Tìm hiểu công việc của trợ lý giám đốc và lương trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc là gì?

Trợ lý giám đốc (Assistant Manager) là thư ký cấp cao, là người hỗ trợ sắp xếp, đảm bảo các công việc thường ngày của giám đốc được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả nhất. Trợ lý giám đốc phải biết sắp xếp công việc khoa học để giúp giám đốc xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất. Để làm ở vị trí trợ lý giám đốc giỏi bạn cần tích lũy các kiến thức nghề nghiệp, kinh nghiệm và kỹ năng trong ngành. Bên cạnh đó, với vị trí công việc này bạn phải luôn chủ động, chu toàn nhất là khi giám đốc đi vắng mặt.

Người trợ lý không chỉ đơn thuần trực tiếp giúp việc cho giám đốc, xem xét và đánh giá tình hình mà còn đóng góp ý kiến để giám đốc tham khảo trước khi đưa ra quyết định. Trong một vài trường hợp, trợ lý giám đốc là người giải quyết một số công việc do giám đốc ủy quyền.

Làm trợ lý không có nhiều thời gian rảnh rỗi, khi cấp trên nghỉ thì họ vẫn phải làm việc. Để đảm nhận vị trí này đòi hỏi bạn phải là người có năng lực thật sự, đặc biệt khả năng ngoại ngữ của bạn phải tốt. Ngoài công việc chuyên môn, mỗi trợ lý còn mang lại sự thành công cho công ty về mặt xã hội qua tác phong chuyên nghiệp, luôn tỏ ra lạc quan cùng chút hài hước trong các cuộc tranh luận.

Trong thế giới của nghề trợ lý giám đốc thì nữ giới luôn chiếm đa số. Họ được ưu tiên chọn vì có các đức tính mà nam giới khó đạt được như cẩn thận, khéo léo,...

Mức lương trợ lý giám đốc

Thu nhập của trợ lý giám đốc sẽ phụ thuộc kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn và quy mô hoạt động. Công việc này đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn, kỹ năng nên mức lương thường cao hơn các công việc còn lại. Trung bình thu nhập của trợ lý giám đốc từ 9-16 triệu đồng/tháng. Tiền lương sẽ được tăng dần theo số năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí này. Ngoài ra, khi bạn đảm nhiệm giữ vai trò cánh tay đắc lực của sếp thì thu nhập của bạn có thể 45 triệu đồng/tháng hoặc hơn thế. 

Ở Việt Nam mức lương trợ lý giám đốc sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn và quy mô hoạt động. Theo khảo sát và tổng hợp từ những thông tin tuyển vị trí trợ lý giám đốc mức lương như sau:

• Mức lương trung bình dao động khoảng từ 14 triệu đồng/tháng.
• Mức lương phổ biến: Từ 10 đến 15 triệu đồng/tháng.
• Yêu cầu kinh nghiệm: Từ 01 đến 03 năm.

Đây là mức lương trung bình tham khảo, mức lương sẽ được điều chỉnh theo từng công ty, doanh nghiệp...

Công việc của trợ lý giám đốc

Nhiều bạn nghĩ công việc trợ lý giám đốc đơn giản, nhẹ nhàng như sắp xếp lịch làm việc, tạo cuộc hẹn với đối tác, xử lý sổ sách, giấy tờ hay chuẩn bị nội dung cuộc họp,... Tuy nhiên, thực tế công việc của trợ lý giám đốc lại khó khăn và đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng hơn. Cụ thể công việc của một trợ lý giám đốc bao gồm: 

• Thực hiện quản lý và giám sát thực hiện các công việc theo yêu cầu của cấp trên.
• Tiếp nhận, triển khai các chỉ đạo của giám đốc xuống các phòng ban.
• Lập báo cáo kết quả định kỳ cho giám đốc/trưởng phòng ban công ty.
• Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện công việc liên quan đến nhân sự và ngân sách của công ty.
• Đại diện cho giám đốc đưa ra các quyết định trong quyền hạn hoặc thay mặt khi giám đốc vắng mặt.
• Thực hiện những công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.

Để trở thành trợ lý giám đốc giỏi cần kỹ năng gì?

Công việc trợ lý giám đốc không hề dễ để làm tốt, bạn phải luôn trang bị cho mình các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc. Cụ thể các kỹ năng cơ bản và cần thiết nhất để trở thành trợ lý giám đốc đó là: 

• Kỹ năng ngoại ngữ, văn phòng: Là một trợ lý giám đốc bạn bắt buộc phải giỏi máy tính văn phòng và giao tiếp lưu loát bằng tiếng anh/ngoại ngữ khác theo yêu cầu công việc.
• + Kỹ năng giao tiếp: Để làm tốt công việc của một trợ lý giám đốc bạn cần có khả năng lắng nghe và giao tiếp để đáp ứng yêu cầu trong công việc. Trong quá trình làm việc bạn cần phải lắng nghe mong muốn của khách hàng để hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất. Với nhân viên trong công ty, trợ lý giám đốc truyền đạt thông tin của giám đốc, giao trách nhiệm và giải quyết các tranh chấp. Một trợ lý giỏi cũng cần có khả năng đọc ngôn ngữ cơ thể và nét mặt của khách hàng để điều chỉnh thông điệp, từ đó đưa ra cách giải quyết phù hợp.
• Kỹ năng lãnh đạo: Công việc của trợ lý giám đốc sẽ phải xử lý khiếu nại, giao nhiệm vụ, giám sát hiệu quả của nhân viên. Một trợ lý có khả năng lãnh đạo, dẫn dắt tốt sẽ là trợ thủ đắc lực cho giám đốc của mình trong công việc. 
• Khả năng ra quyết định: Thông thường trợ lý giám đốc là người đại diện hoặc thay mặt giám đốc đưa ra các quyết định nhỏ và lớn tại nơi làm việc theo sự ủy quyền của lãnh đạo. Để đạt được hiệu quả khi thực hiện công việc, quyền hạn của trợ lý giám đốc bạn cần có suy nghĩ, đánh giá nhanh chóng mọi tình huống và đưa ra phương án giải quyết có lợi cho các bên liên quan.
• Tinh tế và cẩn trọng: Giám đốc dù là sếp của bạn, nhưng cũng có ưu khuyết điểm và sẽ có những cảm xúc cá nhân. Bạn cần tinh tế trong việc suy đoán nhu cầu, thói quen, sở thích cũng như phong cách của sếp và cẩn trọng thực hiện nó. Điều này không chỉ giúp sếp của bạn có thể phát huy tốt nhất trong công việc mà còn giúp bạn thuận lợi hơn rất nhiều trong quá trình quản lý và sắp xếp.
• Khả năng thích nghi cao: Phạm vi công việc của trợ lý giám đốc rất lớn, thế nên, các vấn đề mà bạn sẽ phải đối mặt cũng sẽ tăng lên theo cấp số nhân. 

Bạn gần như không có vùng an toàn, luôn phải tiếp xúc và giải quyết các vấn đề từ nhỏ như lục đục nội bộ giữa nhân viên đến lớn như những vấn đề của lãnh đạo. Do đó, bạn cần có khả năng thích nghi cao và tính linh hoạt trong xử lý để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Làm trợ lý giám đốc học ngành gì? 

Khác với những ngành nghề có tính chất chuyên môn đặc thù, hiện nay vẫn chưa có trường học hay cơ sở nào có chương trình đào tạo chính quy và bài bản cho nghề trợ lý giám đốc.

Tuy nhiên, như đã nói ở trên, nghề trợ lý giám đốc đòi hỏi bạn cần phải có hiểu biết và chuyên môn nhất định trong lĩnh vực mà công ty đang hoạt động. 

Vậy nên, đối tượng có thể tiếp cận nghề này tuy không bị hạn chế bởi chuyên ngành nhưng cũng vẫn có các yêu cầu nhất định về kiến thức.

Một số ngành có thể có lợi thế khi làm nghề này đó là: Quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, cử nhân ngôn ngữ, v.v.

Một số câu hỏi phỏng vấn vị trí trợ lý giám đốc 

Nếu bạn đang quan tâm vị trí trợ lý giám đốc và muốn ứng tuyển, hãy chuẩn bị trước câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp trong buổi phỏng vấn tuyển trợ lý giám đốc nhé!

• Bạn thường sắp xếp lịch trình công việc như thế nào? Và bạn có sử dụng công cụ hỗ trợ gì cho việc sắp xếp và theo dõi lịch trình công việc hay không?
• Bạn sẽ làm gì khi xảy ra mâu thuẫn với giám đốc của mình?
• Hãy chia sẻ một số kinh nghiệm đáng nhớ của bạn trong việc điều chỉnh lịch trình do phát sinh không mong muốn?
• Khi phải đối mặt với nhiều deadline một lúc, bạn sẽ giải quyết như thế nào?
• Theo bạn, điều gì là tố chất quan trọng nhất đối với một người trợ lý?
• Bạn sẽ làm gì khi một giám đốc khác yêu cầu bạn cung cấp thông tin về giám đốc của mình?
• Theo bạn khó khăn lớn nhất khi làm trợ lý giám đốc là gì và bạn xử lý nó như thế nào?

Qua bài viết vừa rồi, hy vọng bạn đã thực sự hiểu rõ tính chất của công việc trợ lý giám đốc và mức lương trợ lý giám đốc. Mỗi ngành nghề đều sẽ có những ưu và khuyết điểm của nó, nhưng chỉ cần bạn đủ đam mê và nỗ lực, bạn nhất định sẽ gặt hái được quả ngọt. Chúc bạn thành công!