Timesheet là gì? Tại sao doanh nghiệp cần nên sử dụng timesheet?

Timesheet là gì?

Timesheet theo tiếng Việt có nghĩa là bảng chấm công. Trong doanh nghiệp, công ty nó được dùng để cho bộ phận kế toán có thể xác định được giờ công và tính lương cho nhân viên một cách chính xác. Đồng thời nhờ có bảng timesheet này, người nhân viên có thể đối chiếu với số ngày công đi làm có chính xác và rõ ràng hay không.

Bảng chấm công timesheet có thể được truy xuất từ phần mềm, công cụ quản lý của doanh nghiệp. Thậm chí có thể là một bảng timesheet được ghi chép thủ công. Bảng chấm công này rất quan trọng và cần thiết trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Đối tượng cần sử dụng timesheet là kế toán, trưởng phòng, bảo vệ, giám đốc,... nói chung ai cũng có thể sử dụng để quản lý công việc được hiệu quả hơn.

Trong doanh nghiệp, lợi ích của timesheet là gì?

Như đã đề cập ở trên, không một công ty, doanh nghiệp lớn nào mà không sử dụng timesheet để quản lý các công việc đặc thù. Nó đem lại lợi ích không những cho doanh nghiệp mà còn là lợi ích cho từng cá nhân trong tập thể.

Chấm công cho nhân viên

Nếu có ai thắc mắc ứng dụng đầu tiên của timesheet là gì thì đó chính là dùng để chấm công cho nhân viên. Đối với những doanh nghiệp hoạt động với quy mô đông nhân viên thì bạn bắt buộc phải cần timesheet để có thể quản lý nhân viên của mình một cách chính xác nhất như: ngày nghỉ, ngày đi làm, ngày tăng ca,... để tránh xảy ra sai sót và khiếu nại khi tổng kết lương.

Một số quy trình tổng kết bảng chấm công có thể sẽ gồm các bước sau:

• Bảng thảo chấm công có chứa dữ liệu chấm công hằng ngày.
• Nhân viên sẽ được xem và kiểm tra bảng thảo chấm công này trước khi trình lên cấp quản lý.
• Người quản lý sẽ kiểm tra và đối chiếu lại, nếu đúng sẽ duyệt bảng chấm công này. 

Ngày này để việc quản lý trở nên tiện và đơn giản hơn, có rất nhiều phần mềm chuyên nghiệp kết hợp timesheet vào dịch vụ của mình. Một vài phần mềm quản lý còn tích hợp kèm chức năng chăm sóc khách hàng rất tiện lợi.

Timesheet dùng để kiểm tra quỹ thời gian của nhân viên

Hiện nay trường hợp nhân viên đi làm đúng giờ nhưng sử dụng quỹ thời gian làm việc riêng, không có người giám sát khiến năng suất làm việc giảm đi đáng kể. Đây là vấn đề mà nhiều chủ doanh nghiệp rất đau đầu để tìm hướng giải quyết. Nhưng từ khi áp dụng timesheet vào hoạt động, các cấp quản lý có thể dễ dàng kiểm tra quỹ thời gian của nhân viên hơn.

Từng kỳ báo cáo, nếu bạn thấy nhân viên của mình làm việc không hiệu quả hoặc đạt năng suất không cao thì có thể yêu cầu nhân viên lập timesheet các công việc làm trong kỳ vừa rồi, dành thời gian để làm gì, đi đâu. Dựa vào bảng đó đối chiếu xem nhân viên đã sử dụng quỹ thời gian có hợp lý hay chưa, từ đó góp ý, xử lý và điều chỉnh cho phù hợp.

Lập kế hoạch cho công việc, dự án sắp tới

Để đảm bảo nhân viên của mình thực hiện đúng kế hoạch công việc dự án đã đề ra, người chịu trách nhiệm quản lý phải xác định rõ từng giai đoạn và công việc của từng nhân viên.

Timesheet trong trường hợp này là một công cụ đắc lực giúp bạn dễ dàng quản lý và giải quyết vấn đề này. Bạn sẽ lên kế hoạch, phân chia công việc chi tiết cho nhân viên theo từng mốc thời gian.

Mốc thời gian càng chia nhỏ thì bạn càng chủ động nắm được tiến độ của dự án. Việc phân chia công việc theo timesheet sẽ giúp nhân viên xác định được họ cần phải làm việc gì và lên phương án thực hiện việc đó sao cho đúng tiến độ. 

Có nên sử dụng timesheet trong công việc?

Thử đặt vào trường hợp quay ngược về cách đây hơn 20 năm, lúc mà internet còn quá xa vời với con người Việt Nam ta. Liệu rằng bạn có thể quản lý chính xác giờ công, kế hoạch, quản lý cuộc họp, gặp gỡ khách hàng nếu không dùng timesheet hay không? Câu trả lời là không thể hoặc rất tốn công sức mà đem lại hiệu quả thấp.

Ngay nay khi mà thời đại công nghệ 4.0 ngày càng phát triển và nâng cấp hơn. Các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí hoạt động nhờ sử dụng các phần mềm quản lý thông minh, cơ bản những phần mềm này đều dựa trên nhiệm vụ và chức năng của timesheet.

Timesheet đem đến nhiều hiệu quả tốt nhưng bên cạnh vẫn có một số hạn chế. Nhân viên sẽ cảm thấy chán nản, lập timesheet để đối phó, cho có hình thức nếu các cấp lãnh đạo không dành thời gian và nâng cao tầm quan trọng của nó. Kéo dài việc này sẽ gây một tâm lý khó chịu cho nhân viên và mất đi sự kính nể với cấp trên.

Ngược lại nếu cấp trên bắt phải lập báo cáo liên tục, tần suất dày đặc thì sẽ khiến nhân viên cảm thấy mất tự do, bị kiểm soát quá mức trong khi vẫn đem lại lợi ích cho công ty.

Sự kết hợp giữa phần mềm work log và timesheet là gì?

Trong các doanh nghiệp, hai phần mềm được sử dụng phổ biến trong việc quản lý công việc là work log và timesheet. Tuy nhiên việc kết hợp giữa phần mềm quản trị, chăm sóc khách hàng với timesheet thì rất hiếm thấy. Đặc biệt có một số phần mềm CloudPro tích hợp đủ tính năng quản lý công việc, chăm sóc khách hàng tiềm năng và quản lý nhân viên. 

Timesheet trong phần mềm đó được xem là thời gian biểu, cho phép doanh nghiệp giám sát toàn bộ thời gian làm việc của mình. Thời gian hoàn thành dự án, tiến độ công việc hay bất kỳ yếu tố nào trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Tinh năng work log có thể hiểu là nhật ký công việc. Cho phép người sử dụng có thể xem lại các công việc cũng như các thông tin liên quan đến công việc đó. Từ đó kết hợp với timesheet để nắm bắt được các tài liệu liên quan khi dự án hoàn thành.

Suy cho cùng, cả 2 tính năng work log và timesheet đều nhằm đến một hiệu suất làm việc cao. Từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên, quản lý các tác vụ, phòng ban khác. Từ đó sẽ đưa ra các nhiệm vụ, các KPI và mức lương phù hợp với từng cá nhân, từng vị trí công việc. 

Nhờ có timesheet mà có thể đưa ra nhiệm vụ và mục tiêu rõ ràng cho nhân viên, giúp nhân viên nhận biết được nhiệm vụ cần phấn đấu và thực hiện, góp phần tăng năng suất và hiệu quả công việc cho từng doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin hay và vô cùng hữu ích liên quan đến chủ đề được đề cập, hi vọng các bạn sẽ hài lòng với dữ liệu chúng tôi cung cấp. Để cập nhật thêm kiến thức mới nhất hàng ngày về lĩnh vực Bất động sản/Môi giới bđs - Kinh tế tài chính - Đầu tư – Thị trường IPO - Hỏi đáp phát luật - Công nghệ, hãy truy cập Chuyên trang Tin tức của website Meeyland.com.