PMO là gì? Phân lại các hình thức PMO

Tìm hiểu PMO là gì

PMO được viết tắt từ cụm từ Project Management Office. Từ này có nghĩa là phòng quản lý dự án - là nơi mà các quy trình quản lý dự án được chuẩn hóa nhằm tạo điều kiện cho quá trình chia sẻ nguồn lực, công cụ, phương pháp, kỹ thuật.

Phòng quản lý dự án PMO sẽ thực hiện công tác quản lý dự án và họ chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý điều hành một hay nhiều dự án cùng một lúc. Họ sẽ quản lý dự án từ cấp chiến lược đến khâu thực hành. Ngoài ra, PMO như một khung hoạt động chung cho các nhà quản lý dự án cung cấp các phương pháp, mẫu, cách thức,…

Mục đích thành lập PMO là để thực hiện công việc quản lý dự án. Bởi lẽ, những chủ doanh nghiệp không thể theo dõi tất cả các dự án đang hoạt động. Do đó PMO ra đời nhằm chịu trách nhiệm quản lý cho các dự án đó và báo cáo cho lãnh đạo.

Công việc cụ thể của PMO là gì

Ở mỗi doanh nghiệp khác nhau thì các lĩnh vực ứng dụng cụ thể của PMO là khác nhau. Tuy nhiên công việc chủ yếu của họ là:

• Chuẩn hóa các quy trình và phương pháp trong quản lý dự án.
• Lựa chọn và ưu tiên các dự án dựa trên chiến lược của công ty và các nguồn lực sẵn có để tổng hợp danh mục dự án. Từ đó chuẩn bị ra quyết định và tạo điều kiện cho việc ra quyết định cho bản danh mục đầu tư.
• Lập kế hoạch tài chính vốn ở cấp danh mục đầu tư, giải quyết xung đột tài nguyên và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên.
• Duy trì dữ liệu nhân viên hiện tại về năng lực, kỹ năng và phân bổ dự án.
• Tuyển chọn và đào tạo nhân viên về các phần mềm và công cụ hiện hành.
• Hỗ trợ hành chính và vận hành cho các nhà quản lý dự án và nhóm dự án.
• Tăng tính minh bạch của các dự án hiện tại và theo kế hoạch thông qua dữ liệu dự án đáng tin cậy, cập nhật.
• Rút ra được những bài học từ những dự án thất bại trong quá khứ.
• Thúc đẩy luồng truyền thông và thông tin.
• Tiến hành theo dõi tiến độ dự án và kiểm soát các phụ thuộc ảnh hưởng đến tài nguyên, lịch trình và ngân sách. 
• Huấn luyện và đào tạo các nhà lãnh đạo dự án và những bên liên quan.

Trách nhiệm của PMO là gì?

Với những tổ chức khác nhau thì PMO sẽ có trách nhiệm khác nhau. Tuy nhiên, trách nhiệm của PMO thường là:

Quản lý dự án

Trách nhiệm đầu tiên của các PMO đó là quản lý dự án hay quản trị dự án. Họ sẽ tạo những điều kiện tốt nhất đối với sự phát triển của các dự án hay các chương trình của doanh nghiệp. Một dự án thường được quản lý bằng rất nhiều phương thức khác nhau. Bên cạnh đó cũng có sự kết hợp giữa các phòng ban với nhau trong quá trình làm việc.

Truyền đạt thông tin

Các PMO có trách nhiệm thu hẹp khoảng cách giữa quản lý dự án cấp cao, các phòng ban và quản lý dự án. Điều này giúp đảm bảo thông tin liên lạc và những thông tin của dự án được cập nhật liên tục nhằm sắp xếp các nhiệm vụ và công việc hợp lý.

Nhiệm vụ này đảm bảo các quản lý cấp cao có thể xác định được thông tin dự án liên tục và có thể kịp thời đánh giá được những dự án nào có nguy cơ hay có khả năng xuất hiện những lỗi, lỗ hổng. Từ đó sẽ đưa ra những giải pháp giúp điều chỉnh quỹ đạo hoạt động của dự án.

Quản lý tiềm lực dự án hay vốn

PMO quản lý sự liên kết giữa các dự án. Điều này làm giảm thiểu lãng phí tài nguyên, các lỗi và tránh lặp lại công việc. Ngoài ra còn giúp tận dụng những kiến thức và tập hợp các bài học kinh nghiệm để tăng tối ưu hóa hơn nữa và rút ngắn thời gian hoàn thành dự án. PMO tạo ra sức mạnh tổng hợp giữa các nhà quản lý dự án, giúp quá trình dự án thực hiện diễn ra một cách suôn sẻ hơn.

Đào tạo và hướng dẫn

PMO đào tạo và cố vấn cho những nhà lãnh đạo và những nhà quản lý dự án. Nhiệm vụ này làm tăng giá trị của bộ kỹ năng của nhóm. Đồng thời thúc đẩy các thực tiễn tốt nhất về quản lý dự án trong một tổ chức, giúp họ có thể điều khiển dự án đi đúng hướng.

Lập kế hoạch và chiến lược phát triển

Bên cạnh những trách nhiệm đã liệt kê ở bên trên thì PMO còn chịu trách nhiệm lập kế hoạch và chiến lược phát triển từ những kinh nghiệm thực tế rút ra bởi những dự án cũ.

Phân loại các hình thức PMO 

PMO cũng có nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên nhìn chung có những hình thức sau:

• PMO doanh nghiệp: Hỗ trợ các tổ chức trong việc quản lý toàn diện và có khả năng thích nghi với những thay đổi của một sự chuyển đổi sao cho dự án phù hợp với tầm nhìn và chiến lược của tổ chức. 
• PMO phân chia: Hỗ trợ, cung cấp cho các dự án cho một ngành kinh doanh cụ thể trong tổ chức. Điều này bao gồm quản lý chương trình, đào tạo, điều phối dự án và lập kế hoạch tài nguyên.
• Dự án PMO: Được thiết lập trong suốt thời gian của một chương trình hoặc dự án. Bao gồm hỗ trợ quản lý hành chính, giám sát, kiểm soát và báo cáo.
• Trung tâm quản lý dự án xuất sắc (COE): Xác định các tiêu chuẩn và quy trình quản lý dự án, công cụ và giải pháp để hỗ trợ các nhóm dự án trên toàn tổ chức.

Lợi ích khi xây dựng mô hình PMO là gì

Việc xây dựng mô hình PMO đem lại rất nhiều lợi ích có thể kể đến như:

• Cung cấp một phương pháp quản lý tiêu chuẩn và các thực tiễn tốt nhất về PMO với các lợi ích lâu dài, hữu hình cho doanh nghiệp, tổ chức.
• Tăng cường việc hợp tác với các nhóm.
• Các quy trình truyền thông trở nên hợp lý. 
• Nhà quản lý dự án có thể tập trung vào các nhiệm vụ hoạt động hàng ngày như: hướng dẫn đào tạo cho các thành viên trong nhóm, cải thiện bộ kỹ năng khi cần thiết.
• Làm quen với các công cụ và phần mềm quản lý dự án như trello, yammer,... giúp cho việc di chuyển nguồn nhân lực giữa các dự án trở nên đơn giản hơn.
• Có thể phân chia, chia sẻ nguồn nhân lực giữa các dự án sẽ giúp các đội mạnh phát triển thịnh vượng.

Trên đây là những thông tin trả lời cho câu hỏi PMO là gì. Bên cạnh đó, bài viết còn cung cấp nhiều thông tin liên quan khác như công việc cụ thể của PMO là gì, phân loại các hình thức PMO,... Hy vọng rằng bài viết trên có thể giúp ích cho bạn.