Dropbox là gì? Lợi ích khi sử dụng Dropbox
BÀI LIÊN QUAN
Private cloud là gì? Tìm hiểu tất tần tật về Private cloudGoogle Drive là gì? Ưu điểm, tính năng và cách sử dụng hiệu quảLưu Trữ Đám Mây Là Gì? Lợi Ích Và Tính Năng Khi Sử DụngDropbox là gì?
“Dropbox là gì?” - Đây là dịch vụ lưu trữ tệp tin, hình ảnh, văn bản,... trực tuyến miễn phí được phát triển vào năm 2008 bởi công ty Dropbox. Công cụ này cho phép người dùng đồng bộ dữ liệu giữa các thiết máy tính và điện thoại khi có kết nối Internet.
Dropbox có thể tương thích và dễ dàng sử dụng trên các hệ điều hành phổ biến hiện nay như: Android, iOS, Windows, Linux, macOS,... Khi sử dụng Dropbox, dữ liệu của bạn đều được hệ thống máy chủ chuẩn quốc tế quản trị và luôn được đảm bảo an toàn, tránh được các vấn đề về lỗi phần cứng hoặc bị lỗi dữ liệu do virus.
Dịch vụ này sẽ tạo ra các phiên bản tập tin trong vòng 30 ngày, giúp người dùng dễ dàng khôi phục trong trường hợp xóa nhầm tập tin từ Dropbox. Sau khi đăng ký tài khoản, bạn sẽ được cung cấp 2GB dung lượng lưu trữ sử dụng miễn phí. Không chỉ vậy, bạn còn có thể kiếm thêm dung lượng lưu trữ khi thực hiện các yêu cầu của Dropbox.
Cách Dropbox hoạt động
Khi đăng ký sử dụng dịch vụ Dropbox, bạn được phân bổ một dung lượng lưu trữ nhất định trong một máy chủ trực tuyến được gọi là “đám mây”. Sau khi cài đặt ứng dụng Dropbox trên PC hoặc smartphone, bất kỳ tệp nào bạn lưu trữ sẽ ngay lập tức xuất hiện trên bất kì các thiết bị khác đã được cài đặt sẵn tài khoản Dropbox của bạn.
Nếu bạn chỉnh sửa các tệp này ở một nơi, thì những nơi khác cũng sẽ được cập nhật tự động. Bằng cách đồng bộ hóa các tệp Dropbox, bạn có thể truy cập tài liệu này ở bất cứ đâu và chia sẻ với những tệp khác dễ dàng hơn thông qua trang web của Dropbox. Ngoài ra, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về độ uy tín và bảo mật của dữ liệu, do toàn bộ thông tin được mã hóa theo tiêu chuẩn AES-256 và công nghệ điện toán đám mây.
Ưu điểm của Dropbox là gì?
Bạn có bao giờ thắc mắc ưu điểm cũng như hạn chế của Dropbox là gì? Dịch vụ này sẽ có một số ưu điểm để bạn tham khảo qua như sau:
Lưu trữ và truy cập dữ liệu ở mọi nơi
Như đã nhắc đến ở trên thì Dropbox cho phép bạn có thể truy cập vào bất kỳ nơi đâu và thời điểm nào. Tất cả các thông tin đều được đồng bộ hóa với nhau để mang đến sự tiện lợi khi sử dụng.
Tự động sao lưu
Với tính năng sao lưu tự động, Dropbox giúp bạn lưu lại ngay lập tức những thông tin mới cập nhật. Điều này giúp tiết kiệm không gian ổ cứng máy tính vì người dùng sẽ không cần phải sao lưu tệp trên ổ cứng.
Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể truy cập vào mục lịch sử để có thể tìm lại những tập tin đã bị xóa trước đây và tự khôi phục các tệp mà không cần bất kỳ trợ giúp nào. Điều này làm giảm sự tham gia CNTT cho các doanh nghiệp.
Tích hợp phần mềm nâng cao
Điểm nổi bật nhất so với các công cụ lưu trữ đám mây khác của Dropbox là gì? Đó chính là sự tích hợp đa dạng với các hệ thống cũng như một số công ty phổ biến nhất hiện có.
Lợi ích của việc này sẽ đảm bảo rằng bất kỳ loại phần mềm nào mà doanh nghiệp đang sử dụng sẽ được nâng cao với Dropbox, dù đó là phần mềm của bộ phận CNTT hoặc các công cụ của nhóm tiếp thị, đảm bảo các dự án được hoàn thành nhanh chóng và hiệu quả.
Dễ dàng chia sẻ và gửi tập tin
Người dùng có thể chia sẻ tập tin của mình cho bất kỳ ai, bất kỳ người nào chỉ với vài lần click chuột. Tính năng Shared Folders cho phép một vài người có thể hợp tác sử dụng tập tin có trong thư mục đó.
Ngoài ra, phần thư mục Public cho phép liên kết trực tiếp với các thư mục trong Dropbox của bạn. Tất cả quá trình truyền tải dữ liệu tập tin và dữ liệu sẽ được thực hiện trong một kênh được mã hóa (SSL).
Quản lý nhóm với Dropbox Business
Khi sử dụng Dropbox Business, bạn có thể sắp xếp các tập tin quan trọng của tổ chức tại đây. Với quyền kiểm soát của quản trị viên, bạn sẽ cho phép người dùng theo dõi hoạt động của nhóm và truy cập an toàn vào những dữ liệu được chia sẻ.
Nhược điểm của Dropbox là gì?
Khi tìm hiểu bất cứ dịch vụ nào, sau khi biết được khái niệm Dropbox chúng ta sẽ cần phải biết được nhược điểm của Dropbox là gì để đưa ra được sự lựa chọn chính xác nhất.
Thiếu bảo mật cấp tối ưu
Những gì doanh nghiệp lưu trữ trên đám mây thường có khả năng là mục tiêu của Hacker. Ngoài ra, không phải mọi người dùng tại một tổ chức đều thực hiện các bước cần thiết để bảo vệ tài khoản Dropbox đúng cách. Đôi khi mật khẩu yếu hoặc xử lý sai lưu trữ tệp hoặc chỉ cần một thành viên trong nhóm lỗi là dữ liệu có thể bị lộ.
Chức năng tìm kiếm hạn chế
Dropbox chưa có các công cụ tìm kiếm cơ bản cần thiết để tìm các tệp cụ thể. Một hệ thống lưu trữ đám mây phụ thuộc vào việc lưu trữ một lượng lớn dữ liệu và không có các nhu cầu cơ bản về tìm kiếm.
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Dropbox
Tương tự như các dịch vụ lưu trữ trực tuyến khác, trước khi sử dụng Dropbox bạn cần tạo một tài khoản để có thể sử dụng tất cả các chức năng. Các bước cụ thể như sau:
Cách đăng ký tài khoản Dropbox
Bước 1: Đầu tiên người dùng cần truy cập vào Website: https://www.dropbox.com
Bước 2: Nhấn chọn vào Sign Up và điền đầy đủ các thông tin theo mẫu bao gồm Email và Password. Bạn có thể sử dụng tài khoản Google để đăng ký mới Dropbox.
Bước 3: Lúc này bạn sẽ nhận được yêu cầu tải phần mềm Dropbox cho Desktop. Người dùng có thể cài đặt phần mềm vào máy tính hoặc có thể sử dụng trực tiếp trên web tùy ý để lưu trữ dữ liệu.
Hướng dẫn cài đặt Dropbox
Bước 1: Sau khi đã tải fle phần mềm ứng dụng Dropbox, bạn kích đúp vào file *.exe để cài đặt và nhấn Run để khởi chạy ứng dụng.
Bước 2: Click vào Sign in with Google để đồng bộ hoá tài khoản. Tiếp đó, Dropbox sẽ được bật lên trên trình duyệt web và bạn chỉ cần nhấn chọn vào Continue signing with Google để có thể đồng bộ hoá tất cả.
Bước 3: Bạn chọn vào Open my Dropbox và tiếp tục nhấn Next là được. Cuối cùng bạn chọn Get Started và Finish để có thể hoàn tất cài đặt.
Hướng dẫn sử dụng Dropbox
Sau khi đã hoàn tất quá trình cài đặt phần mềm và đồng bộ hoá thành công thì sẽ xuất hiện một thư mục Dropbox ở phía bên tay trái cửa sổ Windows Explorer. Người dùng có thể thấy các biểu tượng Dropbox được tích hợp và truy cập nhanh trên máy tính, giúp cho quá trình upload file và đồng bộ các thiết bị được diễn ra nhanh chóng và tiện lợi hơn so với việc sử dụng trực tiếp trên web thông thường.
Khi sử dụng, bạn chỉ cần kéo thả file mà mình muốn upload lên Dropbox vào thư mục. Ngoài ra, bạn có thể click vào biểu tượng Dropbox và chọn copy để chia sẻ link.
Lời kết
Trên đây là một số thông tin về “Dropbox là gì?” và ưu nhược điểm cũng như cách sử dụng Dropbox. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn đọc phần nào đó hiểu rõ hơn về tính năng và tầm quan trọng của Dropbox để sử dụng thật hiệu quả.