Hướng dẫn kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp giúp mang lại thành công 

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp là gì?

Kỹ năng đặt câu hỏi là khả năng chuyển đổi, vận dụng những tri thức để đặt ra câu hỏi một cách hiểu biết và có kiến thức, từ đó thu thập được thông tin cần khai thác từ câu trả lời của người được hỏi. Kỹ năng thể hiện dưới cách lựa chọn ngôn từ để hỏi, sự chuẩn bị kế hoạch trước khi đặt câu hỏi, cách tiếp cận câu hỏi,...

Giao tiếp là khả năng sử dụng ngôn ngữ nói phát ra âm thanh hoặc ngôn ngữ của cơ thể để thể hiện những suy nghĩ nội thân ra bên ngoài cho đối phương được biết.

Vậy, có thể hiểu kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp là việc vận dụng những kiến thức để thiết lập câu hỏi để thu thập thông tin và thể hiện câu hỏi đó dưới dạng vật chất nhất định (như lời nói, chữ viết…) cho người khác nghe thấy, nhìn thấy, cảm nhận được khi trao đổi cùng nhau về một sự kiện, nội dung nào đó.

Tầm quan trọng của kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Đặt câu hỏi trong giao tiếp giúp tạo được sự chia trong các mối quan hệ xã hội. Việc đặt câu hỏi diễn ra phù hợp sẽ là cơ sở giúp kéo dài cuộc giao tiếp, tạo cảm giác cởi mở chia sẻ những kiến thức, kinh nghiệm trong cuộc sống.

Nhờ có việc đặt câu hỏi trong giao tiếp mà thực tế các mối quan hệ với bạn bè, đồng nghiệp trong cuộc sống được tháo gỡ khúc mắc, tăng thêm sự hiểu biết lẫn nhau, nhờ đó mà trở nên gần gũi hơn, thân thiết và bền chặt hơn. Bên cạnh đó, trong công việc, đặt câu hỏi trong giao tiếp chiếm một vị trí rất quan trọng, đặc biệt là khi gặp gỡ, trao đổi cùng đối tác. Một chiến lược đặt câu hỏi đúng đắn sẽ giúp khai thác thông tin từ đối tác, nâng cao chất lượng mối quan hệ hợp tác kinh doanh rất nhiều lần.

Có một kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp tốt sẽ tạo cho người đặt câu hỏi giữ một vị thế cao trong giao tiếp, làm chủ cuộc giao tiếp với một phong thái tự tin, cuốn hút đối phương. 

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp biết vận dụng phù hợp sẽ giúp duy trì cuộc giao tiếp lâu dài, tạo cảm giác thoải mái, không khí tự nhiên, thân thiện khi trao đổi cùng nhau.

Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp nếu có sự khéo léo, tinh tế sẽ càng giúp đối phương cảm thấy được tôn trọng, tự tin chia sẻ dẫu biết người đặt câu hỏi muốn khai thác thông tin từ mình.

Cách sử dụng hiệu quả kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Đặt câu hỏi trong giao tiếp là điều thường thấy ở mọi cuộc giao tiếp, tuy nhiên, việc áp dụng kỹ năng đặt câu hỏi thật hiệu quả để nâng cao chất lượng thông tin khai thác là vấn đề không dễ dàng. Do đó, người đặt câu hỏi trước khi thực hiện đặt câu hỏi cho đối phương cần có sự hiểu biết nhất định về các kỹ năng sẽ áp dụng khi đặt câu hỏi, mà một phương pháp dễ dàng mang lại hiệu quả nhất chính là có sự chuẩn bị câu hỏi thật sự đúng đối tượng, đúng nội dung, đúng mục đích hỏi.

Các bước sau đây sẽ là một gợi ý rất thiết thực cho người đặt câu hỏi tham khảo để biết cách kỹ năng đặt câu hỏi.

Bước 1: Lập kế hoạch 

Trước khi đặt câu hỏi trong giao tiếp, người đặt câu hỏi cần trả lời được các câu hỏi như: Mục đích đặt câu hỏi là gì? Người được hỏi có sở thích, tính cách, tâm lý thế nào?Mục đích hỏi đó có phù hợp với với người được hỏi hay không? Nên hỏi bao nhiêu câu hỏi? Cuộc giao tiếp diễn ra trong bao lâu?... Việc tự trả lời những câu hỏi điển hình nói trên sẽ giúp người đặt câu hỏi làm rõ được các nội dung liên quan đến cuộc giao tiếp, từ đó tự tin đưa ra các câu hỏi

Bước 2: Đặt nội dung câu hỏi và sắp xếp câu hỏi

Từ việc rút ra các kết luận từ bước 1, người đặt câu hỏi sẽ tiến hành soạn trước nội dung của các câu hỏi và so sánh, đối chiếu xem có phù hợp với các kết luận đã rút ra được không và điều chỉnh hợp lý. Một khâu quan trọng tiếp theo là sắp xếp thứ tự của câu hỏi. 

Tùy theo tính chất của từng cuộc giao tiếp mà thứ tự câu hỏi cũng có sự sắp xếp khác nhau, tuy nhiên để tạo cảm giác thoải mái cho cuộc giao tiếp, bạn nên sắp xếp các câu hỏi phụ, câu hỏi dẫn dắt ở vị trí ban đầu, sau đó mới đi đến các câu hỏi trọng tâm. Bên cạnh đó, người đặt câu hỏi cũng cần có một “kịch bản câu hỏi” dự phòng nếu tình hình giao tiếp khác với dự tính ban đầu.

Bước 3: Gặp gỡ và đặt câu hỏi

Khi đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về câu hỏi, cuộc giao tiếp sẽ diễn ra thuận lợi hơn. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp cuộc giao tiếp sẽ có diễn biến phức tạp, khác với dự tính thì người đặt câu hỏi cần có sự khéo léo, linh hoạt thay đổi để phù hợp với hoàn cảnh thực tế.

Những bí quyết nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Thứ nhất, phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi đặt câu hỏi

Có thể khẳng định rằng, sự chuẩn bị đối với mọi công việc đều rất quan trọng, nó là yếu tố then chốt để đi đến kết quả thành công hay thất bại. Đối với việc đặt câu hỏi, bước chuẩn bị chính là tiền đề để tạo nên những câu hỏi thật sự chất lượng, phù hợp với nội dung cuộc giao tiếp, cũng như mục đích khai thác thông tin của người hỏi. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đặc biệt là các phương án dự phòng sẽ giúp người đặt câu hỏi luôn giữ được thái độ tự tin, điềm đạm trước đối phương.

Thứ hai, hoạch định rõ ràng nội dung then chốt cần khai thác

Việc sử dụng cùng lúc nhiều câu hỏi phụ để bổ trợ, dẫn dắt người trả lời đi vào câu hỏi chính là điều cần thiết giúp cuộc giao tiếp diễn ra tự nhiên, không gò bó hay quá khuôn khổ. Tuy nhiên, nếu người hỏi đặt ra quá nhiều câu hỏi phụ sẽ khiến người trả lời cảm thấy phiền phức, đồng thời làm lãng phí thời gian giao tiếp. Do vậy, việc đo lường tỷ lệ câu hỏi phụ và câu hỏi chính là điều rất quan trọng để có sự phân bố câu hỏi hợp lý, làm sáng tỏ được nội dung then chốt cần khai thác.

Thứ ba, luyện tập cách hỏi và thái độ, cử chỉ khi hỏi

Khi giao tiếp, người hỏi nên bày tỏ được quan điểm về nội dung muốn được biết, không nên đầu tư quá nhiều vào các tình tiết phụ, cũng sẽ gây sao nhãng tư tưởng, suy nghĩ của người được hỏi. Đó chính một trong những cách hỏi thông minh bởi sẽ rút gọn được thời gian và giải quyết được vấn đề nhanh chóng. 

Bên cạnh đó, thái độ, cử chỉ khi hỏi cũng là một chi tiết quan trọng cần chú ý khi đặt câu hỏi. Việc dùng chất giọng cao hay thấp, nhấn mạnh hay lướt nhanh đều tùy thuộc vào đặc trưng của cuộc giao tiếp. Bên cạnh đó, ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò rất lớn vào hiệu quả của quá trình đặt câu hỏi trong giao tiếp. Xuất phát từ từ cách đứng, dáng ngồi ngồi, khuôn miệng hay ánh mắt, điệu bộ, động tác tay bổ trợ… đều sẽ ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến những câu hỏi mà bạn đặt cho đối phương. Do đó, cần điều chỉnh ngôn ngữ cơ thể cho phù hợp với từng hoàn cảnh giao tiếp. Đặc biệt, cần thể hiện được sự thiện chí của bản thân đối với đối phương.

Thứ tư, biết sử dụng ngôn từ chính xác trong câu hỏi

Nếu biết sử dụng ngôn từ phù hợp sẽ khiến câu hỏi trong giao tiếp trở nên phù hợp với từng ngữ cảnh nhất định. Ví dụ như: Đối với mối quan hệ gia đình, người thân thì sử dụng ngôn ngữ khi hỏi cần nhẹ nhàng, có thể sử dụng từ ngữ địa phương để thể hiện sự thân thiện, tình cảm, đồng thời đan xen những biểu cảm, cảm xúc cá nhân; Đối với đồng nghiệp, đối tác làm việc thì ngôn ngữ đặt câu hỏi cần có sự trịnh trọng, hạn chế hoặc không nên sử dụng ngôn ngữ địa phương, đồng thời khéo léo sử dụng chất giọng phù hợp khi giao tiếp với người từng vùng, miền khác nhau.

Thứ năm, thấu hiểu và lắng nghe đối phương

Mặc dù việc đặt câu hỏi để khai thác thông tin vẫn là mục đích quan trọng cần giải quyết, nhưng khi đặt ra câu hỏi, người hỏi cũng cần chú ý đến thái độ của đối phương. Khi đối phương trả lời câu hỏi, người hỏi cần thể hiện những biểu cảm thể hiện sự thấu hiểu, tiếp thu, không nên có những phản ứng gay gắt trước câu trả lời không đồng quan điểm với bản thân.

Thứ sáu, cần đặt ra những câu hỏi chi tiết nhất có thể

Để thể hiện mình là một người có kiến thức và kỹ năng chuyên nghiệp, việc đặt ra câu hỏi chi tiết là điều quan trọng. Nếu chỉ hỏi những câu hỏi chung chung, người nghe sẽ đánh giá sự hiểu biết của bạn không cao, cũng như không thiện chí tiếp xúc với bạn. Đồng thời, điều này rất gây mất thời gian trong cuộc giao tiếp. 

Thứ bảy, thường xuyên thay đổi cách đặt câu hỏi

Người đặt câu hỏi nên vận dụng linh hoạt các dạng câu hỏi như câu hỏi đóng, câu hỏi mở, câu hỏi tu từ, câu hỏi thăm dò, câu hỏi hình nón… để thay đổi thường xuyên trong cuộc giao tiếp. Để sử dụng được các dạng câu hỏi một cách thuần thục và áp dụng vào đúng mục đích của từng câu hỏi, người đặt câu hỏi cần có sự hiểu biết nhất định về đặc điểm của từng dạng câu hỏi. Ví dụ như: Câu hỏi đóng dùng để hỏi đơn giản, không đi vào chi tiết, áp dụng khi cần nhắc lại  một kết quả nào đó; Câu hỏi mở dùng để hỏi một cách chi tiết những quan điểm, tư tưởng của người trả lời, nhằm không hạn chế hay áp đặt quan điểm của người hỏi lên chủ thể được hỏi;.... Khi biết cách thay đổi thường xuyên dạng câu hỏi, kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp sẽ được nâng cao, đồng thời sẽ khiến cuộc giao tiếp trở nên hấp dẫn, lôi cuốn và thoải mái hơn cho các bên.

Như vậy, những bí quyết nêu trên chính là chìa khóa để nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp ở bất kỳ tình huống nào. Tóm lại, kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp thực chất không quá phức tạp, tuy nhiên cần có sự rèn luyện thường xuyên để những câu hỏi đặt ra là đúng về cách thức và đủ về nội dung.