Hạch toán đặt cọc tiền thuê nhà như thế nào chuẩn xác nhất?
Hạch toán tiền đặt cọc thuê nhà như thế nào chuẩn nhất? Đây chắc hẳn là thắc mắc của rất nhiều người. Hiểu được điều đó, ở bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết về vấn đề này. Hãy cùng tham khảo nhé.
Tiền đặt cọc thuê nhà là gì?
Trước khi tìm hiểu về cách hạch toán đặt cọc tiền thuê nhà, hãy cùng tìm hiểu qua về khái niệm đặt cọc bạn nhé.
Đặt cọc tiền thuê nhà là việc bên thuê nhà giao cho bên chủ một khoản tiền hoặc kim quý theo thỏa thuận của hai bên. Mục đích đặt cọc để khẳng định và đảm bảo thực hiện hợp đồng đã ký kết. Hoặc có thể hiểu đơn giản.
Hợp đồng được giao kết việc thực hiện tài sản đặt cọc sẽ được trả lại cho bên đặt cọc. Nếu bên nhận được đặt cọc từ chối thực hiện hợp đồng thì sẽ phải thanh toán toàn bộ số tiền đã đặt cọc.
Nhiều người thường nhầm lẫn việc đặt cọc tiền thuê nhà là khoản chi phí mà người đi thuê phải trả khi thuê nhà. Thay vào đó, số tiền đặt cọc sẽ là khoản tiền được mang ra để đảm bảo hiệu lực của bản hợp đồng.
Tiền trả trước là gì?
Tiền đặt cọc và tiền trả trước là hai khoản tiền hoàn toàn khác nhau. Tiền trả trước sẽ là khoản tiền mà khách hàng cần phải trả theo giá trị hợp đồng. Số tiền này cần được thanh toán trước khi ký hợp đồng.
Nếu có vấn đề gì ngoài ý muốn hoặc không tiếp tục thực hiện hợp đồng thì khoản tiền này sẽ được thanh toán lại người trả. Bên cạnh đó, bên trả lại tiền cũng sẽ không phải thực hiện chi trả bất kỳ khoản phí phạt nào.
Bởi vậy, có rất nhiều người thường nhầm lẫn giữa tiền trả trước và tiền đặt cọc. Về mọi khía cạnh thì đây là hai khoản tiền được sử dụng với mục đích hoàn toàn khác nhau.
Ghi nhận các khoản chi phí hợp lệ cần chuẩn bị gì?
Theo quy định về tiền đặt cọc thuê nhà, bước đầu tiên để hạch toán được chi phí bạn cần thực hiện những bước sau:
Thuê của Công ty
Để hạch toán các khoản chi phí của công ty bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ như: Hóa đơn, hợp đồng, phục lục hợp đồng. Kèm theo đó là những chứng từ về thanh toán đầy đủ nhất.
Thuê của cá nhân
Trong trường hợp thuê nhà của cá nhân, bạn cần chia thành hai hướng quyết định. Cụ thể:
- Thứ nhất, nếu hợp đồng ghi chú là cá nhân tự đi nộp thuế thì sẽ cần chứng từ thanh toán (xuất hóa đơn cho thuê nhà) và hợp đồng thuê nhà.
- Thứ 2, trường hợp nộp thuế thay thì sẽ không có hóa đơn cho thuê nhà. Hiểu đơn giản là khi cơ quan thuế không cấp cho người nộp hóa đơn bán lẻ.
Với giá trị lớn hơn 20 triệu
Nếu bạn đi thuê nhà của các công ty với giá trị trên 20 triệu thì sẽ có hóa đơn thì bắt buộc phải chuyển khoản. Tuy nhiên, nếu thuê của cá nhân thì sẽ không có hóa đơn bản lẻ. Lúc này, buộc bạn phải chuyển khoản thanh toán.
Cách hạch toán tiền đặt cọc thuê nhà
Đặt cọc tiền thuê nhà hạch toán như thế nào? Đây chắc hẳn đang là câu hỏi mà rất nhiều người đi thuê nhà quan tâm. Bởi vấn đề này liên quan trực tiếp đến quyền lợi của cả người đi thuê và cho thuê.
Thực tế thì tùy vào từng trường hợp thuê khác nhau mà sẽ có những cách hạch toán khác nhau. Có thể kể đến như:
Bên đặt cọc tiền thuê nhà
Với bên đặt cọc tiền thuê nhà, gồm:
- Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
- Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
- Có TK 111, 112
Trong trường hợp nhận lại tiền đặt cọc:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
- Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
Nếu sử dụng tiền cọc thuê nhà để thanh toán cho người bán thì:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
- Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
- Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
Bên nhận được tiền cọc thuê nhà
Trong trường hợp nhận lại tiền đặt cọc:
- Nợ TK 111, 112
- Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
- Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Trường hợp trả lại tiền đặt cọc:
- Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
- Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
- Có TK 111, 112.
Vậy tiền đặt cọc thuê nhà hạch toán như thế nào? Với trường hợp người đi thuê nhà đặt cọc trong phạm vi hợp đồng thì sẽ phải giải quyết theo các điều khoản trong hợp đồng ban đầu đã ký kết. Cụ thể gồm:
- Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
- Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
- Có TK 711 – Thu nhập khác
Qua nội dung trên, chắc hẳn bạn đã tìm được lời giải cho câu hoi hạch toán tiền đặt cọc thuê nhà như thế nào? Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện vẫn còn rất nhiều người thắc mắc và đặt ra những câu hỏi dưới đây.
Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?
Trên thực tế, chúng ta cần căn cứ vào công văn số 39313/CT-HTr của Cục Thuế Thành phố Hà Nội để có thể trả lời cho câu hỏi này.
Theo công văn này, với những trường hợp người cho thuê nhà hay công ty nhận một khoản đặt cọc của khách hàng để giữ chỗ. Đồng thời tiền cọc này sẽ được sử dụng như cam kết người đi thuê nhà sẽ làm theo hợp đồng.
Trong trường hợp bạn thuê nhà của doanh nghiệp đã thi công xong hoặc tiến độ thu tiền ghi trong bản hợp đồng của công ty thì không cần xuất hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp cần phải đảm bảo bản hợp đồng về mua bán.
Trong đó, các điều khoản của doanh nghiệp cần ghi rõ đây là khoản đặt cọc để đảm bảo hợp đồng. Ghi chú rõ về trường hợp mất bản hợp đồng này.
Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí không?
Tiền đặt cọc đã bị mất do vi phạm hợp đồng hay không đã được ghi rõ ràng khi thuê nhà của doanh nghiệp. Bởi vậy, để thực hiện đúng quyền lợi và nghĩa vụ của mình, bạn cần nắm rõ các vấn đề. Đặc biệt, nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau thì sẽ bị trừ bất kỳ khoản phí nào.
- Khoản chi phí phát sinh thực tế có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty cho thuê nhà.
- Các khoản chi phí phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định pháp luật.
- Đó phải là khoản phí có hóa đơn mua hàng cùng với dịch vụ có giá trên khoảng 20 triệu đồng. Khi thanh toán bắt buộc phải có hóa đơn thanh toán không sử dụng tiền mặt.
Ngoài ra, nếu vi phạm hành chính sẽ không có đề cập đến khoản vi phạm trong hợp đồng. Kèm theo công văn cũng sẽ cần phải nói rõ trong trường hợp doanh nghiệp phát sinh một số vấn đề về khoản chi, tiền phạt với khách hàng. Nguyên nhân có thể do bồi thường vi phạm hợp đồng để khi chi tiền công ty sẽ phải xuất hóa đơn.
Những lưu ý khi đặt cọc thuê nhà
Vậy khi tiến hành đặt cọc, hay hạch toán thuê nhà cần lưu ý đến những điều gì? Hãy theo dõi nội dung dưới đây nhé!
Lưu ý khi đặt cọc
Thời điểm tiến hành giao tiền cọc cần được thực hiện theo đúng hợp đồng. Bạn sẽ không phải xuất hóa đơn. Thay vào đó, phải có chứng từ thanh toán. Có thể là phiếu giao nhận tài sản.
Bên vi phạm hợp đồng sẽ không cần phải xuất hóa đơn nếu tài sản đặt cọc là tiền. Ngược lại, nếu bạn sẽ phải xuất hóa đơn nếu tài sản mang ra đặt cọc là hiện vật.
Bên vi phạm hợp đồng sẽ bị mất hoàn toàn tài sản đã đặt cọc. Hoặc phải trả lại toàn bộ số tài sản đã nhận cọc thông qua khoản tiền tương đương với giá trị của tài sản đã mang ra đặt cọc. Tài sản này sẽ được ghi nhận vào thu nhập.
Trong nhiều trường hợp tài sản sẽ được ghi nhận vào chi phí hợp lý của các bên. Nó tương ứng ở các tình huống giao kết hoặc hợp đồng bị từ chối.
Lưu ý khi ký hợp đồng
Thực tế cho thấy nhiều người khi đi thuê nhà thường không sử dụng hợp đồng. Điều này sẽ làm mấy đi quyền lợi rất lớn của các hai bên. Bởi vậy, việc ký kết hợp đồng bạn cần phải lưu ý một số vấn đề sau:
Thứ nhất, hợp đồng phải ghi rõ các nội dung. Nội dung hợp đồng càng được viết rõ càng thì sẽ càng có lợi cho hai bên. Điều này còn giúp tránh trường hợp tranh chấp. Hoặc tình huống ngoài ý muốn mà người thuê và người cho thuê có thể bị ảnh hưởng về quyền lợi.
Tiền cọc cần được ghi rõ ràng về số lượng, thời gian đã bàn giao và khi nào sẽ được lấy lại tiền cọc. Nếu một trong hai bên vi phạm hợp đồng, khoản tiền cọc đó sẽ được xử lý ra sao. Hơn nữa, việc vi phạm hợp đồng sẽ được quy định về vấn đề bồi thường những gì.
Bản hợp đồng chỉ có giá trị khi có đầy đủ chữ ký của cả hai. Bởi vậy, khi soạn thảo các điều khoản, bạn cần kiểm tra chính xác. Bao gồm các điều khoản cam kết, phạt khi sai hợp đồng,... Đương nhiên, hợp đồng sẽ được in thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản.
Trên đây là những thông tin về hạch toán tiền đặt cọc thuê nhà chi tiết. Chắc hẳn với những nội dung này sẽ giải quyết những băn khoăn của bạn khi thuê nhà. Đừng quên chia sẻ bài viết này để nhiều người có được những thông tin hữu ích này bạn nhé. Chúc các bạn thành công.