Data backup software là gì? Công cụ này hoạt động như thế nào

Data backup software là gì?

Data backup software hay phần mềm sao lưu dữ liệu là một loại phần mềm, thường là SaaS hoặc dựa trên công nghệ điện toán đám mây, thực hiện tự động hóa quá trình sao lưu và khôi phục dữ liệu.

Phần mềm sao lưu dữ liệu thường được cung cấp bởi các chuyên gia sao lưu và bảo mật dữ liệu, đôi khi được gọi là dịch vụ sao lưu (BaaS). Chúng đem đến một giải pháp chuyên biệt dễ dàng hơn, nhanh hơn và thuận tiện hơn trong quá trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi tất cả thao tác đều được tự động hóa.

Khi chọn giải pháp sao lưu trực tuyến phù hợp với nhu cầu của mình, bạn sẽ cần suy nghĩ về lượng dữ liệu cần sao lưu, tần suất bạn cần sao lưu và hậu quả sẽ ra sao nếu không có bản sao lưu dữ liệu của bạn.

Ví dụ: một doanh nghiệp có thể sẽ có nhiều nhu cầu quan trọng hơn một cá nhân, những người có thể chỉ quan tâm đến email, ảnh và tài liệu hoặc dự án cá nhân của họ.

Và trong khi một số doanh nghiệp không xử lý nhiều dữ liệu, thì những doanh nghiệp khác lại hoạt động không ngừng. Trong trường hợp đó, họ sẽ cần chọn giải pháp sao lưu tệp có thể chạy liên tục.

Tất cả những điều này để nói rằng các giải pháp phần mềm sao lưu khác nhau cung cấp các tính năng khác nhau. Không phải tất cả chúng sẽ phù hợp với nhu cầu của bạn. Việc chọn phần mềm sao lưu nên được thực hiện một cách có phương pháp để đảm bảo bạn có tất cả các tính năng cần thiết với mức giá bạn có thể mua được.

Phần mềm sao lưu dữ liệu hoạt động như thế nào?

Phần mềm sao lưu dữ liệu là một giải pháp phần mềm được cài đặt trên máy tính, thiết bị và hệ thống của bạn. Chức năng chính của nó là sao chép và lưu dữ liệu của bạn vào một nguồn bên ngoài. Đây có thể là ổ đĩa, máy chủ, trung tâm dữ liệu hoặc điện toán đám mây.

Nếu dữ liệu của bạn được lưu vào một ổ đĩa cục bộ, thì bạn cần có quyền truy cập vào ổ đĩa đó để khôi phục dữ liệu đó.

Ngày nay, việc lưu dữ liệu vào máy chủ đám mây là phổ biến. Lưu trữ bản sao lưu bên ngoài trang web của bạn theo cách này đảm bảo dữ liệu an toàn và vẫn khả dụng nếu người dùng mất quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu của mình. Dữ liệu được sao chép, mã hóa và chuyển đến máy chủ đám mây qua kết nối internet. Bản sao lưu của bạn được lưu trữ an toàn trên đám mây cho đến khi bạn cần khôi phục nó.

Nếu bạn bị mất dữ liệu vì bất kỳ lý do gì, bạn có thể khôi phục về bản sao gần nhất của hệ thống. Quá trình khôi phục thường khá đơn giản và bao gồm việc đăng nhập vào kho dự phòng của bạn và bắt đầu khôi phục dữ liệu. Bạn sẽ cần kết nối mạng internet để hoàn thành nhiệm vụ này.

Cần lưu ý rằng các công ty lớn hơn hoặc bất kỳ tổ chức nào xử lý nhiều dữ liệu cho vấn đề đó nên coi phần mềm sao lưu đám mây là một phần của chiến lược sao lưu và khôi phục rộng rãi hơn. Các phương pháp hay nhất yêu cầu ba bản sao lưu của bạn trên hai phương tiện khác nhau và một bản được lưu trữ bên ngoài trang web. Đây được gọi là quy tắc dự phòng 3-2-1.

Lợi ích của data backup software 

Có một vài ưu điểm của data backup software mà những người vẫn còn băn khoăn về việc sử dụng chúng nên biết. Ngoài việc có một biện pháp an toàn trong các tình huống mất dữ liệu, phần mềm này còn thực hiện những nhiệm vụ quan trọng khác.

• Lên lịch sao lưu. Một trong những lợi ích của việc sử dụng phần mềm sao lưu là độ tin cậy của nó ngay cả khi khách hàng không sử dụng chính xác chương trình. Hầu hết các giải pháp phần mềm thuộc loại này đều cung cấp cho người dùng tùy chọn lên lịch sao lưu bất cứ khi nào họ thấy phù hợp. Điều này có nghĩa là người dùng không phải mở phần mềm hàng tháng để cập nhật bản sao lưu đã lưu trữ của họ. Bằng cách lên lịch sao lưu, khách hàng được đảm bảo rằng dữ liệu của họ luôn được cập nhật.
• Tự động hóa quá trình. Một lợi ích khác của phần mềm sao lưu là giảm tải khối lượng công việc nhẹ hơn cho toàn bộ công ty. Với một hệ thống tự động sẵn sàng sao lưu dữ liệu và khôi phục chúng bất kỳ lúc nào, điều đó có nghĩa là bộ phận CNTT sẽ bớt phải làm nhiều công việc hơn. Và tất nhiên, các chủ doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về dữ liệu của họ vì phần mềm sẽ thực hiện công việc đó cho họ.

Một trong những lo lắng mà các công ty gặp phải khi chọn sử dụng phần mềm sao lưu là họ có thể chi rất nhiều tiền cho các chương trình này. Mặc dù có khá nhiều giải pháp phần mềm sao lưu có chi phí cao hơn các giải pháp khác, nhưng điều đáng chú ý là việc khôi phục dữ liệu bị mất nghiêm trọng có thể tốn kém hơn đối với các công ty. Chúng không chỉ bị lùi lại khối lượng công việc trong vài tháng hoặc trong tuần, mà việc thuê các chuyên gia để khôi phục các phần dữ liệu bị mất còn tốn kém hơn nhiều so với việc chỉ mua một phần mềm sao lưu ngay từ đầu.

Những tính năng chính của phần mềm sao lưu dữ liệu

Mỗi giải pháp data backup software đều cung cấp một số tính năng chính. Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn, bạn có thể chọn phần mềm với tính năng phù hợp nhất.

Bảo vệ mọi môi trường

Cho dù bạn vận hành một vài máy trạm, máy ảo hay toàn bộ nhóm thiết bị cho nhân viên, người lao động của mình, phần mềm sao lưu dữ liệu của bạn đều có thể hỗ trợ chúng. Hãy chắc chắn rằng bạn chọn một giải pháp giải quyết toàn bộ hệ sinh thái của mình.

Hỗ trợ ứng dụng

Các doanh nghiệp ngày nay dựa vào SaaS để nâng cao hiệu quả và tự động hóa các quy trình khác nhau. Nếu phần mềm sao lưu của bạn không bảo vệ các ứng dụng mà bạn phụ thuộc vào, bạn có thể phải đối mặt với thời gian ngừng hoạt động đáng kể (và tốn kém) để sao lưu và chạy. Lý tưởng nhất là bạn muốn chọn phần mềm sao lưu xem xét những nhu cầu đó.

Tính linh hoạt

Giải pháp sao lưu linh hoạt sẽ cho phép bạn chọn nơi sao lưu dữ liệu của mình, lưu trữ cục bộ hoặc lưu trữ lên đám mây. Chọn một giải pháp dựa trên nhu cầu của bạn và xem xét tất cả các tình huống có thể xảy ra.

Khả năng mở rộng

Các giải pháp sao lưu đám mây có khả năng mở rộng, nghĩa là bạn sẽ không phải lo lắng về dung lượng nếu nhu cầu của mình thay đổi đột ngột.

Tuân thủ

Mọi doanh nghiệp phải xem xét bối cảnh tuân thủ quyền riêng tư dữ liệu. Cho dù bạn xử lý thông tin thẻ thanh toán, thông tin khách hàng cá nhân hay tài sản trí tuệ, bạn có trách nhiệm đảm bảo bạn tuân thủ luật bảo mật dữ liệu quốc tế. Kiểm tra các thỏa thuận cấp độ dịch vụ để đảm bảo nhà cung cấp của bạn phù hợp với nhu cầu của bạn.

Thân thiện với người dùng

Một trong những ưu điểm của việc sử dụng phần mềm sao lưu dữ liệu là nó đơn giản hóa quá trình sao lưu và phục hồi. Hãy nghĩ xem ai sẽ truy cập vào các bản sao lưu và thực hiện quy trình khôi phục để đảm bảo rằng nó đủ dễ sử dụng, ngay cả đối với những người có ít kinh nghiệm về CNTT. Mất bao lâu để khôi phục dữ liệu? Có bao nhiêu bước? Nó có bền vững không? Đây là tất cả những câu hỏi bạn nên hỏi.

Khôi phục nhanh trong trường hợp bị nhiễm phần mềm độc hại

Cuối cùng, một giải pháp sao lưu không thể bảo vệ bạn khỏi các cuộc tấn công mạng, nhưng nó có thể giúp bạn phục hồi nhanh chóng nếu bạn là nạn nhân của phần mềm độc hại, lừa đảo hoặc các mối đe dọa khác.

Sao lưu dựa trên đám mây đặc biệt hữu ích trong trường hợp mạng của bạn bị nhiễm phần mềm độc hại. Vì các bản sao lưu đám mây được quản lý từ nhà cung cấp dịch vụ phần mềm sao lưu dữ liệu không được kết nối với cùng một mạng như thiết bị của bạn nên chúng không dễ bị tấn công bởi các loại mối đe dọa tương tự. Ví dụ: nếu bạn vô tình nhấp vào một liên kết lừa đảo và máy tính xách tay của bạn bị nhiễm vi-rút, bạn có thể khôi phục các tệp của mình từ bản sao lưu gần đây trên đám mây. Khi các bản sao lưu được lưu trữ trên thiết bị được bảo vệ, bạn cũng có nguy cơ khiến bản sao lưu bị nhiễm virus.

Tất nhiên, không có mạng nào hoàn toàn không thể bị tấn công mạng. Tuy nhiên, các công ty phần mềm sao lưu dữ liệu có toàn bộ nhóm chuyên gia an ninh mạng và kỹ sư mạng đám mây để chủ động quản lý và giảm thiểu các mối đe dọa mới. Mặc dù doanh nghiệp của bạn có thể yêu cầu bạn thực hiện nhiều việc không phải sao lưu, nhưng các nhà cung cấp phần mềm sao lưu dữ liệu chỉ tập trung vào bảo mật dữ liệu của bạn.

Phục hồi nhanh chóng

Thời gian ngừng hoạt động có thể cực kỳ tốn kém và thường là thảm họa đối với doanh nghiệp. Bạn cần chọn một giải pháp cho phép bạn phục hồi nhanh chóng trong trường hợp xảy ra thảm họa. Hãy chọn một giải pháp giúp người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm dữ liệu chính xác. 

Khắc phục thảm họa

Mọi doanh nghiệp đều cần có kế hoạch khắc phục thảm họa và kế hoạch đó bao gồm cả nhà cung cấp giải pháp sao lưu của bạn. Nhà cung cấp của bạn có dự phòng gì nếu hệ thống của họ ngừng hoạt động? Điều quan trọng là phải biết rõ về thông tin này, vì thảm họa có nhiều dạng và không có trường hợp loại trừ. Ví dụ: nếu các trung tâm dữ liệu chính của họ nằm trong khu vực địa lý của bạn và toàn bộ khu vực đó bị sự cố lưới điện, thì hoạt động kinh doanh của bạn có thể gặp rủi ro.

Data backup software giúp phục hồi và sao lưu dữ liệu hiệu quả. Đây là phần mềm giúp ích rất nhiều cho các hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp