Sales admin là gì? Những yêu cầu đối với công việc này

Trong các công ty, doanh nghiệp thì vị trí Sales Admin không thể thiếu, đồng thời, đây cũng là một công việc có nhiều đãi ngộ cao nhưng cũng phải chịu khá nhiều áp lực và yêu cầu nhiều kĩ năng linh hoạt để có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể chịu áp lực và trách nhiệm đối với công việc này cho nên đây vừa là cơ hội vừa là thách thức cho những ai ứng tuyển vị trí Sales Admin trong các doanh nghiệp, công ty.

1. Sales Admin là gì?

Hiểu một cách đơn giản thì Sales Admin (hay còn có tên đầy đủ là Sales Administrator) chính là người giữ vị trí thư ký phòng kinh doanh hay trợ lý kinh doanh. Những người này chịu sự quản lý, làm việc và điều hành dưới quyền giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng. Vị trí này không phải là nhân viên kinh doanh mà họ sẽ phải phối hợp với các bộ phận khác để hỗ trợ hoạt động kinh doanh, bán hàng của nhân viên kinh doanh và các phòng ban được diễn ra suôn sẻ theo cách tốt nhất, mang lại nguồn lợi nhuận cao cho công ty. Bên cạnh đó, Sales Admin sẽ là người tổng hợp, báo cáo trực tiếp về doanh số, tình hình kinh doanh và các vấn đề liên quan cho giám đốc kinh doanh hoặc nhận sự chỉ đạo trực tiếp để họ nắm bắt được tình hình.

2. Mô tả công việc chi tiết của Sales Admin trong mỗi doanh nghiệp

Có thể nói, Sale Admin giữ vai trò khá quan trọng và cũng là người gần như thâu tóm được hết mọi công việc, hoạt động kinh doanh nên họ sẽ phải đảm nhiệm khá nhiều công việc như sau:  

Tiếp nhận và xử lý đơn hàng

Thông thường khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến công ty thông qua các nền tảng website, điện thoại, thư đặt hàng, email hoặc từ các tổng đài viên, đại diện bán hàng của doanh nghiệp. Khi có đơn hàng gửi về Sale Administrator sẽ phải kiểm tra thông tin, tình trạng của các đơn đặt hàng và check lại xem thông tin khách hàng cung cấp đã đầy đủ và chính xác chưa, cũng như thông tin về sản phẩm, dịch vụ họ đặt hàng về số lượng, giá cả, thời gian giao, địa điểm giao hàng, hình thức giao hàng... 
Trong trường hợp thông tin sai lệch phải bổ sung bằng cách gọi lại cho khách hàng để bổ sung thông tin một cách đầy đủ nhất. Đồng thời, Sales Admin cũng sẽ hoàn thiện các đơn đặt hàng trước khi đưa đơn hàng cho phía dưới xử lý giao hàng. 

Nhập đơn hàng vào hệ thống

Sau khi đã xác nhận đơn hàng và bổ sung thông tin chính xác thì Sales Administrator sẽ tiến hành nhập thông tin vào hệ thống máy tính để tránh thiếu sót, đồng thời, để các bộ phận phía dưới có thể tiếp nhận và xử lý giao hàng cho khách hàng chính xác. Sau đó, họ sẽ vẫn phải thực hiện một thao tác là kiểm tra lại tình trạng thanh toán, hạn mức công nợ của khách hàng rồi sau đó mới phát hành đơn hàng.
Ngoài ra, Sales Administrator cũng chịu trách nhiệm phải kiểm tra tính chính xác đối với các đơn hàng, đồng thời, bổ sung, cập nhật các thông tin thay đổi nếu phía khách hàng có yêu cầu. Khi nào đơn đặt hàng hoàn thành chính xác thì Sales Admin sẽ yêu cầu bộ phận kế toán lên hóa đơn và nhắc nhở  khách hàng thanh toán.

Quản lý thông tin hồ sơ của khách hàng

Những khách hàng đang thực hiện giao dịch với công ty sẽ do Sales Admin quản lý toàn bộ các thông tin và tiến hành cập nhật khi có thay đổi. Ngoài ra, họ cũng sẽ có trách nhiệm phải tạo hồ sơ cho khách hàng mới với đầy đủ các thông tin như: Tên của người đại điện quản lý đơn hàng, cách thức liên lạc cũng như đơn đặt hàng và hóa đơn. 

Qua việc quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng như vậy sẽ giúp các Sales Administrator nắm bắt đầy đủ thông tin nhờ đó mà cung cấp đầy đủ và chính xác các dữ liệu qua những bản báo cáo bán hàng hàng ngày. Dựa vào đó, bộ phận kinh doanh sẽ có kế hoạch để xây dựng kinh doanh thương hiệu, phối hợp với bộ phận thực hiện các chiến dịch tiếp thị một cách hiệu quả. 

Hỗ trợ, tư vấn bán hàng

Bên cạnh những nhiệm vụ chính thì Sale Admin cũng phải làm thêm một số công việc khác để tham gia hỗ trợ bán hàng bằng như: cung cấp thông tin về thời gian giao hàng, báo giá,... để khách hàng có thể nắm bắt được tính chất sản phẩm mình đang muốn mua. 

Dựa vào quy mô, loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà công việc của Sale Admin sẽ có tính chất khác nhau. Song, hệ thống lại thì Sale Admin sẽ có những công việc cơ bản cần phải thực hiện hàng ngày nhu sau:

- Theo dõi sát sao tiến độ triển khai công việc, xây dựng kế hoạch công tác, đôn đốc, nhắc nhở các thành viên trong bộ phận hoàn thành công việc đúng thời hạn, đó chính là cách để hỗ trợ phòng kinh doanh phát triển một cách quy củ.

- Nghiên cứu soạn thảo, quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để chăm sóc khách hàng và sản phẩm một cách chu đáo như gửi bảng báo giá, soạn hợp đồng, điều phối đặt hàng, giao hàng,...   

- Khi khách hàng hoặc đối tác cần sự tư vấn, hỗ trợ thì Sale Admin sẽ gọi điện để giải thích, chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình thực hiện hoạt động hợp tác, kinh doanh. 

- Theo dõi, đưa ra các khảo sát và giải quyết ổn thoả sự cố phát sinh đối với khách hàng. Xử lý khủng hoảng truyền thông trên các phương tiện đại chúng như các trang mạng xã hội, website hay diễn đàn để tránh làm ảnh hưởng đến hình ảnh công ty.

- Thực hiện lập báo cáo để cập nhật các dữ liệu về tình hình hoạt động của bộ phận kinh doanh để báo cáo ban lãnh đạo công ty.

- Nhận chỉ đạo trực tiếp từ cấp trên hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty để chăm sóc và tìm kiếm khách hàng cũng như thực hiện một số công việc hành chính khác. 

3. Những ngành học liên quan đến Sale Admin

Vị trí Sale Administrator đòi hỏi những người phải biết cách bao quát tình hình tổng thể nên không yêu cầu chuyên sâu cho một lĩnh vực nhất định. Điều kiện quan trọng và tiên quyết đối với vị trí này chính là phải có kiến thức về quản trị, kinh doanh. Vì thế, để ứng tuyển vào vị trí này thì bạn cần có một số bằng cấp liên quan đến chuyên ngành như sau: - Quản trị văn phòng.

- Quản trị kinh doanh.

- Kinh doanh thương mại.

- Kế toán.

- Kinh tế học.

- Luật kinh tế.

- Marketing...

Khi ứng tuyển vào vị trí này một điểm cộng cực lớn chính là những ứng viên đã có kinh nghiệm làm trong lĩnh vực kinh doanh, buôn bán hay có kiến thức chuyên môn đa dạng thì sẽ bao quát được và làm nghề được.

4. Yêu cầu công việc đối với vị trí nhân viên Sales Admin

Vị trí Sales Admin sẽ phải chịu rất nhiều áp lực công việc vì thế để làm được ở vị trí này thì bạn cần đáp ứng được một số yêu cầu như sau: 

- Từng làm việc với vai trò là đại lý hỗ trợ bán hàng hoặc quản trị viên bán hàng cho các công ty, doanh nghiệp

- Có nhiều kinh nghiệm thực tế trong sử dụng các phần mềm Microsoft Office, CRM....

- Cần phải đọc và hiểu được các chỉ số bán hàng và sản phẩm.

- Cần phải chủ động, tận tâm và nỗ lực trong công việc, bên cạnh đó vị trí này yêu cầu những người có tính cách tỉ mỉ, cẩn thận

- Chịu được áp lực công việc, đáp ứng thời gian làm việc một cách linh hoạt.

5. Kỹ năng cần thiết với Sales Admin

Đối với vị trí Sales Admin rất cần các kĩ năng mềm để có thể làm tốt công việc của mình và đáp ứng các yêu cầu cao của công việc chứ không đơn giản chỉ là kiến thức chuyên môn giỏi đã được tuyển dụng:

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Kĩ năng giao tiếp là một yếu tố cực kì quan trọng với phần lớn các ngành nghề hiện nay. Trong đó, nếu giao tiếp tốt sẽ giúp Sales Admin tìm được nhiều tệp khách hàng mới qua đó nâng cao doanh số, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Kỹ năng giao tiếp của một Sales Admin cũng có rất nhiều khía cạnh như tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với khách hàng rồi mới có thể tư vấn, đàm phán sao cho chuyên nghiệp để ký được hợp đồng. Qua đó, có thể cân bằng tối ưu lợi ích giữa khách hàng và doanh nghiệp để hai bên cùng có lợi. Đồng thời, cũng phải tiếp xúc rất nhiều với cấp trên và đồng nghiệp nên họ bắt buộc phải có kĩ năng giao tiếp để tạo mối quan hệ tốt đẹp. 

Thành thạo tin học văn phòng 

Kĩ năng tin học văn phòng cũng rất quan trọng với những người làm Sale Administrator sẽ gần như thay vị trí của giám đốc phải bao quát mọi việc và thường xuyên làm báo cáo công việc. Do đó, Sales Admin sẽ phải làm việc rất nhiều với máy tính nên họ phải thực hiện các thao tác chính xác, nhanh gọn nhất có thể. Vì thế việc thành thạo tin học là một kĩ năng cực kì quan trọng mà một Sales Admin cần có để có thể làm báo cáo, thuyết trình, soạn thảo hợp đồng, soạn đơn đặt hàng cho đối tác. 

Kỹ năng quản lý, sắp xếp thời gian

Sale Administrator sẽ phải làm một khối lượng công việc rất lớn nên một yêu cầu đối với họ là phải biết cách sắp xếp, quản lý thời gian khoa học thì mới có thể nắm vững, kiểm soát và hoàn thành tốt mọi công việc. Nếu như không thể sắp xếp công việc hợp lý thì sẽ khiến cho bộ máy chồng chéo và hoạt động không hiệu quả.

Kỹ năng thuyết trình trước đám đông

Một đặc thù công việc đối với vị trí Sale Administrator là phải đảm nhận thuyết trình t rong các cuộc họp với khách hàng và đối tác. Vì thế, một yêu cầu nữa dành cho vị trí này chính là phải có kĩ năng thuyết trình, sự tự tin và khả năng truyền đạt tốt để mọi người có thể hiểu được những gì bạn muốn nói thì sẽ thuyết phục được họ tin tưởng, lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp sản xuất.

Ngoài ra, Sale Administrator cũng là một vị trí trung gian phối hợp làm việc thường xuyên với phòng kinh doanh hay các bộ phận khác nên kỹ năng làm việc nhóm cũng rất cần thiết để tạo nên một tập thể làm việc chỉn chu, đoàn kết và sẵn sàng hỗ trợ nhau trong công việc qua đó mới mang lại kết quả hoàn hảo cho công việc.

Kỹ năng giải quyết vấn đề và chịu được áp lực công việc

Vấn đề lớn nhất với Sales Administrator chính là áp lực và yêu cầu công việc rất cao, vì thế, phải là người thực sự có năng lực và đam mê thì mới có thể theo đuổi công việc này. Tuy nhiên, bạn cần rèn luyện khả năng chịu đựng áp lực cao, môi trường thường xuyên thay đổi và không ngại khó khăn. Đồng thời, Sales Admin cũng cần phải có kĩ năng giải quyết các công việc phát sinh bất ngờ từ phía khách hàng cũng như cấp trên để công việc diễn ra một cách thuận lợi. 

6. Mức thu nhập trung bình của Sales Admin

Thu nhập của Sale Administrator sẽ được tính bằng lương cơ bản cộng với thưởng theo kết quả công việc họ hoàn thành. Hiện nay, trên thị trường mức lương trung bình của Sales Administrator thường dao động từ 7 – 10 triệu đồng/tháng. Sau khi cộng thêm hoa hồng và thưởng thì mức thu nhập trung bình của họ sẽ dao động trong khoảng 20 đến 25 triệu. Mức lương này có thể thay đổi tùy thuộc vào doanh nghiệp họ làm việc có quy mô như thế nào và hoạt động trong lĩnh vực nào.

Như vậy, có thể nhận thấy vị trí Sales Admin có rất nhiều cơ hội để phát triển bản thân nhưng cũng yêu cầu những người thật sự có năng lực và biết tận dụng tối đa các kĩ năng để hoàn thiện công việc một cách hoàn hảo.