Cách tính tổng lương trong Excel hiệu quả

Căn cứ để tính lương

Để xác định được bảng lương của nhân sự, bạn cần phải tổng hợp các số liệu sau đây:

• Bảng chấm công, phiếu xác nhận hoàn thành công việc và giấy xin nghỉ phép (nếu có).
• Hợp đồng lao động đã ký kết.
• Mức lương tối thiểu vùng được quy định mới nhất, đây là mức lương tối thiểu mà doanh nghiệp trả cho người lao động.
• Kê khai những khoản thu nhập có chịu thuế và không chịu thuế TNCN.
• Tính toán mức thuế TNCN phải nộp.
• Mức đóng BHXH.
• Tỷ lệ trích đóng BHXH mà doanh nghiệp phải nộp và trích trừ vào lương người lao động. Căn cứ vào tỷ lệ này để xác định được số tiền đóng bảo hiểm.
• Quy chế thưởng phạt của công ty

Hướng dẫn cách tính tổng lương trên Excel

Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách tính tổng lương trên Excel chính xác, đơn giản, đảm bảo được đầy đủ những tiêu chí cần thiết.

Các chỉ tiêu trong bảng thang lương

Để việc tính tổng lương chính xác, trước tiên bạn cần hiểu rõ về các chỉ tiêu cơ bản có trong bảng lương.

Lương cơ bản

Đây là mức lương được thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp. Trong hợp đồng lao động được ký kết sẽ hiển thị số tiền này. Lương cơ bản còn được dùng để làm căn cứ đóng các khoản bảo hiểm. Chiếu theo mức lương tối thiểu vùng thì lương cơ bản không được thấp hơn.

Lương công việc

Lương công việc có thể hiểu là mức lương thực mà doanh nghiệp trả cho người lao động trong một tháng làm việc. Thường thì mức lương này sẽ cao hơn lương cơ bản, do được cộng thêm các khoản phụ cấp như: trách nhiệm, thâm niên hay năng lực… Cùng các khoản hỗ trợ thêm trong quá trình làm việc như tiền ăn trưa, ăn ca, tiền công tác phí, tiền điện thoại và xăng xe đi lại…

Ngày công thực tế

Đây là những ngày trong tháng mà người lao động đi làm thực tế, nó được thể hiện rõ nhất qua bảng chấm công. Dựa vào ngày công thực tế để tính được lương thực lĩnh của mỗi người.

Các khoản giảm trừ theo lương

Được hiểu là các khoản trích từ lương của người lao động để tham gia đóng bảo hiểm. Cụ thể các khoản đóng được quy định:

Thuế thu nhập cá nhân

Thuế thu nhập cá nhân sẽ trừ vào lương của người lao động, với những cá nhân ký hợp đồng trên 03 tháng thì bạn dùng cách tính lũy tiến từng phần. Trường hợp với nhân viên thử việc, người lao động thời vụ hoặc hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì khấu trừ 10% trên tổng lương.

Để tránh nhầm lẫn, cách tốt nhất là bạn nên tính phần thuế TNCN này vào một bảng riêng, sau đó điền vào bảng lương chính.

Cách tính lương

Dựa theo bảng mẫu trên, bạn tính lần lượt từ lương tháng (lương thực tế) đến tổng lương và lương thực lĩnh.

Lương tháng (lương thực tế)

Có 02 cách để tính ra được lương thực tế của người lao động. Tùy theo quy định của từng doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn công thức tính sao cho phù hợp.

• Cách 1: Lương tháng = lương HĐ tháng/ngày công chính của tháng x số ngày thực tế đi làm
• Cách 2: Lương tháng = lương HĐ tháng/26 (hoặc 24) x số ngày đi làm thực tế

Lưu ý tiền lương ngày để trả cho 01 ngày làm việc của người lao động, số tiền này được xác định bằng cách lấy tiền lương tháng chia cho số ngày đi làm trong tháng. Ngày công trên thực tế 24 hoặc 26 ngày tùy vào mỗi doanh nghiệp. Thế nhưng quy định tối đa là không quá 26 ngày.

Tổng lương

Tổng lượng được tính theo công thức: Tổng lương = lương thực tế + phụ cấp

Với những khoản trích trừ từ lương, chính là khoản trích ra để đóng bảo hiểm, bạn lấy số lương cơ bản nhân với các tỷ lệ đóng bảo hiểm đã quy định.

Lương thực lĩnh

Đây là số tiền mà người lao động nhận được sau khi đã giảm trừ các khoản vào lương.

Lương thực lĩnh = Tổng lương – các khoản trích trừ – Thuế TNCN (nếu có)

Bảng lương sau khi hoàn thành, bạn cần mang đến cho giám đốc hoặc người phụ trách ký nhận. Lưu ý là là bảng lương được coi là hợp lệ và đúng quy định khi có đủ tất cả chữ ký của doanh nghiệp và người lao động. Chứng minh rằng việc doanh nghiệp đã trả đúng và đủ số tiền cho công sức lao động trong tháng của nhân viên.

Trường hợp doanh nghiệp có lương làm thêm giờ, tăng ca hoặc đi làm vào ngày lễ… thì khi tính lương cần cộng thêm khoản này nữa. Theo quy định hiện tại thì:

• Lương làm ngoài giờ các ngày trong tuần được tính lên 150%
• Đi làm vào ngày nghỉ cuối tuần là: 200%
• Vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương là: 300%

Các hàm, công thức Excel chính hỗ trợ tính lương trong Excel

Khi làm kế toán tiền lương, bạn cần phải nắm được danh sách nhân viên của công ty, thông tin về hợp đồng lao động của mỗi người và thực hiện chấm công, tính lương thực hiện theo tháng. 

Vì vậy, bài viết sẽ liệt kê cho bạn các hàm, công thức Excel liên quan đến việc xử lý công lương, truy vấn, tìm kiếm và tra cứu thông tin nhân viên có trong bảng danh sách nhân viên.

Cần nắm vững các hàm Excel này vì tính ứng dụng và tần suất sử dụng trong nghiệp vụ chuyên môn của các vị trí hành chính nhân sự là rất lớn.

Hàm IF

Cú pháp: =IF (điều kiện, giá trị A, giá trị B).

Nếu thỏa mãn điều kiện đạt được thì giá trị sẽ là A, còn nếu không thỏa mãn điều kiện thì giá trị sẽ là B.

Hàm IF lồng nhau

Công thức là: =IF(điều kiện 1,giá trị A,if(điều kiện 2, giá trị B, điều kiện 3, giá trị C… giá trị H)))

Nếu thỏa mãn điều kiện 1, thì đó là giá trị A, nếu thỏa mãn điều kiện 2, thì đó là giá trị B… Không là giá trị H (chú ý hàm sử dụng với nhiều điều kiện. Ví dụ công thức tính thuế Thu nhập cá nhân)

Hàm Sum (Tính tổng các số)

Công thức như sau: =SUM((number1,number2, …) hoặc Sum(A1:An)

• Number1 là số 1
• Number2 là số 2

Hàm Sumif (hàm tính tổng có điều kiện)

Công thức đó là: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

• range Bắt buộc. Phạm vi ô mà bạn muốn đánh giá theo tiêu chí. Các ô trong mỗi phạm vi phải là số hoặc là tên, mảng hay tham chiếu chứa số, giá trị trống và giá trị văn bản bị bỏ qua.
• criteria Bắt buộc. Tiêu chí ở dạng số, biểu thức, tham chiếu ô và văn bản hoặc hàm xác định sẽ cộng các ô nào.
• sum_range Tùy chọn. Các ô thực tế để cộng nếu như bạn muốn cộng các ô không phải là các ô đã xác định trong đối số range. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel sẽ cộng các ô được xác định trong đối số range (chính các ô đã được áp dụng tiêu chí).

Hàm Sumifs (Tính tổng có nhiều điều kiện)

Công thức như sau: =SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2…)

• sum_range là các ô cần tính tổng, gồm các số, tên vùng, mãng hay các tham chiếu đến các giá trị. Các ô trống hay chứa chuỗi (Text) sẽ bị bỏ qua.
• criteria_range1, criteria_range2, … có thể khai báo từ 1 - 127 vùng dùng để liên kết với các điều kiện cho vùng.
• criteria1, criteria2, … có thể có từ 1 - 127 điều kiện ở dạng cọn số, biểu thức, tham chiếu hoặc là  chuỗi.

Hàm xử lý thời gian

• Hàm DATE(year,month,day) là hàm tạo ra một giá trị ngày tháng xác định rõ bởi năm, tháng, ngày.
• Hàm YEAR(serial_number) là hàm theo dõi số năm của một giá trị ngày tháng.
• Hàm MONTH(serial_number) là hàm theo dõi số tháng của một giá trị ngày tháng.
• Hàm DAY(serial_number) là hàm theo dõi số ngày của một giá trị ngày tháng.
• Hàm HOUR(serial_number) dùng để theo dõi số giờ của một giá trị thời gian.
• Hàm MIN(serial_number) để theo dõi số phút của một giá trị thời gian.

Hàm VLOOKUP

Công thức cụ thể là: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

Hàm VLOOKUP là hàm truy vấn và tìm kiếm thông dụng nhất. 

Tuy nhiên đối tượng tìm kiếm (lookup_value = Mã nhân viên / Tên nhân viên) yêu cầu phải nằm trong cột đầu tiên bên trái của vùng bảng tìm kiếm (table_array = Bảng Danh sách nhân viên).

Mong rằng qua hướng dẫn cách tính tổng lương trên Excel, bạn đã phần nào có thêm kiến thức để làm việc. Với việc tính lương bạn cần phải hết sức cẩn thận, làm thật chi tiết và tỉ mỉ để đảm bảo tính chính xác. Chúc bạn luôn luôn hoàn thành tốt công việc của mình!