Kế toán kho là gì? Công việc cơ bản của một nhân viên kế toán kho

Kế toán kho là gì?

Kế toán kho là nhân viên phụ trách công việc kiểm soát và báo cáo số liệu về hàng hóa, sản xuất trong các kho hàng, bao gồm tình hình xuất nhập khẩu hàng hóa, hàng tồn kho và hoàn thành các báo cáo định kỳ trình lên ban lãnh đạo. Đây là khái niệm không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp, tổ chức sản xuất, kinh doanh. Kế toán kho là vị trí không thể thiếu đảm nhiệm việc kiểm soát kho hàng của các doanh nghiệp, công ty quy mô lớn.

Công việc kế toán kho thường ưu tiên các bạn sinh viên mới ra trường, có điều kiện học tập và trải nghiệm môi trường làm việc thực tế. Đây không phải là công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao nhưng tính tỉ mỉ, cẩn thận là tiêu chí bắt buộc khi tuyển dụng vị trí này.

Nội dung công việc kế toán kho

Công việc kế toán kho là câu hỏi được nhiều người quan tâm. Nắm rõ công việc sẽ đảm nhiệm trong tương lai giúp người lao động có những lựa chọn phù hợp khi tham gia ứng tuyển với nhà tuyển dụng. 

Khác với vị trí kế toán thuế hoặc kế toán tổng hợp, công việc của kế toán kho đơn giản hơn, tuy nhiên có những yêu cầu riêng. Kế toán kho phải xử lý các giấy tờ, số liệu, hóa đơn, chứng từ... cùng các nhân viên kho khác. Mỗi ngày, công việc cơ bản của nhân viên kế toán kho bao gồm:

• Kiểm soát, kiểm tra các chứng từ, hóa đơn trong quá trình nhập xuất hàng trong kho.
• Sau khi thực hiện các hoạt động xuất nhập hàng, lập các giấy tờ, chứng từ, hóa đơn có liên quan và kê khai thuế đầy đủ với mọi loại hàng hóa
• Hạch toán khối lượng nguyên vật liệu, hàng hóa, hạch toán công nợ rõ ràng; doanh thu và giá vốn mỗi ngày;
• Đảm bảo tính chính xác, hạn chế sai số còn tồn tại trong các hóa đơn, giấy tờ
• Đối chiếu hàng hóa xuất nhập, công nợ và giải quyết các phát sinh và 
• Sắp xếp và kiểm tra hàng hóa tồn kho theo hệ thống rõ ràng, ngăn nắp và khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình xuất nhập hàng nhanh chóng.

Công việc hàng tháng của nhân viên kế toán kho

• Sau khi hoàn thành công việc mỗi ngày, kế toán kho phải hoàn thành các báo cáo công việc hàng tháng 
• Tổng kết tình hình xuất nhập hàng và báo cáo tình hình hàng tồn kho
• Kiểm kê hàng hóa, đối chiếu số liệu cùng nhân viên kho và thủ kho
• Đối chiếu, so sánh và lập báo cáo số lượng hàng tồn to thực tế so với ghi chép.
• Công việc kế toán kho có vẻ vô vị, nhàm chán nhưng không hề đơn giản bởi số lượng hàng hóa phong phú, giấy tờ, chứng từ, hóa đơn phức tạp.

Kỹ năng cần thiết của nhân viên kế toán kho

Tuy số lượng và áp lực công việc của nhân viên kế toán kho không phức tạp như các vị trí như kế toán trưởng, kế toán ngân hàng nhưng nhà tuyển dụng vẫn có những tiêu chí, yêu cầu riêng đối với vị trí này. 

• Có kiến thức chuyên môn, hiểu biết vế kế toán: Kiến thức về kế toán giúp nhân viên làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian và công sức thích nghi với công việc kế toán trong doanh nghiệp.
• Khả năng tin học văn phòng thành thạo: Đây là yêu cầu cơ bản giúp bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, đặc biệt với vị trí nhân viên kế toán kho thường xuyên phải tiếp xúc với các con số, thông tin, số liệu phức tạp. Tin học văn phòng là công cụ giúp nhân viên kế toán tiết kiệm thời gian, sức lực, xử lý thông tin nhanh chóng, độ chính xác cao, mang lại hiệu quả vượt trội...
• Thông thạo phần mềm kế toán: Đây là công cụ đắc lực giúp các nhân viên kế toán giảm áp lực công việc cũng như hoàn thiện năng lực bản thân khi áp dụng công nghệ kỹ thuật cao vào công việc. Các phần mềm kế toán giúp nhân viên kế toán hạn chế sai sót khi làm việc với các con số trong thời gian dài. 
• Tính trung thực, tỉ mỉ, cẩn thận: Không chỉ riêng ngành nghề kế toán kho, đây là đức tính cần thiết đối với mọi vị trí công việc trong doanh nghiệp. Sự tỉ mỉ, cẩn thận sẽ giúp nhân viên kế toán kho kiểm soát kho hàng chặt chẽ, hạn chế sai sót trong khi xuất nhập hàng cũng như báo cáo chính xác số liệu tới cấp trên. 

Kinh nghiệm trong quá trình đảm nhiệm vị trí kế toán kho

Nắm rõ một số kinh nghiệm, góp ý trong khi làm việc giúp nhân viên kế toán kho hạn chế sai lầm, tiết kiệm thời gian và công sức, tăng hiệu quả công việc.

Kinh nghiệm nhập hàng

• Ưu tiên kiểm tra chi tiết các chứng từ, hóa đơn khi xuất nhập hàng.
• Trực tiếp nhận các chứng từ xuất hàng, chuyển hàng tới bộ phận mua hàng

Kinh nghiệm theo dõi hàng trong kho

• Nhập đầy đủ các thông tin sản phẩm, hàng hóa theo ngày tháng cụ thể hoặc ghi chú tại kệ bán hàng để đảm bảo không bỏ sót.
• Tự thực hiện việc nhập thông tin xuất nhập hàng lên hệ thống, phần mềm
• Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng tồn kho, đảm bảo mức tồn kho tối thiểu

Kinh nghiệm sắp xếp hàng hóa trong kho

• Thường xuyên kiểm tra, sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, chỉn chu
• Thường xuyên kiểm tra các hàng hóa dễ vỡ, hạn sử dụng ngắn
• Lập sơ đồ chi tiết, cập nhật thông tin thường xuyên về vị trí hàng hóa, đặc biệt là các hàng hóa phát sinh trong kho

Các sai lầm thường gặp của nhân viên kế toán kho

Nắm rõ các sai lầm phổ biến giúp nhân viên kế toán kho hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả công việc

• Không xác định số lượng, mức độ tồn kho của hàng hóa, sản phẩm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng
• Không có kỹ năng sắp xếp hàng hóa khoa học, gây mất thời gian trong quá trình xuất nhập hàng hóa kho
• Không kiểm tra hàng hóa thường xuyên, không nắm rõ các phát sinh hàng hóa trong kho
• Không đầu tư tìm hiểu và nắm rõ cách sử dụng các phần mềm kế toán phục vụ công việc. 

Tình trạng kiêm nhiệm kế toán kho và thủ kho trong nhiều doanh nghiệp hiện nay

Mọi doanh nghiệp đều sở hữu tài sản riêng cần kiểm soát, quản lý. Bên cạnh hàng hóa, sản phẩm, các tài sản của doanh nghiệp cũng do kế toán kho đảm nhiệm hạch toán. Tùy theo từng loại hình đặc thù của doanh nghiệp mà nhân viên kế toán kho hoặc thủ kho sẽ phụ trách kiểm soát hàng hóa:

• Doanh nghiệp thương mại với số lượng lớn hàng hóa sản phẩm: Kho hàng là nơi quan trọng, ưu tiên vị trí của nhân viên thủ kho.
• Doanh nghiệp sản xuất hàng hóa, dịch vụ: Thủ kho sản xuất, vật liệu rất quan trọng. Đây là nguồn lực quyết định tiến độ sản xuất cũng như đảm bảo hỗ trợ các hoạt động phát sinh.
• Doanh nghiệp xây dựng: Tương tự như doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, doanh nghiệp xây dựng cũng sở hữu số lượng lớn thiết bị, vật tư, nguyên liệu cần kiểm soát tại kho. Có thể thấy, các doanh nghiệp có số lượng lớn thiết bị, mặt hàng, vật tư cần sự kiểm soát thông tin từ vị trí nhân viên thủ kho và kế toán kho. 

Trong thực tế, vị trí nhân viên kế toán kho và thủ kho có sự liên quan chặt chẽ. Với nhiều chủ doanh nghiệp, tùy theo quy mô và nguồn ngân sách mà một nhân viên có thể kiêm nhiệm cả hai vị trí trên. Tuy nhiên, sự kiêm nhiệm này có thể gây ra một số hạn chế cho doanh nghiệp như:

• Số lượng công việc lớn, thời gian quản lý kho không được sắp xếp hợp lý, dẫn đến công việc không hiệu quả, xảy ra sai sót.
• Báo cáo công việc về tình trạng kho hàng, giá vốn không được thực hiện chính xác, phù hợp, gây khó khăn cho chủ doanh nghiệp trong việc nắm bắt và quản lý hàng hóa, sản phẩm.
• Các rủi ro về bảo mật thông tin doanh nghiệp và thất thoát về chi phí.
• Rủi ro về việc thay đổi nhân sự có thể ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của cả hệ thống.
• Việc kiểm kho gặp nhiều khó khăn, phức tạp do công việc chồng chéo.

Chính vì thế, việc kiêm nhiệm vị trí kế toán kho và thủ kho xuất hiện ở nhiều doanh nghiệp có thể gây ra một số khó khăn không mong muốn. Đối với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn thắt chặt chi tiêu, cần có sự cân nhắc, tính toán kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng kế toán kho, thủ kho. 

Hy vọng những thông tin, kiến thức bổ ích trên đây sẽ giúp quý khách hàng có cái nhìn khách quan, đầy đủ về công việc kế toán kho và đưa ra lựa chọn phù hợp trong quá trình làm việc, phát huy khả năng, phát triển sự nghiệp.