Nhân viên kho là gì? Những việc mà một nhân viên kho phải đảm nhận

Nhân viên kho là gì?

Nhân viên kho hay một số nơi gọi là thủ kho, là một công việc xuất hiện đã từ khá lâu trên thị trường lao động, tuy vậy sức hot của công việc này chưa bao giờ giảm nhiệt.

Sự phát triển của dịch vụ mua sắm trực tuyến và giao hàng tận nơi đã kéo theo nhu cầu mở rộng kho hàng của các công ty, đòi hỏi họ phải tuyển dụng được nhân viên kho để quản lý, điều hành kho hàng.

Nhân viên kho hàng chính là những người giám sát, quản lý lượng hàng hóa trong kho, tránh những sai sót hoặc rủi ro trong quá trình vật chuyển cũng như bảo quản hàng hóa trong kho.

Những công việc mà một nhân viên kho phải làm là gì?

Công việc của một nhân viên kho bao gồm những nhiệm vụ chính như sau:

Nhân viên kho chịu trách nhiệm làm các thủ tục nhập - xuất hàng hóa trong kho

• Các bộ phận khác sẽ tiếp nhận các thông tin về đơn hàng như tên hàng hóa, số lượng hàng hóa, chủng loại và các vấn đề liên quan, sau đó chuyển những thông tin này đến kho. Nhân viên kho chính là người sẽ tiếp nhận, xử lý và giám sát những thông tin này.
• Nếu là đơn hàng nhập kho, nhân viên kho sẽ phải sắp xếp vị trí, tạo không gian phù hợp, gọn gàng, sạch sẽ để đảm bảo đơn hàng có thể nhập kho một cách thuận tiện, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian cũng như công sức nhất có thể.
• Nếu là đơn hàng xuất kho thì nhân viên kho phải xác định được chính xác vị trí của lô hàng, lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa, đảm bảo hàng hóa xuất kho theo đúng số lượng và thời gian dự kiến.
• Nhân viên kho sẽ phải giám sát suốt quá trình xuất - nhập kho để đảm bảo hàng hóa được xếp dỡ cẩn thận, hàng hóa không bị hỏng hóc, đúng số lượng, chủng loại như thông tin đã tiếp nhận từ trước.
• Tiếp nhận các giấy tờ, chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất, nhập hoặc lưu kho sau đó chuyển đến bộ phận kế toán, bán hàng. 
• Lưu giữ các giấy tờ, thông tin theo đúng phiếu xuất nhập khẩu vào phần mềm quản lý.

Sắp xếp vị trí hàng hóa và quản lý hàng hóa tồn kho

• Chuẩn bị giấy tờ và lập hồ sơ và triển khai hoạt động sắp đặt, tháo dỡ hàng hóa theo đúng sơ đồ đặt ra. 
• Nhân viên kho phải luôn cập nhật thông tin nếu có bất kỳ sự thay đổi nào về hàng hóa. 
• Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp và bảo quản ở điều kiện tốt nhất, tránh làm hàng hóa bị hỏng hóc, thiếu hoặc thừa hàng hóa.
• Mỗi ngày, nhân viên kho phải cập nhật số lượng hàng hóa hiện có trong kho.
• Đảm bảo số lượng hàng hóa trong kho luôn trong tình trạng đủ để cung cấp cho hoạt động kinh doanh của công ty.

Phụ trách các công việc liên quan

• Quản lý, kiểm tra tem, mác của hàng hóa theo đúng những quy định mà công ty đặt ra. 
• Đảm bảo số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa trong kho, đáp ứng và duy trì được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Tuân thủ đúng theo các quy định về phòng cháy chữa cháy, thường xuyên kiểm tra các thiết bị đảm bảo an toàn trong kho.
• Phối hợp với bộ phận kế toán để tiến hành kiểm kho.
• Lưu trữ các giấy tờ, hóa đơn, chứng từ đã được giao để quản lý.
• Báo cáo công việc theo đúng quy định.
• Phát hiện cũng như báo cáo những sự cố phát sinh trong quá trình xuất, nhập và lưu trữ hàng hóa trong kho cho cấp trên.
• Bên cạnh đó, thực hiện các công việc mà quản lý giao.

Những kỹ năng mà một nhân viên kho cần phải có

Để trở thành một nhân viên kho, bạn cần phải đáp ứng đủ những yếu tố cả về thể chất lẫn tinh thần để có thể thực hiện được các công việc liên quan đến kho hàng với cường độ làm việc cao, áp lực lớn.

Một số kỹ năng liên quan trực tiếp tới công việc như khả năng vận hành máy móc, đóng gói hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng phải trang bị cho mình những kỹ năng mềm như khả năng tổ chức công việc, kỹ năng giao tiếp.

Trong quá trình làm việc, bạn có thể sẽ học được các kỹ năng quản lý kho hàng. Trải nghiệm ngay trong môi trường công việc thực tế thường là cách tốt nhất để học tập và rèn luyện các kỹ năng.

Ví dụ như khả năng lên lịch giao hàng và vận chuyển, cách giám sát nguồn cung cấp và giữ hàng hóa lưu kho một cách gọn gàng. 

Hầu hết mọi người học các kỹ năng này thông qua việc trải nghiệm công việc thực tế thay vì học trong các trường lớp chính quy. Một số người vào làm ngay sau khi tốt nghiệp trung học phổ thông, một số khác thì trở thành nhân viên kho hàng sau khi kết thúc quá trình học đại học.

Tuy vậy, nhân viên kho hàng cũng cần phải học một số kỹ năng như sử dụng phần mềm theo dõi và lưu giữ hồ sơ chuyên dụng hoặc cách vận hành máy móc để vận chuyển hàng hóa.

Cụ thể, một số kỹ năng mà nhân viên kho cần phải có bao gồm:

• Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên kho thường xuyên phải trao đổi và liên lạc với các bộ phận khác cũng như với đối tác, khách hàng. Việc giao tiếp hiệu quả sẽ tạo nhiều thuận lợi trong công việc, tránh việc không hiểu ý nhau hoặc xảy ra xung đột không đáng có, gây ra những thiệt hại.
• Trình độ tin học: Việc sở hữu những kỹ năng máy tính, công nghệ sẽ giúp bạn tăng cơ hội được tuyển dụng vào vị trí này cũng như mở rộng con đường thăng tiến trong sự nghiệp. Đây là kỹ năng vô cùng hữu ích giúp bạn quản lý được cơ sở dữ liệu hàng hóa, mua sắm vật tư, lập kế hoạch, kiểm tra mã vạch…
• Kỹ năng làm việc nhóm: Trở thành một nhân viên kho đòi hỏi bạn phải có khả năng làm việc nhóm. Trong quá trình làm việc, bạn sẽ gặp phải rất nhiều nhiệm vụ yêu cầu bạn làm việc với những đồng nghiệp cùng bộ phận hoặc từ các bộ phận khác. Việc phối hợp nhuần nhuyễn với các thành viên trong nhóm sẽ giúp công việc suôn sẻ và thuận lợi hơn. 
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong quá trình làm việc, bạn phải luôn chuẩn bị tinh thần để đối mặt và giải quyết các vấn đề đột ngột phát sinh. Bạn cần thể hiện khả năng giải quyết trong quyền hạn của mình, giảm thiểu thiệt hại xuống mức thấp nhất có thể.
• Khả năng quản lý thời gian: Công việc giám sát kho thường liên quan đến việc tuân thủ nghiêm ngặt các mốc thời gian đã được quy định, vì vậy bạn cần phải làm việc với tốc độ nhanh nhất, đảm bảo đúng thời gian giao, nhận hàng mà vẫn không bị ảnh hưởng đến chất lượng, số lượng hàng hóa. 

Làm thế nào để rèn luyện và cải thiện những kỹ năng quản lý kho hàng

Dưới đây là một số phương pháp giúp bạn cải thiện kỹ năng của bản thân:

• Tích lũy kinh nghiệm thực tế: Đây là cách nhanh nhất để học hỏi cũng như rèn luyện kỹ năng. Có rất nhiều kiến thức mà bạn sẽ thu nhận và học hỏi được thông qua công việc chứ không phải qua bất kỳ một trường lớp nào. 
• Học hỏi từ đồng nghiệp: Bạn có thể làm việc cùng những người giàu kinh nghiệm và kiến thức, việc học hỏi từ họ sẽ giúp bạn nâng cao khả năng của bản thân, nhất là khi bạn mới chỉ là người mới vào nghề. Vậy nên, nếu bạn may mắn được làm việc và hợp tác cùng những đồng nghiệp có kinh nghiệm phong phú và được họ giúp đỡ bằng cách đưa ra lời khuyên, hướng dẫn thì hãy tận dụng cơ hội này để học hỏi.
• Áp dụng những kỹ năng vốn có của bản thân vào công việc: Nếu những kỹ năng của bạn không được áp dụng vào thực tế thì dần dần chúng sẽ mất đi. Vậy nên bạn có thể cải thiện các kỹ năng của mình bằng cách thường xuyên sử dụng chúng trong công việc.

Nhân viên kho hàng là vị trí vẫn luôn dành được sự quan tâm của nhiều người. Hy vọng qua bài viết này bạn đã tìm được những thông tin hữu ích cho mình về câu hỏi Nhân viên kho hàng là gì? Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp của mình.