Định khoản là gì trong kế toán? Cách định khoản kế toán nhanh và hiệu quả

Một số điều cần biết về định khoản là gì trong kế toán 

Định khoản được xem là một công việc thường xuyên của những nhân viên kế toán doanh nghiệp. Vậy, định khoản là gì trong kế toán? 

Lời giải đáp cho “Định khoản là gì trong kế toán?” 

Định khoản kế toán hay còn được gọi là hạch toán kế toán là công việc nhằm mục đích ghi chép và xác định các loại tài khoản bên nào là ghi Nợ, bên nào là Có theo số tiền của những nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan. Bạn cần phải nắm rõ bảng hệ thống tài khoản để có thể hạch toán được chính xác. 

Có hai loại định khoản kế toán hiện nay đó chính là định khoản kế toán giản đơn và định khoản kế toán phức tạp. Đối với định khoản kế toán giản đơn thì đây được coi là loại định khoản kế toán có liên quan tới 2 loại tài khoản kế toán tổng hợp.

Còn định khoản liên quan đến ba loại tài khoản kế toán tổng hợp trở lên thì được gọi là định khoản kế toán phức tạp. 

Ý nghĩa của định khoản là gì trong kế toán? 

Định khoản kế toán chính là một quá trình xác định được bên nào ghi Nợ và bên nào ghi Có. Điều này giúp bạn nhận biết được số tài khoản nợ và mức chi phí cần bù vào là bao nhiêu.

Đối với doanh nghiệp thì điều này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng bởi có quá nhiều tài khoản và được dùng cho những mặt hàng, sản phẩm cũng như công việc khác nhau.

Do đó, việc nắm bắt để xác định được số tiền phát sinh nghiệp vụ kế toán trong tài khoản nào Nợ, tài khoản nào Có sẽ dễ dàng biết được xu thế phát triển cũng như tình trạng tài chính của công ty. 

Cách định khoản kế toán của những kế toán viên hiện nay 

Với định khoản trong kế toán thì khi thực hiện công việc này, các kế toán viên cũng phải tuân theo các bước và các quy tắc nhất định. 

Các bước để thực hiện định khoản là gì? 

Định khoản sẽ bao gồm 5 bước như sau: 

- Xác định đối tượng kế toán có liên quan trong nghiệp vụ kinh tế phát sinh 

- Xác định tài khoản của các đối tượng đã được xác định ở bước đầu tiên. (Số liệu về tài khoản sẽ được lấy ở trên hệ thống tài khoản kế toán của chế độ kế toán mà doanh nghiệp sử dụng) 

- Xác định các xu hướng biến động của từng đối tượng kế toán và đoán xem tăng hay giảm. 

- Xem xét và xác định các loại tài khoản ghi nợ và tài khoản ghi có. 

- Cuối cùng là xác định số tiền để ghi vào từng tài khoản. 

Đây là 5 bước để thực hiện trong việc hoạch định kế toán. Khi thực hiện kế toán thì cần phải làm theo các bước trên để tránh gây nhầm lẫn và giải quyết đủ các nội dung cần thiết.

Nguyên tắc để thực hiện định khoản là gì? 

Khi thực hiện định khoản trong kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc 

- Với các tài khoản, ta phải ghi bên nợ trước, bên có sau 

- Nếu các nghiệp vụ bên động tăng hay giảm thì ta hãy phân loại thành 2 bên để chú thích và tránh trường hợp ghi lẫn lộn 

- Với các dòng ghi nợ thì sẽ phải so với các dòng ghi có 

- Tổng giá trị của 2 bên Nợ và Có sẽ phải bằng nhau 

- Đối với số dư thì sẽ có thể xuất hiện ở cả hai bên là bên nợ và bên có. Tuy nhiên, có một điều bạn cần lưu ý chính là biến động khi mà tăng ở bên nào thì số dư sẽ xuất hiện ở bên đó, chứ không phải ở bên không có biến động hay biến động giảm. 

- Những tài khoản lưỡng tính như 131, 136, 1388, 331, 333, 336 thường thì số dư sẽ có thể xuất hiện cả 2 bên nợ và bên có. Còn những tài khoản mà thường không có số dư sẽ thuộc kiểu 5, 6, 7, 8, 9. 

Một số lưu ý khi định khoản kế toán

Việc định khoản kế toán có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi kế toán viên cũng như với cả các công ty, doanh nghiệp. Bạn có thể hiểu được là với một công ty, doanh nghiệp thì bộ phận kế toán có thể được xem  là quan trọng nhất. Bởi họ chính là những người cầm tiền và quyết định mức thu, chi cũng như xem xét xem các trường hợp nào nên chi. 

Đặc biệt, các kế toán viên cũng sẽ là người xem xét các vấn đề, các chương trình, và các dự án liên quan đến tài chính và những chương trình, hoạt động đó phải phù hợp hay được cấp trên yêu cầu thì mới có thể được kế toán thông qua.

Bên cạnh đó, kế toán cũng sẽ là những người tính toán và dự trù các chi phí hoạt động trong doanh nghiệp. Vì thế việc định khoản kế toán là việc rất quan trọng. 

Do đó, nếu bạn đang là một nhân viên kế toán mới vào công ty thì bạn sẽ phải lưu ý những điều sau trong quá trình định khoản để không xảy ra sai sót đáng tiếc. 

Xem lại sổ chi tiêu của công ty 

Bạn nên tìm và xem lại các cuốn sổ như nhật ký của công ty, doanh nghiệp trong các năm trước đây. Vì đây có là thể là cuốn sổ ghi lại hầu hết các thông tin về các kế hoạch cũng như các chi tiêu của công ty, doanh nghiệp trong các năm qua. 

Thông thường, những cuốn sổ như này sẽ được các kế toán viên ghi một cách rõ ràng và chi tiết. Vì vậy, trong quá trình xem xét lại cuốn sổ bạn cũng có thể có thêm thông tin về cách định khoản kế toán của công ty trước đây.

Qua đó, bạn có thể điều chỉnh sao cho hợp lý với văn hóa của công ty cũng như tính chất của doanh nghiệp và phù hợp với tình hình xã hội hiện nay. 

Chú ý các tài khoản lưỡng tính

Bạn cần phải lưu ý các tài khoản lưỡng tính như 138 hay 338. Trong công ty, doanh nghiệp sẽ có những lúc phát sinh các nghiệp vụ lần đầu xuất hiện trong hoạt động doanh nghiệp và bạn không biết nên lựa tài khoản nào cho phù hợp. Khi ấy, các bạn có thể chọn tạm và đưa vào các tài khoản lưỡng tính như 138, 338. 

Sau đó, khi đến tay kế toán trưởng, họ sẽ có những cân nhắc và xem xét để chỉnh sửa phù hợp. Tốt nhất, khi làm việc này và nộp báo cáo lên trên, hãy nói rõ ràng các trường hợp khiến bạn phân vân và cần sự giúp đỡ từ sếp. Như vậy, bạn sẽ tránh được những sự cố hiểu làm không nên có. 

Đọc kỹ chế độ kế toán trong doanh nghiệp 

Bạn cũng cần tìm hiểu và đọc kỹ chế độ kế toán trong doanh nghiệp vì đây được xem là điều cần thiết đối với mỗi kế toán đặc biệt là những kế toán viên mới vào công ty.

Việc đọc kỹ các chế độ này sẽ giúp cho kế toán viên có thêm nhiều thông tin cần thiết để có thể đối chiếu trong quá trình định khoản. Điều này cũng đảm bảo kế toán viên sẽ định khoản được chính xác hơn và phù hợp nhất đối với công ty, doanh nghiệp mình. 

Tổng kết 

Có thể nói, định khoản kế toán là một việc làm không thể thiếu đối với các công ty, doanh nghiệp hiện nay. Và công việc này của kế toán viên sẽ giúp cho việc quản lý thu, chi của các doanh nghiệp được xác định và nắm bắt được tình hình kinh tế, tài chính một cách tốt hơn.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu về định khoản là gì trong kế toán và áp dụng vào công ty một cách phù hợp