Project scope là gì? Những điều chưa biết về công việc quản lý phạm vi dự án

Khái niệm Project scope là gì?

Thuật ngữ tiếng Anh Project scope được dịch nghĩa là phạm vi dự án, cụm từ này được ghép lại bởi hai từ đơn, bao gồm từ “project” là dự án và “scope” nghĩa là phạm vi.

Theo đó, phạm vi dự án sẽ là một trong những bước vô cùng quan trọng để có thể tạo nên một dự án hiệu quả. Khi triển khai những dự án lớn, những thành viên của bộ phận quản lý dự án đều cần phải thực hiện công việc là xác định phạm vi dự án. 

Project scope là xác định các nhiệm vụ phải làm, thời gian thực hiện, mục tiêu cụ thể và các khoản chi phí của dự án. Việc này giúp các nhà quản lý có thể xác định được cụ thể phạm vi, ranh giới dự án của mình, từ đó lên kế hoạch để quản lý các công việc chi tiết, các bộ phận liên quan. Sau khi xác định rõ ràng được những yếu tố nói trên, người quản lý sẽ ghi chép lại hoặc cập nhật hàng ngày công việc trong file có sẵn. Các file này có tên là tuyên bố công việc.

Tài liệu nói trên sẽ được sử dụng trong toàn bộ quá trình thực hiện quản lý dự án. Đây sẽ được coi là một tài liệu chuẩn để các nhân viên triển khai dự án nhìn vào và từ đó xác định công việc cần làm đúng tiến độ đề ra. Từ phạm vi dự án, các nhà quản lý cũng có thể dễ dàng điều chỉnh, thay đổi hạng mục trong dự án nếu thực sự cần thiết.

Tất cả các bên liên quan đều cần được biết rõ về phạm vi dự án. Ngoài ra, phạm vi dự án cũng sẽ được kiểm duyệt bởi những bên liên quan, từ đó giảm thiểu tối đa rủi ro, sai sót. Người quản lý dự án sẽ phải thực sự hiểu rõ về kế hoạch thực thi, triển khai dự án. Trong trường hợp tồi tệ nhất, người quản lý sẽ phải gánh chịu toàn bộ trách nhiệm nếu dự án đổ vỡ hoặc xảy ra lỗi lầm.

Những lợi ích của việc xác định Project scope

Tiến hành xác định phạm vi dự án sẽ mang lại rất nhiều lợi ích khác nhau, cụ thể bao gồm:

• Xây dựng kế hoạch và thiết lập ra những mục tiêu cụ thể, chi tiết của dự án.
• Dự án sẽ được các bên liên quan và các nhà quản lý cấp cao đánh giá cao.
• Giúp nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về dự án đang triển khai thực hiện, tránh sự mơ hồ, không rõ ràng.
• Nhìn nhận và đánh giá cụ thể về các tiêu chí để từ đó xác định được vị trí dự án.

Phương pháp giúp xác định phạm vi dự án một cách hiệu quả nhất

Nắm rõ Project scope là gì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính hiệu quả của dự án. Vậy làm thế nào để xác định được phạm vi dự án mới một cách chính xác và đánh giá được những vấn đề, phạm trù liên quan đến dự án đó cụ thể.

Những bước để xác định phạm vi dự án bao gồm:

• Bộ phận quản lý tiến hành thực hiện công tác xác định sản phẩm cuối cùng. Cần phải xác định, đánh giá chi tiết sản phẩm cả nội dung bên trong và hình thức ngoài, những sản phẩm mà doanh nghiệp đang thực hiện PR, quảng bá hay chạy doanh số bán hàng.
• Xác định rõ những chức năng và các dữ liệu có liên quan đến dự án. Các dữ liệu được nhắc đến ở đây có thể kể đến như tài liệu, các văn bản thỏa thuận, những quy trình quản lý,…
• Những dự đoán về biến đổi, thay đổi trong phạm vi dự án là điều vô cùng quan trọng. Điều này sẽ giúp cho các nhà quản lý dự án có thể lường trước được những sự việc có thể thay đổi bất ngờ thuộc về phạm vi dự án và đưa ra những giải pháp, sự chuẩn bị hay kế sách ứng phó thích hợp.
• Thời gian triển khai và địa điểm thuộc dự án. Ngoài ra còn có những tiêu chí khác tùy thuộc vào từng lĩnh vực, ngành kinh tế khác nhau.

Nếu không thể xác định phạm vi dự án Project scope là gì thì dự án sẽ có nhiều thiếu sót, không thể ứng phó kịp thời nếu dự án xảy ra sự cố đáng tiếc.

Khái niệm về bản mô tả phạm vi dự án 

Bản mô tả phạm vi dự án là kết quả được hình thành nên bởi quá trình xác định phạm vi dự án. Bản mô tả này sẽ mô tả chi tiết, chính xác và rõ ràng các đầu ra của dự án và những công việc cần phải tiến hành thực hiện để tạo ra những đầu ra.

Nội dung chi tiết của bản mô tả phạm vi dự án

Trong một bản mô tả dự án sẽ có chứa những nội dung cụ thể như sau:

• Mô tả chi tiết về phạm vi sản phẩm: Đây là một bản mô tả chi tiết những đặc điểm, tính chất, hình thái của sản phẩm, dịch vụ hoặc là kết quả công việc.
• Những tiêu chuẩn cụ thể về chất lượng của sản phẩm: Xác định chính xác các tiêu chuẩn để sản phẩm, dịch vụ có thể vượt qua được khâu kiểm duyệt cuối cùng của các cơ quan chức năng trước khi chính thức đưa ra thị trường.
• Những đầu ra của dự án: Đầu ra sẽ bao gồm cả các sản phẩm/dịch vụ và những kết quả bổ trợ khác thêm vào như là các tài liệu và những bản báo cáo chi tiết trong công việc quản lí dự án.
• Những phần công việc nằm ngoài dự án: Xác định các nội dung công việc phát sinh không thuộc về dự án. Mô tả rõ ràng, chi tiết những vấn đề không thuộc vào phạm vi dự án có thể giúp quản lí sự mong đợi của khách hàng.
• Những ràng buộc liên quan dự án: Liệt kê và mô tả chi tiết, cụ thể những vấn đề ràng buộc của dự án ví dụ ngân sách thực hiện dự án, thời gian dự kiến hoàn thành dự án hoặc tiến độ hoàn thành những hạng mục công việc chính của dự án.
• Những giả định về dự án: Những giả định về những tai nạn, sự cố, trục trặc có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến dự án cùng các phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả.

Vai trò của mô tả phạm vi dự án là gì?

Bản mô tả phạm vi dự án sẽ tạo nên sự hiểu biết và thống nhất cao giữa tất cả các chủ thể của dự án. Bản mô tả cũng chỉ ra rõ cả những nội dung không thuộc về phạm vi dự án để giúp cho công việc quản lí hạng mục công việc của các chủ thể dự án.

Bản mô tả phạm vi dự án cho phép nhóm thành viên của dự án tiến hành lập nên kế hoạch chi tiết trong quá trình thực hiện triển khai dự án. Cung cấp cơ sở cụ thể để tiến hành đánh giá liệu các yêu cầu để thay đổi dự án hoặc khối lượng công việc bổ sung có thuộc về trong phạm vi dự án hay không.

Công việc quản lý phạm vi dự án là gì?

Quản lý phạm vi dự án có tên tiếng Anh là Project Scope Management, đây là một chức vụ vô cùng quan trọng trong mỗi dự án. Công việc này sẽ làm nhiệm vụ là xác định những nội dung công việc cụ thể, chi tiết mà dự án phải tiến hành và cả những công việc nằm ngoài dự án. Việc quản lý dự án sẽ bao gồm quá trình tiến hành xác định những hoạt động trực thuộc trong dự án để có thể thực hiện thành công dự án.

Những công việc của các quản lý dự án bao gồm:

• Thu thập những yêu cầu khác nhau gồm: nhu cầu của phía khách hàng và nhu cầu đến từ các chủ thể dự án
• Xác định phạm vi: xây dựng và phát triển bản mô tả chi tiết, cụ thể về dự án và các sản phẩm/dịch vụ.
• Chia nhỏ từng phần công việc: việc tiến hành chia nhỏ liên tục các đầu ra và công việc của dự án thành những phần công việc nhỏ sẽ giúp quản lý trở nên dễ dàng, đồng thời kiểm soát tiến độ dự án hiệu quả.
• Thực hiện việc kiểm tra và thống nhất phạm vi dự án: chấp thuận những đầu ra của dự án chính thức
• Kiểm soát về phạm vi dự án: thu thập các thông tin liên quan về phạm vi dự án và thực hiện việc kiểm soát những vấn đề thay đổi về phạm vi dự án.

Tổng kết

Project scope là gì là một khái niệm chuyên sâu trong kinh tế và cần nghiên cứu thật kỹ nếu muốn hoàn thành quản lý phạm vi dự án. Hãy theo dõi các bài viết khác trên website Meeyland.com để cập nhật thêm những thông tin hữu ích nhé!