ dàng thực hiện ngay cả trên máy tính. Nhìn vào sổ nhật ký chung, quản lý có thể dễ dàng kiểm tra đối soát số liệu chi tiết theo trình tự thời gian. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên thì sổ nhật ký chung cũng tồn tại một vài điểm hạn chế nhất định.

Nội dung trong sổ nhật ký chung là gì?

Chúng ta vừa đi tìm lời giải đáp cho câu hỏi “sổ nhật ký chung là gì?”. Tiếp sau đây chúng ta sẽ cùng khám phá những nội dung cần có trong sổ nhật ký chung bao gồm:

• Thời gian (ngày, tháng) ghi sổ.
• Số hiệu, ngày tháng của chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ ghi vào sổ.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của doanh nghiệp.
• Số tiền của nghiệp vụ kế toán phát sinh.

Về nguyên tắc, toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được cập nhật vào nhật ký chung. Tuy vậy, nếu đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn thì doanh nghiệp có thể mở sổ nhật ký đặc biệt nhằm đơn giản hóa và giảm bớt khối lượng thông tin cần ghi vào sổ cái sau này.

Đặc trưng của sổ nhật ký chung là gì?

Sổ nhật ký chung là gì? và có các đặc trưng cơ bản nào? Với những người làm việc kế toán, sổ nhật ký chung chắc hẳn đã vô cùng quen thuộc. Bởi đây là một loại sổ được sử dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay.

Đặc trưng cơ bản nhất của sổ nhật ký chung chính là những nghiệp vụ và tài chính phát sinh trong công ty đều được ghi chép vào sổ một cách chi tiết, rõ ràng nhất. Các số liệu sẽ được ghi chép theo thứ tự thời gian phát sinh trong sổ nhật ký chung. Điều này sẽ hỗ trợ rất lớn cho bộ phận kế toán khi tổng hợp thông tin báo cáo lên cấp trên.

Thêm vào đó, các thông tin được ghi chép trong sổ nhật ký chung theo từng kỳ phát sinh sẽ là căn cứ để kế toán liệt kê vào sổ cái. Tuy nhiên, việc sử dụng thông tin từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái đòi hỏi kế toán phải hết sức chú ý, tỉ mỉ và cẩn thận.

Bởi khi có một nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi chép lặp lại khá nhiều lần trong sổ nhật ký chung. Khi lấy thông tin cần phải chọn lọc kỹ tránh việc thông tin bị trùng lặp.

Một số loại sổ sử dụng trong hình thức nhật ký chung

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ nhật ký đặc biệt là một phần của quyển sổ nhật ký chung. Việc ghi chép của sổ nhật ký đặc biệt cũng giống như sổ nhật ký chung. Trong sổ nhật ký đặc biệt, thường sẽ chia thành một số loại sổ riêng như: sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký mua và bán hàng…

Sổ nhật ký thu tiền là loại sổ được sử dụng để ghi các khoản tiền thu của doanh nghiệp. Các phát sinh tiền mặt, tiền chuyển qua ngân hàng vào đơn vị đều sẽ được ghi chép đầy đủ trong sổ này.

Sổ nhật ký chi tiền là sổ được dùng để ghi lại các khoản chi của đơn vị kinh doanh. Các khoản tiền mặt hay tiền chuyển khoản qua ngân hàng để phục vụ chi tiêu cho doanh nghiệp đều sẽ được thống kê lại tại đây.

Sổ nhật ký mua hàng sẽ ghi chép lại các hoạt động mua hàng đã thanh toán, đặt cọc trước hoặc chịu tiền của doanh nghiệp.

Sổ nhật ký bán hàng là nơi thống kê lại lịch sử bán hàng của doanh nghiệp. Hàng hóa, bán thành phẩm được cung cấp tới người mua theo hình thức đã thanh toán hay đặt cọc trước đều sẽ được ghi chép chi tiết trong sổ.

Sổ cái

Sổ cái là sổ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một giai đoạn nhất định của doanh nghiệp. Các thông tin, dữ liệu được ghi chép trong sổ cái đều được cung cấp bởi sổ nhật ký chung.

Trình tự ghi sổ nhật ký chung là gì?

“Sổ nhật ký chung là gì?” chắc hẳn mọi người đã hiểu rõ. Tuy nhiên, trình tự ghi sổ nhật ký chung thì không phải ai cũng biết. Việc nắm rõ trình tự ghi sổ nhật ký chung sẽ giúp bạn ghi chính xác, đảm bảo đầy đủ các thông tin. Trình tự ghi sổ nhật ký chung được chia ra theo thời gian:

Trình tự ghi sổ nhật ký chung hằng ngày

Trước tiên, kế toán cần căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra để ghi chép những nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung. Tiếp theo đó, dựa theo các dữ liệu trên sổ nhật ký chung này để nhập vào sổ cái dựa trên các tài khoản kế toán phù hợp.

Trong trường hợp công ty có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì ngoài việc ghi chép và sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng cần được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt thì cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh hằng ngày vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, kế toán tổng hợp định kỳ để lấy số liệu nhập vào sổ cái.

Các phát sinh về nghiệp vụ tài chính sau khi đã được kiểm chứng sẽ ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian. Những số liệu này sẽ tiếp tục được ghi vào sổ cái. Thêm vào đó, nếu đơn vị có sử dụng thêm các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết thì những phát sinh phù hợp với từng nội dung sẽ được ghi vào sổ và thẻ kế toán tương ứng.

Trình tự ghi sổ nhật ký chung cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm

Vào thời điểm cuối tháng, cuối quý hay cuối năm, bộ phận kế toán sẽ phải tiến hành cộng tổng số liệu trên sổ cái. Dựa trên các thông tin trong đó để lập bảng cân đối phát sinh. Những dữ liệu nào sau khi được kiểm tra đối soát chính xác sẽ là căn cứ để lập báo cáo tài chính.

Các thông tin trên bảng cân đối cần phù hợp, chính xác với các thông tin trong sổ nhật ký chung. Do đó, công việc mới đảm bảo hoàn thành chuẩn chỉnh.

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ về sổ nhật ký chung là gì? và những nội dung và trình tự ghi sổ nhật ký chung. Hy vọng qua bài viết này mọi người đã hiểu hơn về sổ nhật ký chung cũng như vai trò quan trọng của loại sổ này trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Để cập nhật thêm kiến thức mới nhất hàng ngày về lĩnh vực Bất động sản/Môi giới bđs - Kinh tế tài chính - Đầu tư – Thị trường IPO - Hỏi đáp phát luật - Công nghệ, hãy truy cập Chuyên trang Tin tức của website Meeyland.com.