Giấy báo nợ là gì? Những điều về giấy báo nợ bạn chưa biết

Một vài thông tin về giấy báo nợ 

Khái niệm giấy báo nợ là gì? 

Giấy báo nợ hay còn được gọi là debit note, là một khái niệm xuất hiện trong kinh doanh giữa hai doanh nghiệp với nhau khi có một giao dịch mua bán nhưng người bán vẫn chưa nhận được phần tiền thanh toán của người mua. 

Sau khi giao dịch thành công, người bán nhằm nhắc người mua thanh toán cho đơn hàng sẽ sử dụng giấy báo nợ để thông báo cho người mua kỳ hạn thanh toán.

Ngoài ra, giấy báo nợ cũng có tác dụng giống như một dạng hóa đơn điều chỉnh nếu như trong quá trình nhập liệu có xảy ra sai sót gì. 

Ngoài ra, giấy báo nợ còn là là một chứng từ do người mua nêu ra và được sử dụng trong nhiều tình huống cụ thể khi người mua muốn chỉ ra hay yêu cầu trả lại số tiền đã trả cho người bán nếu hàng hóa của anh ta nhận được không đúng hay bị hư hỏng. 

Người mua có thể phát hành giấy báo ghi nợ trong nhiều tình huống khác nhau. Đây là một cách để đưa ra yêu cầu nhận giấy báo có từ người bán và không gì khác ngoài bằng chứng hỗ trợ việc trả lại hàng trong sổ kế toán của người bán. 

Ví dụ về giấy báo nợ

Công ty A mua hàng trị giá £ 200 từ Công ty B. Khi đến Công ty A, hàng hóa bỗng dưng bị hư hỏng. Công ty A muốn trả lại hàng hóa cho Công ty B. 

Công ty A phát một giấy ghi nợ chứa tất cả các thông tin về hàng hóa. Khi Công ty B nhận được giấy báo nợ, họ sẽ xem xét và chấp thuận yêu cầu phát hành giấy báo có làm bằng chứng hoàn trả cho Công ty A. 

Trong trường hợp này, chính người mua sẽ là người phát hành giấy ghi nợ cho nhà cung cấp của mình để yêu cầu hoàn trả. 

Tuy nhiên, có trường hợp giấy báo nợ được phát hành từ người bán cho người mua. Ví dụ: 

Nhà cung cấp là Công ty Z, bán hàng hóa trị giá £5000 cho người mua là Công ty X. Công ty Z xuất hóa đơn cho Công ty X chỉ với giá £4000 do nhầm lẫn. 

Lúc này công ty Z nhận ra sai lầm của mình và phát hành một giấy báo nợ cho Công ty X về khoản tiền chênh lệch £1000 để giải quyết.

Đặc điểm của giấy báo nợ là gì? 

- Giấy báo nợ thường được gửi để thông báo về việc ghi nợ được thực hiện trên tài khoản của người bán kèm lý do. 

- Các lý do thông thường gồm từ việc nhận hàng không đầy đủ hay hàng nhận bị hư hỏng hoặc không chính xác,...

- Nó được lập ra như một hóa đơn thông thường và hiển thị số tiền dương. 

- Giấy báo nợ là loại chứng từ không bắt buộc cần có khi thực hiện giao dịch giữa người mua với người bán. Trong một vài trường hợp đặc biệt thì người mua có thể yêu cầu giấy báo nợ để đáp ứng đối chiếu với yêu cầu cần lưu trữ nội bộ của công ty. 

Sự khác nhau giữa giấy báo nợ và giấy báo có 

Giấy báo có là gì?

Giấy báo có là bản ghi nhớ tín dụng hoặc bản ghi có. Đây là một loại tài liệu pháp lý chính thức cũng giống như hóa đơn hoặc đơn đặt hàng, mà người bán cung cấp cho khách hàng để thông báo cho họ rằng tín dụng đang được áp dụng cho tài khoản của họ với bất kỳ số nào lý do. Đó chính là một cách để hoàn lại toàn bộ hay một phần các hóa đơn đã được phát hành hay thanh toán. 

Giấy báo có nên được phát hành khi có nhu cầu cần hủy toàn bộ hoặc một phần của hóa đơn đã được phát hành. Điều này được thực hiện nhằm giữ cho hồ sơ kế toán được ổn định hơn vì không thể xóa hay chỉnh sửa hóa đơn khi đã phát hành. 

Thư báo ghi có cũng được phát hành trong trường hợp mà khách hàng thay đổi đơn đặt hàng sau khi hóa đơn được phát hành.

Đôi khi, người bán cần cấp tín dụng cho người mua như một hành động thể hiện sự thiện chí trong các tình huống mà thỏa thuận bán hàng ban đầu không có chính sách hoàn lại tiền rõ ràng với các mặt hàng bị trả lại.

Nói chung, bạn được sử dụng giấy báo có trong bất kỳ tình huống nào yêu cầu về thay đổi và xuất lại hóa đơn. 

Điểm khác nhau giữa giấy báo có và giấy báo nợ là gì? 

Về ý nghĩa 

• Giấy báo nợ không có gì khác ngoài là một tài liệu, cũng có thể được sử dụng là bằng chứng để phản ánh rằng một khoản nợ được thực hiện vào trong tài khoản của người bán. 
• Giấy báo có không có gì khác ngoài là một hình thức bán hàng trả lại rõ ràng và thường được sử dụng để phản ánh rằng một khoản ghi có đã được thực hiện vào trong tài khoản của người mua.

Mục đích sử dụng

• Về giấy báo nợ: mua hàng trả lại 
• Về giấy báo có: bán hàng trả lại hàng hóa 

Người phát hành

• Giấy báo nợ: Người mua hoặc người mua không hài lòng và hài lòng với chất lượng sản phẩm mà mình nhận được. Trong hầu hết các trường hợp, các mặt hàng đã mua được trả lại do một số lỗi hoặc sai lệch trong hàng hóa. 
• Giấy báo có: Do chính người bán hoặc nhóm bán hàng của họ đã bán bớt hàng. 

Nghiệp vụ kế toán: 

• Giấy báo nợ: Khi có giấy báo nợ được phát hành thì tài khoản nhà cung cấp sẽ được ghi có và tài khoản khách hàng được ghi nợ. 
• Giấy báo có: Khi có giấy báo có được phát hành, tài khoản của nhà cung cấp được ghi nợ và tài khoản của khách hàng được ghi có. 

Mực viết sử dụng

• Giấy báo nợ: sử dụng mực xanh 
• Giấy báo có: sử dụng mực đỏ 

Kết quả

• Giấy báo nợ: tài khoản mua hàng bị giảm xuống 
• Giấy báo có: tài khoản bán hàng giảm xuống 

Những nội dung cần phải có trong giấy báo nợ là gì? 

Trong giấy báo nợ cần phải có một số nội dung sau đây: 

- Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số thuế của nhà cung cấp. 

- Tên loại chứng từ. 

- Ngày phát hành của tài liệu. 

- Tên, địa chỉ, số điện thoại và số fax hay số ID duy nhất nếu được đăng ký của người nhận. 

- Tên và địa chỉ của người nhận cùng địa chỉ giao hàng nếu người nhận đó chưa được đăng ký. 

- Số và ngày tháng của hóa đơn thuế tương ứng. 

- Giá trị chịu thuế của hàng hóa dịch vụ và thuế suất cùng số thuế được khấu trừ hoặc tùy từng trường hợp, được ghi nợ cho người nhận. 

- Chữ ký hoặc chữ ký số của người bán hoặc đại diện được ủy quyền của họ. 

Giấy báo Nợ có thể phát hành bất kỳ lúc nào, tức là nó không có giới hạn thời gian phát hành Giấy báo Nợ. Giấy báo Nợ cũng phải được khai báo trong các tờ khai thuế GST được nộp vào tháng tiếp theo tháng mà chứng từ được phát hành. 

Tổng kết 

Trên đó là tuyển tập những kiến thức chúng ta cần nắm chắc được về giấy báo nợ là gì. Hãy nắm chắc những kiến thức này để không bị xảy ra những sai sót không mong muốn nhé!