HRIS là gì? Lợi ích của HRIS có thể bạn chưa biết

Tìm hiểu về Hris là gì? 

Các doanh nghiệp hiện nay đa số đều quản lý nhân sự về số lượng, thời gian làm việc và lương thưởng của nhân viên thông qua những phần mềm mà bộ phận nhân sự có để có thể quản lý nguồn nhân lực. Thuật ngữ này gọi chung là hris. Cùng tìm hiểu khái niệm của thuật ngữ Hris là gì? 

Khái niệm Hris là gì?

HRIS là viết tắt của Human Resources Information System, một hệ thống thông tin được thiết kế để quản lý nguồn nhân lực của tổ chức (HR) quy trình. Nó chính là sự pha trộn của các thành phần phần cứng và phần mềm lưu trữ, cung cấp chiến lược kinh doanh của bộ phận nhân sự. 

Để có thể hình dung rõ hơn, bạn có thể hiểu đơn giản là nó là một phần mềm quản lý nguồn nhân lực được triển khai trên một hệ thống máy chủ ứng dụng cấp quyền truy cập nội bộ cho các nhân viên trong doanh nghiệp.

Human resources information system là một phần mềm nhân sự kết hợp một số hệ thống và quy trình để có thể đảm bảo quản lý dễ dàng nhân viên và dữ liệu của doanh nghiệp. 

Phần mềm nhân sự thường được doanh nghiệp sử dụng để kết hợp một số chức năng nhân sự cần thiết, như lưu trữ dữ liệu nhân viên, quản lý bảng lương hay quy trình tuyển dụng và theo dõi hồ sơ tham dự. Nó đảm bảo các quy trình Nhân sự có thể quản lý và dễ dàng truy cập. 

Bản chất của Hris là gì?

Thuật ngữ Hris được xuất hiện rất nhiều và có nhiều tên thay thế khác được sử dụng như HRMS (hệ thống quản lý nguồn nhân lực) hay HCM (quản lý nguồn nhân lực).

Đây là khái niệm dùng để chỉ phần mềm kết hợp một số hệ thống và quy trình nhằm đảm bảo việc quản lý dễ dàng các nguồn nhân lực và quy trình kinh doanh, dữ liệu. 

Một hệ thống Hris phải đảm bảo các quy trình nhân sự hàng ngày có thể quản lý và dễ dàng truy cập. Nó hợp nhất các nguồn nhân lực như một ngành học và đặc biệt là các hoạt động cùng quy trình nhân sự cơ bản của nó với lĩnh vực công nghệ thông tin.  

Hệ thống Hris cung cấp một phương tiện để có được, lưu trữ và phân tích cũng như phân phối thông tin cho các bên liên quan khác nhau. HRIS cho phép cải tiến quy trình truyền thống và tăng cường quá trình đưa ra quyết định chiến lược. Làn sóng tiến bộ của công nghệ đã cách mạng hóa mọi không gian sống ngày nay và điều này bao gồm cả nhân sự. 

Các hệ thống ngày nay đã bao gồm đầy đủ các nhiệm vụ liên quan đến bộ phận nhân sự, gồm theo dõi và nâng cao hiệu quả của quy trình, quản lý phân cấp tổ chức và theo dõi sự vắng mặt cũng như nghỉ phép hàng năm, đơn giản hóa các giao dịch tài chính đồng thời cung cấp báo cáo về dữ liệu của mọi người. 

Lịch sử xuất hiện của hệ thống quản lý nguồn nhân lực

Xu hướng tự động hóa quy trình quản lý tiền lương và lực lượng lao động bắt đầu từ những năm 1970. Do công nghệ và các máy tính lớn bị hạn chế, các công ty vẫn phải dựa vào việc nhập thủ công để tiến hành đánh giá các nhân viên và số hóa báo cáo. 

Hệ thống hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp đầu tiên tích hợp các chức năng nhân sự chính là SAP R / 2 (sau này đã được thay thế bằng R / 3 và S / 4hana), vào năm 1979.

Hệ thống này cung cấp cho người sử dụng khả năng kết hợp dữ liệu công ty và điều chỉnh các quá trình từ một môi trường máy tính duy nhất. Nhiều hệ thống nhân sự phổ biến hiện nay vẫn cung cấp chức năng ERP và bảng lương đáng kể. 

Hệ thống máy chủ-máy khách hoàn toàn tập trung nhân sự được giới thiệu đầu tiên là PeopleSoft vào năm 1987 và sau đó nó được Oracle mua vào năm 2005. Được lưu trữ và cập nhật bởi khách hàng, PeopleSoft đã vượt qua các khái niệm môi trường máy tính lớn. 

Hiện nay có nhiều loại Hệ thống quản lý nguồn nhân lực hoặc Hệ thống thông tin nguồn nhân lực, một trong đó là các gói phần mềm dựa trên máy cục bộ hay một hệ thống dựa trên đám mây trực tuyến có thể được truy cập thông qua trình duyệt web. 

Chức năng của hệ thống quản lý nguồn nhân lực

Chức năng của bộ phận nhân sự là hành chính và chung cho tất cả các tổ chức. Chức năng của nhân sự bao gồm theo dõi dữ liệu nhân viên theo truyền thống bao gồm lịch sử cá nhân, kỹ năng hay khả năng, thành tích và tiền lương.

Để giảm khối lượng cho công việc thủ công của các hoạt động này, các tổ chức đã bắt đầu tự động hóa điện tử nhiều quy trình bằng cách giới thiệu các hệ thống quản lý nguồn nhân lực chuyên biệt. 

Một vài chức năng điển hình của Hris đó là: 

- Báo cáo và phân tích 

- Phân công lại các nhân viên 

- Xử lý khiếu nại bằng tiền lệ sau 

- Quản trị 

- Quản lý bảng lương 

- Lên kế hoạch nhân sự 

- Tuyển dụng và quản lý học tập 

- Nhân viên tự phục vụ 

- Lập kế hoạch, quản lý các  hạn ngạch 

Đây là những chức năng cơ bản nhất thường thấy trong hệ thống quản lý nguồn nhân lực. 

Một số lợi ích của Hris là gì? 

Dưới đây là một số lợi ích của hệ thống quản lý nguồn nhân lực

Lưu giữ thông tin nhân viên

Khi sử dụng Hris hay một hệ thống thông tin được thiết kế để quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp thì người quản lý sẽ dễ dàng quản lý, kiểm soát và thêm bớt các thông tin của nhân viên trên cùng một hệ thống.

Từ đó sẽ không quá nhiều bước trong việc tạo mới hồ sơ hay thay đổi thông tin hoặc cập nhập thêm thông tin nhân sự để tránh cho việc thiếu sót và các rủi ro xảy ra lỗi. 

Tiếp cận thông tin dễ dàng

Khi người quản lý sử dụng phần mềm Hris hay một hệ thống thông tin được thiết kế để quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp thì việc người quản lý sẽ dễ dàng tiếp cận thông tin hơn.

Việc tiếp cận và chuyển đổi từ các file thông tin cũng sẽ được hệ thống theo đề mục giúp cho việc hoạt động và tìm kiếm, tra cứu, di chuyển giữa các tài liệu dễ dàng hơn. 

Khả năng tập hợp các thông tin để báo cáo

Cuối cùng, các tính năng phân tích và báo cáo của bạn cũng có thể rút ra dữ liệu tuyển dụng dễ dàng để cung cấp những hiểu biết chiến lược sâu sắc hơn. 

Tổng kết 

Bài viết đã cung cấp cho bạn các thông tin xung quanh hệ thống quản lý nguồn nhân lực Hris là gì và lịch sử xuất hiện cũng như tính năng, lợi ích của nó. Mong rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp trong bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc.