Reservation là gì? Những điều bạn cần biết về Reservation

Reservation là gì?

Reservation là gì? Từ này trong nghĩa gốc tiếng anh có nghĩa là chỉ cho bộ phận phụ trách việc đặt phòng trong khách sạn - nhà hàng. Bộ phận này gần giống với bộ phận tiếp tân nên rất quan trọng trong các khách sạn. Việc tiếp xúc và thúc đẩy khách hàng sử dụng phòng tại khách sạn cũng là cách tăng doanh thu của khách sạn.

Các reservation sẽ ghi nhận lại các thông tin của người sử dụng dịch phùng tại khách sạn qua những thông báo đặt phòng qua trên các tài khoản xã hội của khách sạn. Và trực tiếp bố trí và sắp xếp các phòng theo yêu cầu của người đặt. Và cách làm này sẽ giúp đảm bảo rằng người thuê phòng có thể trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.

Sự liên kết giữa bộ phận reservation và những bộ phận khác

Bộ phận reservation sau khi nhận thông tin book phòng của khách thì sẽ có nhiệm vụ thông báo với bộ phận lễ tân và buồng phòng của khách sạn để sắp xếp phòng cho khách. Họ sẽ phải báo cáo đủ thông tin về số người sẽ trải nghiệm dịch vụ và yêu cầu của khách về căn phòng ở phải thế nào để bộ phận lễ tân của khách sạn lên kế hoạch đón tiếp.

Tiếp theo thì bộ phận buồng phòng của khách sạn sẽ dọn dẹp phòng theo đúng tiêu chuẩn mà reservation thông báo để luôn trong tâm thế sẵn sàng đón tiếp khi khách hàng tới. Và mối liên hệ giữa các bộ phận này rất khăng khít và quan trọng

Những người trong bộ phận đặt phòng này sẽ được gọi là các reservation staff thực hiện việc đặt phòng cho khách hàng và khi đặt phòng thành công thì họ phải cung cấp reservation code cho khách hàng. Các mã code này sẽ được sử dụng khi khách gặp lễ tân để check-in vào phòng.

Những cách đặt phòng của khách hàng

Có rất nhiều cách thức đa dạng để đặt phòng cho một reservation staff. Và cách quen thuộc đó là khách sẽ trực tiếp liên hệ với khách sạn để làm thủ tục thuê phòng. Hoặc cách khác đơn giản và dễ thực hiện hơn đó là bạn sẽ tìm kiếm thông tin và số điện thoại, email của khách sạn đó rồi liên lạc để đặt phòng trên các phương tiện đó và chờ đợi họ phản hồi lại.

Với cuộc sống hiện đại ngày nay thì đã có các khách sạn thuộc vào sự quản lý của các tập đoàn lớn sẽ có lắp đặt hệ thống đặt phòng tại trung tâm. Hệ thống này sẽ kết nối các khách sạn của tập đoàn lại với nên dễ dàng đặt phòng hơn. Bạn cũng có thể trực tiếp đặt phòng ở các hãng hàng không, các hãng lữ hành,….nếu chúng có kết nối với những đại lý trung gian.

Cách cuối cùng đó là sử dụng công nghệ hiện đại 4.0 để đặt phòng trên các app đặt phòng khác nhau trên di động. Và các app đó sẽ có kèm nhiều hình ảnh và thông tin đầy đủ của bạn trước khi sử dụng app. Khi bạn dùng app để book phòng thì chỉ cần tìm khách sạn bạn thích và tiến hành book phòng là xong.

Nhiệm vụ của một reservation là gì?

Một reservation staff sẽ có nhiệm vụ là ghi lại thông tin đặt phòng của khách và nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp. Nên các cách làm việc của một reservation staff sẽ phức tạp hơn so với các bộ phận khác và phải làm đúng cách để không lẫn lộn thông tin khách hàng.

Trực tiếp tiếp nhận các thông tin đặt phòng

Sau khi thấy được thông báo đặt phòng khách thì một reservation staff sẽ tiếp nhận thông tin và ghi lại những thông tin ấy đúng cách cho khách hàng. Họ phải ghi lại đầy đủ các thông tin quan trọng như tên tuổi, địa chỉ nhà, số ngày lưu trú và các yêu cầu đặc biệt của khách.

Kiểm tra khách sạn có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng không

Các reservation sẽ trực tiếp kiểm tra xem dịch vụ tại khách sạn có đáp ứng được với nhu cầu khách không để sắp xếp hợp lý cho khách hàng. Trường hợp, khách sạn đáp ứng được những yêu cầu đặt biệt ấy thì sẽ tiến hành đặt phòng cho khách. Trường hợp khách sạn không thể đáp ứng được thì sẽ thông báo với khách và đưa ra nhiều sự chọn lựa khác cho khách hàng

Nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống của khách hàng lưu trú tại khách sạn

Đối với trường hợp này thì sau khi đặt phòng nhân viên sẽ xác nhận lại thông tin một lần nữa bằng cách gửi email, gọi điện,… cho khách hàng để đảm bảo không sai thông tin khi khách hàng lưu trú tại khách sạn. Những thông tin cần nhân viên ghi nhận lại gồm tên, địa chỉ, loại phòng, số lượng phòng, giá phòng…để khách hàng có thể biết trước.

Lưu chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan.

Reservation sẽ thực hiện việc lưu chuyển các thông tin đã ghi nhận được đến những bộ phận liên quan để tiến hành chuẩn bị căn phòng phù hợp với thông tin mà reservation đã nhập ở trên để đón tiếp khách hàng đến với khách sạn. 

Trường hợp, sau khi đặt phòng xong sẽ có một số khách hàng muốn đổi lại loại phòng hoặc thêm yêu cầu về dịch vụ phòng tại khách sạn hoặc họ muốn huỷ đặt phòng. Thì reservation sẽ trực tiếp thực hiện nhanh chóng thực hiện yêu cầu của khách và phải tổng hợp lại danh sách đặt phòng để đưa đến bộ phận lễ tân.

Thuật ngữ central reservation là gì?

Vậy thuật ngữ central reservation là gì? Từ ngữ này được viết đầy đủ là central reservation system được xem là một hệ thống đặt chỗ trung tâm. Là một dạng hệ thống phần mềm đặt chỗ được dùng để cập nhật thông tin khách hàng đăng ký dịch vụ của khách sạn.

Và sẻ trang này sẽ hiện ra các kho phòng và mức giá để khách sạn dễ dàng quản lý đặt phòng và thực hiện sắp xếp phòng nhanh chóng tại khách sạn. Đây có thể xem là các chiến lược của khách sạn và để nâng cao hiệu quả hoạt động của khách sạn, nhất là đối với các chuỗi khách sạn. Và có thể tăng doanh thu nhanh chóng.

Cơ hội làm reservation tại khách sạn

Nhu cầu tuyển dụng bộ phận reservation ngày càng cao

Ngành nhà hàng - khách sạn ngày càng đang được nhiều doanh nghiệp bỏ tiền ra đầu tư để kinh doanh. Chính vì vậy, nên họ rất có lượng nhân viên chuyên nghiệp để làm các công việc tiếp tân, buồng phòng,… và đặc biệt đó là reservation cho doanh nghiệp. Nên việc cho ngành nghề này luôn đa dạng không cần lo lắng thất nghiệp

Môi trường làm việc luôn năng động

Khi lựa chọn ngành nghề này bạn sẽ được tạo cơ hội tiếp xúc với đa dạng khách hàng và gặp nhiều vấn đề khác nhau giúp bạn có thể linh động chuyển đổi xử lý vấn đề tại đây. Bên cạnh đó, bạn sẽ phải cần năng động tích cực để thực hiện tốt yêu cầu của khách hàng.

Mức thu nhập luôn cao

Một reservation là một người quan trọng trong khách sạn giúp tăng doanh thu cho khách sạn. Trường hợp bạn là một reservation có năng lực và chuyên nghiệp, thì bạn sẽ được hưởng mức lương cực kì cao dao động từ 20 triệu đến 30 triệu đồng trên tháng. Vì vậy, hãy thử trải nghiệm công việc để được hưởng mức lương như thế.

Kết luận

Trên đây là các thông tin về reservation là gì? Để bạn có thể hiểu rõ hơn về bộ phận này. Bạn có thể thử tham gia làm việc tại bộ phận này để trải nghiệm và nhận mức doanh thu tuyệt vời nhé!