Kickoff là gì? Kickoff meeting - cuộc họp khởi động, chìa khóa thành công của một dự án

Kickoff là gì?

Kickoff trong thể thao chính là một cú đá mang tính chất quyết định bàn thắng, nó cũng thể hiện sự kết hợp uyển chuyển giữa các cầu thủ trong môn bóng bầu dục nước Mỹ.

Trong kinh doanh, nó có nghĩa đây là khởi đầu của một dự án, có một cách hiểu đơn giản hơn kickoff là khai trương. Kickoff chính là sự khởi đầu của một dự án khi các bên tham gia chính thức bắt tay với nhau để cùng hợp tác, cùng nhau kinh doanh hoặc thực hiện bất kỳ kế hoạch nào đó. Kickoff còn là nơi các bên liên quan chia sẻ kỳ vọng chung của mình trong một dự án hợp tác chung của họ.

Mục đích của việc thực hiện Kickoff chính là tạo ra một khởi động ban đầu đầy ấn tượng để qua đó thể hiện thiện chí tích cực của mình cũng như tạo ra những ấn tượng tốt trong lòng đối tác hoặc những đồng nghiệp của họ. Những đối tác, những người đồng hành với nhau sẽ thông qua sự kiện khởi động này mà đưa ra các phương án hoặc các dự định hay nhiệm vụ để cùng nhau vượt qua. Đối với những người đứng đầu thì Kickoff được xem là một cuộc họp để khởi động các kế hoạch. Nếu một cuộc họp Kickoff diễn ra thành công thì đây chính là tiền đề cho sự thành công. Bên cạnh đó, Kickoff thành công còn tối thiểu hóa những rủi ro có thể sẽ xảy ra trong quá trình đàm phán về sau. Thực tế thì các cuộc họp khởi động còn có tác dụng tạo ra lòng tin, tạo sự đồng lòng giữa các thành viên khi làm việc trong cùng một dự án.

Để có thể xây dựng được một đội ngũ và sự đồng lòng khi thực hiện dự án thì việc khởi động đóng vai trò rất quan trọng. Chính vì thế, sẽ không có dự án nào thành công nếu không có một đội ngũ chỉ đạo chuyên dụng hay những bên liên quan đoàn kết, đồng lòng. Đặc biệt, trong những dự án quan trọng có số vốn đầu tư lên đến hàng nghìn tỷ đồng thì việc khởi động dự án là điều không thể thiếu, để tạo nên sự đồng lòng, cùng nhau tiến tới thành công, cùng nhau đạt được những mục tiêu lớn đã đề ra.

Bên cạnh đó, Kickoff còn là một thời điểm quan trọng để bắt đầu khởi động toàn bộ quá trình của một dự án. Có thể sẽ có rất nhiều cuộc họp cần được tổ chức trước khi khởi động một dự án, tuy nhiên, vai trò chính thức của Kickoff sẽ không thể thiếu vì ý nghĩa đặc biệt của chúng. Trước khi một dự án chính thức “khởi động”, nó cần được đề xuất, đưa ra lựa chọn và xác định. Đối với những bên tham gia, họ cần biết những gì bạn đang làm, việc mà bạn đang muốn hướng tới. Khi đó, Kickoff đóng vai trò quan trọng bởi nó sẽ đề cập đến bất kỳ ai có liên quan và những gì sẽ được hoàn thành. Tuy nhiên, thời gian của từng sự kiện khởi động sẽ thay đổi phụ thuộc vào quy mô của dự án cũng như tính phức tạp và những thứ liên quan đến từng dự án. 

Kickoff meeting - cuộc họp khởi động, chìa khóa thành công của dự án 

Một cuộc họp Kickoff meeting (cuộc họp khởi động một dự án) được coi là cuộc họp đầu tiên giữa một nhóm khi chung tay thực hiện một dự án hay một nhóm khách hàng hoặc một nhóm nhà tài trợ với nhau trước khi bắt đầu thực hiện bất kỳ một dự án mới nào. Kickoff meeting thường được diễn ra sau khi hợp đồng giữa các bên được ký kết và có được những thỏa thuận liên quan đến công việc, cùng với đó là những chính sách liên quan giữa hai bên được tuyên bố. Tuy nhiên, trong cuộc họp khởi động dự án này vẫn sẽ bàn bạc rất nhiều chi tiết như chi phí cần bỏ ra, những rủi ro hoặc những hoạt động liên quan khác. 

Mục đích của việc khởi động một dự án 

Mục đích chính của việc khởi động một dự án chính là buổi giới thiệu nhóm để có thể hiểu sâu hơn về nền tảng của dự án cũng như nắm được những lợi ích khi dự án đạt được thành công. Hơn nữa, cuộc họp này cũng giúp cho các bên hiểu được những việc cần làm với những cách thức làm việc cùng nhau như thế nào?

Đối với những nhóm lớn được giao một dự án thì cuộc họp khởi động dự án chính là cơ hội để họ thu thập được thông tin, để họ biết mình cần phải làm gì để đạt được thành công mà mình mong muốn đồng thời đây là cơ hội để họ thể hiện sự nhiệt tình và hiểu biết của mình về dự án này.

Thông qua những biểu hiện của các bên trong buổi Kickoff meeting này mà những nhóm lớn được giao nhiệm vụ bên trong dự án sẽ có cơ hội để tăng niềm tin cho những người sẽ hợp tác với mình hay thể hiện niềm tin của mình với khách hàng rằng sự lựa chọn của họ là chính xác.

Một buổi Kickoff meeting còn có mục đích thiết lập tiến trình và những hoạt động còn lại của dự án. Chính vì thế, nếu thực hiện được đúng kế hoạch thì Kickoff sẽ đóng góp một vai trò rất lớn cho sự thành công của dự án này. Ngược lại, khi không thực hiện tốt Kickoff meeting thì nó sẽ khiến cho mọi cơ hội thành công bị phá hủy thậm chí ngay cả khi dự án còn chưa bắt đầu. Vậy làm thế nào mới có thể chuẩn bị được một buổi Kickoff meeting thành công nhất?

Những điểm cần lưu ý nếu muốn có một buổi Kickoff thành công

Chuẩn bị những “Kickoff meeting” nhỏ mang tính chất nội giữa các nhóm trong một dự án

Là một người quản lý dự án, bạn không nên chỉ đứng ngoài và nói về công việc. Bạn nên tự tay thực hiện để có thể hiểu rõ hơn về công việc của mình. Bằng cách bắt tay vào thực hiện mọi việc bạn có thể đánh giá được năng lực thực tế, qua đó có thể nhìn ra được những điểm có thể dẫn đến thành công hoặc thất bại trong dự án của mình. 

Khởi động dự án nội bộ vừa là tiền thân của cuộc họp khởi động với khách hàng vừa là bước thử nghiệm đầu tiên giúp bạn có thể thiết lập một cách cơ bản nhất cho chương trình Kickoff meeting chính thức hoặc đưa ra những phương án dự phòng cho dự án của mình. 

Kickoff meeting nội bộ chính là một cơ hội cho bạn với tư cách là người quản lý dự án nhằm truyền đạt thông tin, những tư tưởng đúng đắn và chính xác nhất về sản phẩm của dự án đến những nhân viên cấp dưới của mình. Những nhân viên này cũng chính là là những người sẽ giải đáp những điều liên quan đến dự án cho đối tác trong buổi khởi động chính thức. Mục đích cuối cùng của cuộc họp khởi động dự án nội bộ chính là tạo ra cơ hội để bạn và đồng nghiệp của mình tự tin khẳng định chúng tôi hoàn toàn có thể làm được điều đó. 

Cách lập kế hoạch Kickoff một cách đúng đắn 

Đầu tiên, bạn phải thực hiện một buổi Kickoff meeting với những đồng đội của mình, những người hiểu rõ về sản phẩm, quy trình cũng như kết quả mà bạn mong muốn dự án đem lại. Bên cạnh đó, một kế hoạch khởi động dự án phù hợp sẽ giúp tận dụng tối đa thời gian để thảo luận với khách hàng cùng những bên liên quan khác. Vấn đề quan trọng nhất ở đây chính là bạn cùng những cộng sự của mình phải hiểu thật rõ về sản phẩm của mình và sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi liên quan nào mà khách hàng đưa ra một cách chính xác. 

Điều quan trong thứ hai chính là nhóm hợp tác của bạn cần đưa ra một kế hoạch hợp lý, giúp thúc đẩy niềm tin của khách hàng vào dự án của bạn. Để có thể thực hiện được việc này, bạn cần tổ chức một buổi Kickoff meeting tật tốt để cùng nhau thấu hiểu sản phẩm của mình cũng như năm rõ cách làm việc giữa các thành viên trong một dự án. 

Lựa chọn đúng thời điểm để bắt đầu thực hiện một buổi Kickoff meeting

Trước khi một dự án bắt đầu, có thể bạn sẽ cần phải thực hiện nhiều cuộc họp trước khi chính thức khởi động dự án (trong đó có cả những cuộc họp để lên kế hoạch cho sự kiện khởi động này). Tuy nhiên, trước khi thực hiện nhưng cuộc họp khởi động ban đầu này thì bạn cần phải đề xuất, lựa chọn và xác định nó. Là một người thực hiện dự án, bạn cần nắm chắc những gì mình đang làm, những điều mà bạn đang hướng tới, thông qua đó hiểu rằng những điều nào là quan trọng cần phải làm để từ đó xác định được thời gian cụ thể để thực hiên một buổi Kickoff meeting. 

Tuy nhiên, mỗi sự kiện khởi động đều phụ thuộc vào quy mô của dự án, mức độ phức tạp cùng nhiều trường hợp liên quan. Bạn nên cố gắng hạn chế những yếu tố ngoại cảnh có thể ảnh hưởng đến thời gian khởi động của dự án, khi đó Kickoff meeting của bạn mới có thể đạt được thành công mà mình mong muốn.