Reception là gì? Công việc của receptionist là gì?

Tổng quan về reception

Reception là gì?

Reception là từ tiếng anh chuyên ngành lễ tân khách sạn, để chỉ lễ tân, tiếng anh lễ tân, lễ tân ngoại giao, thuộc khối Lobby trong nhà hàng khách sạn, có thể đóng vai trò quan trọng. trong quá trình kinh doanh, mang đến cho khách hàng sự hài lòng.

Receptionist là gì?

Receptionist là một thuật ngữ tiếng Anh dành riêng cho khách sạn dùng để chỉ những nhân viên lễ tân làm việc tại quầy lễ tân của khách sạn, có nhiệm vụ quan trọng trong việc đón tiếp và hoàn thành mọi thủ tục như nhận phòng, đặt phòng. 

Các loại phòng như phòng dorm, phòng deluxe, bungalow (chỉ có ở resort), phòng đôi, phòng tiêu chuẩn, phòng suite, phòng cao cấp, phòng executive, trả phòng, xử lý mọi yêu cầu của khách.

Ngoài ra, một thuật ngữ mà những người làm trong ngành khách sạn cần biết thêm đó là SOP là gì? Vì đây là lời mà những người quản lý nhà hàng - khách sạn sẽ nói với bạn thường xuyên trong quá trình làm việc để tăng hiệu quả công việc bạn đang làm.

Công việc của một receptionist là gì?

Hiểu được reception là gì? Nhân viên receptionist Nhà hàng - Khách sạn đảm nhận nhiều vai trò, nhiệm vụ và làm nhiều công việc khác nhau trong phạm vi trách nhiệm của mình. Hãy cùng xem Nhân viên lễ tân cần làm những gì để hiểu rõ và tìm được công việc phù hợp:

Lễ tân làm việc tại nhà hàng

• Nhân viên lễ tân nhà hàng sẽ sắp xếp đặt bàn cho khách, kết hợp với các bộ phận khác chuẩn bị đầy đủ mọi dịch vụ trước khi khách đến.
• Hướng dẫn khách hàng đến vị trí chính xác.
• Thanh toán các chi phí của khách trước khi khách rời khỏi nhà hàng.
• Lưu trữ thông tin khách hàng, lọc ra những khách hàng quen thuộc thường xuyên lui tới nhà hàng.
• Ghi chép đầy đủ, rõ ràng các khoản thu chi của khách hàng hàng ngày.
• Giải quyết các vấn đề có thể xảy ra trong nhà hàng, để không ảnh hưởng đến các khách hàng khác.

Công việc của lễ tân khách sạn

• Phối hợp với bộ phận dọn phòng đảm bảo phòng luôn sạch sẽ trước khi khách đến và sau khi khách ra về.
• Tiếp nhận và xử lý mọi phản hồi từ khách hàng, giải đáp những thắc mắc mà khách hàng gặp phải.
• Làm thủ tục thanh toán và thủ tục trả phòng cho khách. …

Với sự phát triển vượt bậc của ngành du lịch, nhà hàng, khách sạn như hiện nay, việc tìm việc làm lễ tân tại Thái Nguyên, Hà Nội, TPHCM,… không còn quá khó khăn.

Để có được công việc phù hợp nhất, bạn nên cập nhật những tin tuyển dụng mới nhất trong quá trình tìm việc tại Thái Nguyên hoặc nơi bạn mong muốn trên các trang việc làm lớn, mạng xã hội, quảng cáo, danh sách việc làm. . . làm. để không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào.

Quy trình làm việc của reception là gì?

Quy trình làm việc của bộ phận reception gồm 4 giai đoạn như sau:

Trước khi khách hàng đến

Nhân viên lễ tân tiếp nhận mọi thông tin từ khách hàng tại quầy lễ tân, qua điện thoại, email, website,… Đặt chỗ cho khách, sắp xếp phòng và chuẩn bị các điều kiện theo yêu cầu. yêu cầu của khách hàng, xác nhận lại tình trạng đặt phòng của khách hàng.

Khi khách hàng đến khách sạn

Nhân viên lễ tân có nhiệm vụ đón tiếp và xác nhận thông tin đặt phòng của khách, làm các thủ tục cho khách, giới thiệu và tư vấn cho khách. Đồng thời lễ tân chuyển phiếu đăng ký của khách cho thủ quỹ để lập biên bản thanh toán tiền cho khách khi khách rời khỏi khách sạn.

Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn

Nhân viên lễ tân tiếp nhận thông tin, yêu cầu của khách, những phàn nàn, vướng mắc trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn. Phối hợp với các bộ phận khác có liên quan để xử lý kịp thời các sự cố.

Khi khách rời khỏi khách sạn

Lễ tân liên hệ với bộ phận buồng phòng, kiểm tra xem khách dùng đồ gì trong phòng để tính tiền. Nếu khách sử dụng các vật dụng tính phí trong phòng, khách có trách nhiệm nhập danh sách trả phòng sau đó nhập giá.

Tiến hành in hóa đơn và thanh toán tiền phòng cho khách và chào tạm biệt khách. Nhân viên lễ tân nên hỏi khách hàng về chất lượng dịch vụ, hỗ trợ họ tìm phương tiện đi lại.

Phương thức giao tiếp với khách hàng của receptionist

Sau khi hiểu được reception là gì? Mỗi lễ tân là một trong những gương mặt đại diện cho nhà hàng, khách sạn. Họ tiếp xúc với khách hàng thường xuyên, bao gồm cả khách hàng trong nước và nước ngoài. Vì vậy, nhân viên lễ tân cần biết cách giao tiếp để làm hài lòng khách hàng.

Giao tiếp bằng lời nói 

Khách hàng sẽ có ấn tượng về khách sạn của bạn, thông qua lời nói, cách giao tiếp, gặp gỡ, của lễ tân đối với khách hàng. Điều này được thể hiện rõ nét nhất qua các hành động như chào hỏi khách hàng, giới thiệu khách hàng về dịch vụ, tiếp nhận và xử lý mọi thông tin, khiếu nại của khách hàng.

Nhân viên lễ tân cần nói chuyện một cách trang trọng, lịch sự, lưu loát, ngắn gọn để cho khách thấy rằng khách sạn hoặc nhà hàng mà họ thường xuyên đến là chuyên nghiệp. 

Nhân viên lễ tân nên thường dùng những từ như: cảm ơn, xin lỗi, làm ơn… để khách hàng thấy được sự tôn trọng của nhà hàng, khách sạn đối với khách hàng.

Reception là gì? Giao tiếp bằng văn bản sẽ bao gồm các hình thức sau: Thư hỏi, thư xác nhận, thư khiếu nại về chất lượng dịch vụ,… Nhân viên lễ tân cần lưu ý kỹ nội dung và mục đích của thư thông qua hình ảnh, ý thức văn bản. Bạn cần có một mốc thời gian rõ ràng, và bạn phải đảm bảo trả lời các thắc mắc của khách hàng một cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác.

Đồng thời, bạn cần chú ý đến cách bạn xưng hô với khách hàng trong các văn bản phản hồi của khách hàng.

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Nhân viên lễ tân cần chú ý đến cử chỉ của mình khi giao tiếp với khách hàng. Mọi cử chỉ của lễ tân sẽ ảnh hưởng đến cái nhìn của khách hàng về nhà hàng, khách sạn.

Những cử chỉ lễ tân cần chú ý là:

Nét mặt: luôn nở nụ cười trên môi, chân thành chào hỏi khách hàng. Cử chỉ tay: thể hiện hành động thân thiện, lịch sử.

Giao tiếp bằng mắt: Cần thể hiện sự chân thành khi giao tiếp. Tư thế đứng, giọng nói, ngoại hình… Giao tiếp không lời không phải là phương thức giao tiếp trực tiếp nhưng nó góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng cuộc trò chuyện, nhấn mạnh ý nghĩa của cuộc trò chuyện. câu chuyện. ý nghĩa đối với các hình thức giao tiếp.

Vì vậy, nhân viên lễ tân cần phải nắm vững hành động, cử chỉ, tư thế cũng như hình thức bên ngoài của mình để có thể thể hiện được sự chuyên nghiệp cần có của một lễ tân để nổi bật hơn trong văn phòng. phòng. con mắt của nhà tuyển dụng khách sạn và nhà hàng mà bạn mong muốn.

Lời kết

Vậy, reception là gì? Nhiệm vụ, vai trò và tầm quan trọng của receptionist trong nhà hàng khách sạn đã được chúng tôi trình bày ở phần thông tin trên. Mời độc giả tham khảo những thông tin hữu ích.