Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Word cực đơn giản và nhanh chóng

Sơ đồ được dùng phổ biến trong thiết kế và dẫn chứng các công việc hoặc chương trình phức tạp. Chúng giúp hình ảnh hóa các vấn đề giúp cho người xem dễ hình dung việc gì đang diễn ra. Sau đó họ có thể tìm được nút thắt, điểm yếu của các vấn đề chưa rõ ràng khác trong vấn đề đó. Không những thế trong quá trình vẽ sơ đồ trong Word bạn sẽ hiểu logic vấn đề và cung cấp thông tin chi tiết để mọi thứ được hoàn hảo hơn.

Chung quy lại việc vẽ sơ đồ có những công dụng cụ thể như: Kiểm tra tất cả quá trình; Truyền đạt các bước trong quá trình một cách dễ hiểu; hệ thống lại toàn bộ vấn đề và kiến thức; Hoàn thiện quy trình bằng cách loại bỏ các bước dư thừa; Tìm và khắc phục sự cố tiềm ẩn; Cải thiện quy trình.

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ trong Word đơn giản bằng công cụ có sẵn

Bạn chẳng cần phải tìm kiếm công cụ để tạo sơ đồ ở đâu xa vì chính bản thân Microsoft Word đã cung cấp đủ loại công cụ hay ho để giúp bạn vẽ sơ đồ rồi. Dưới đây là cách vẽ sơ đồ trên Word bằng 02 công cụ phổ biến là Smart Art và Shapes:

Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Smart Art

Vẽ sơ đồ bằng Smart Art giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn việc sử dụng các mẫu sơ đồ mà hệ thống gợi ý. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau đây là được:

+ Bước 1: Mở Microsoft Word và chọn “Insert” => “Smart Art“

Lưu ý: Với phiên bản Word 2007, 2010 và 2016 thì nút “Smart Art” sẽ nằm cạnh nút “Shapes“, còn với Word 2013 thì nút Smart Art sẽ nằm ở vị trí phía trên Chart khi nhấn vào Insert.

+ Bước 2: Hộp Smart Art xuất hiện và bạn tiến hành chọn ra loại sơ đồ mà mình mong muốn. Các loại sơ đồ bao gồm:

• Cycle (dạng hình tròn)
• Hierarchy (dạng sơ đồ phân cấp)
• List (dạng danh sách)
• Matrix (ma trận)
• Picture (dạng sơ đồ có thể chèn thêm hình ảnh bên ngoài vào)
• Process (dạng sơ đồ quá trình)
• Pyramid (dạng sơ đồ hình kim tự tháp)
• Relationship (biểu đồ quan hệ)

Chọn xong loại sơ đồ bạn nhớ nhấn “OK” nhé!

+ Bước 3: Tiếp theo, bạn điền nội dung sơ đồ vào phần “Text” hiển thị trong sơ đồ.

Lưu ý: Bạn có thể thêm hoặc xóa bất cứ ô nào trong mẫu sơ đồ. Muốn xóa thì chọn vào ô muốn xóa rồi chọn “Delete” là được. Còn nếu bạn muốn thêm ô thì hãy click vào “Design”, tiếp đó bạn chọn “Add Shapes“. Các tùy chọn sau đây sẽ hiện ra để bạn có thể lựa chọn:

• Add Shape Above: nghĩa là thêm ô vào phía trên
• Add Shape Below: nghĩa là thêm ô vào phía dưới
• Add Shape After: Thêm ô vào phía sau (xuất hiện phía bên tay phải)
• Add Shape Before: Thêm ô vào phía trước (xuất hiện phía bên tay trái)

+ Bước 4: Nếu bạn không thích màu mặc định của sơ đồ và muốn thay đổi theo ý thích của mình thì bạn hãy vào mục “Design” và chọn “Change Color” nhé!

Cách vẽ sơ đồ trong Word bằng Shapes

Nếu không chọn Smart Art thì bạn có thể vẽ sơ đồ trong Word bằng công cụ Shapes, tuy nhiên cách này sẽ mất thời gian hơn so với dùng Smart Art. Dưới đây là cách vẽ sơ đồ Word bằng Shapes để bạn tham khảo:

+ Bước 1: Bạn cần liệt kê trong đầu hoặc liệt kê ra giấy các thông tin bạn muốn thể hiện trên sơ đồ. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn so với thông thường.

+ Bước 2: Vào Microsoft Word => “Insert” => “Shapes” và chọn hình dạng sơ đồ bạn muốn.

+ Bước 3: Tìm vị trí mà bạn muốn vẽ sơ đồ trên trang Word. Nhấn và kéo chuột trái để tạo hình sơ đồ. Dựa vào các thông tin bạn muốn thể hiện trên sơ đồ, hãy vẽ thêm các hình tương ứng bằng cách nhấn giữ phím Ctrl đồng thời nhấn giữ chuột trái sao cho dấu thập xuất hiện, tiếp đó, bạn có thể kéo thả hình tại vị trí khác. Nếu không thích kiểu nhấn giữ chuột như trên thì bạn có thể chọn cách Copy và Paste bằng tổ hợp phím Ctrl+C và Ctrl+V.

+ Bước 4: Bước tiếp theo đó là chỉnh style. Để chỉnh style sơ đồ theo ý muốn, bạn vào “Format” => “Shape Styles”, các tùy chọn sau sẽ hiện ra để bạn lựa chọn:

Shape Fill: tức là màu của hình nền phía bên trong hình

Shape Outline: Màu sắc, độ dày và kiểu viền (như nét liền, nét đứt…)

Shape Effects: Hiệu ứng (đổ bóng hay 3D…)

+ Bước 5: Tại bước này, bạn cần vẽ các đường thẳng hoặc mũi tên để liên kết các ô của sơ đồ. Bạn vào mục “Insert” => “Shapes” và chọn đường thẳng hay mũi tên là tùy theo nhu cầu của bạn.

Nếu muốn chỉnh độ dày của đường thẳng hoặc mũi tên thì vào “Format” => “Shape Outlines” => vào mục “Weight” để chọn độ dày bạn muốn.

Khi vẽ sơ đồ gồm có nhiều hình khác nhau thì bạn nên nhóm chúng lại để tránh bị xô lệch khi tiến hành thay đổi bố cục sơ đồ. Hãy nhấn Ctrl, tiếp đó click chuột chọn hết toàn bộ sơ đồ, cuối cùng bạn nhấp chuột phải và chọn “Group” là xong.

+ Bước 6: Điền nội dung vào sơ đồ: Chọn hình, nhấp chuột phải vào “Add Text” rồi nhập nội dung bạn cần vào.

Cách vẽ sơ đồ trong Word 2003 – 2019 (dạng biểu đồ)

Ở phần này, Bài viết sẽ hướng dẫn cho bạn cách vẽ biểu đồ trong Word 2003 cho đến 2019 nhé!

Đối với Word 2003

Bước 1: Bạn mở Microsoft Word => vào “Insert” => “Picture” => “Chart”.
Bước 2: Biểu đồ sẽ hiện ra trong Word 2003 chỉ có một kiểu biểu đồ mặc định và nó sẽ tự động chèn kiểu biểu đồ đó vào trang Word của bạn khi bạn muốn tạo biểu đồ. Bạn tiến hành nhập số liệu vào bảng số liệu mà hệ thống đưa cho, khi nhập xong thì tắt bảng số liệu đó đi là được.

Bước 3: Sau khi nhập số liệu xong, nếu bạn muốn tiếp tục chỉnh sửa thông tin của biểu đồ thì double click vào biểu đồ là được. Còn nếu muốn quay trở lại việc soạn thảo văn bản thì click chuột vào vùng trắng bên ngoài của biểu đồ là được. Ngoài ra, nếu như bạn không thích kiểu mặc định Column của Word 2003 thì hãy chỉnh sửa theo ý muốn bằng cách Right-click vào biểu đồ=> vào “Chart type” và chọn kiểu biểu diễn biểu đồ bạn muốn.

Cách vẽ sơ đồ trong Word 2007, 2010, 2013

Bước 1: Bạn cần mở Microsoft Word => vào “Insert” => “Chart”.

Bước 2: Tiếp theo, vào phần “Column” => “Clustered Column” => Click “OK”.

Bước 3: Bảng dữ liệu dưới dạng trang tính Excel sẽ hiện ra và bạn cần tiến hành nhập dữ liệu. Làm xong bạn chỉ việc tắt bảng đó đi là được. Nếu như muốn sửa lại dữ liệu của biểu đồ thì bạn double click vào biểu đồ, bảng dữ liệu sẽ hiện ra để bạn thao tác. Nếu muốn thay đổi kiểu biểu đồ thì right click vào biểu đồ và vào “Change Chart Type” rồi lựa chọn kiểu mà bạn thích.

Cách vẽ sơ đồ trong Word 2016, 2019

Bước 1: Vào tab Insert và Chọn công cụ “Chart”.

Bước 2: Chọn dạng biểu đồ bạn muốn trong cột danh sách phía bên trái màn hình. Bạn hãy chọn kiểu trình bày bạn muốn rồi click “OK”.

Bước 3: Một bảng số liệu dưới dạng file Excel sẽ hiện ra, lúc này bạn hãy tiến hành nhập số liệu vào nhé! Sau khi nhập xong, bạn tắt bảng số liệu đó đi và vậy là đã hoàn thành quá trình vẽ sơ đồ rồi!

Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách vẽ sơ đồ trong Word bằng nhiều cách khác nhau. Sơ đồ sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, khoa học và ghi được điểm với người xem. Chúc bạn thực hiện sơ đồ thành công và hài lòng nhé!