Assignment là gì? Tìm hiểu assignment trong lĩnh vực khách sạn

Assignment mang ý nghĩa gì?

Trong tiếng Anh, assignment mang nghĩa sắp xếp, giao việc gì đó. Trong lĩnh vực khách sạn, đây là thuật ngữ ám chỉ công việc của lễ tân. Trong lĩnh vực khách sạn, đây là thuật ngữ ám chỉ công việc của lễ tân. Trong ngành toán, Assignment có nghĩa là phép gán. Cụm từ này rất phổ biến và được dùng trong nhiều chuyên ngành khác nhau. 

Công việc trong lĩnh vực khách sạn của Assignment là gì?

Trong khách sạn, Assignment đảm nhận những công việc như sau:

Sắp xếp phòng 

Khách hàng thường sẽ đặt trước phòng và sẽ có yêu cầu về phòng. Nhân viên sẽ dựa vào yêu cầu đó mà sắp xếp phòng đúng với yêu cầu của khách. Đó có thể là phòng đơn, phòng đôi, phòng suite, phòng premier,... Bộ phận này trực tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của khách hàng.

Kiểm tra check in, check out

Thực hiện kiểm tra check in, check out phòng thường xuyên và liên tục. Đảm bảo nhu cầu của khách. Đối với những khách hàng muốn check in sớm, nhân viên lễ tân cần liên hệ với bộ phận buồng phòng để đảm bảo phòng đã sẵn sàng. Đối với khách hàng check out muộn, chủ động liên hệ xem khách có vấn đề gì cần hỗ trợ hay không. Tránh để trường hợp khách check out quá muộn khiến ảnh hưởng đến thời gian của khách check in phía sau.

Quan tâm đặc biệt đến các khách quen, khách vip

Thường xuyên kiểm tra phòng của các khách quen, khách vip xem khách hàng có yêu cầu gì không. Sắp xếp, quan tâm khách hàng chu đáo. Để ý những ngày đặc biệt của khách như là sinh nhật để có sự chuẩn bị chu đáo. Dựa vào những ghi chú của nhân viên đặt phòng mà bố trí phòng theo sở thích của khách.

Chuẩn bị đủ đồ cho khách check in

Chuẩn bị đầy đủ các vật cần thiết cho việc check in được diễn ra thuận lợi nhất. Các vật dụng liên quan ví dụ như: chứng từ, chìa khóa phòng,... Tránh trường hợp khách đã check in xong nhưng không thấy chìa khóa phòng khiến khách đợi lâu, mất thời gian của khách. Khi đó việc check out phải được kiểm tra kỹ trước khi khách rời đi.

Cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên

Thường xuyên cập nhật thông tin của khách hàng thân thiết trên hệ thống. Cập nhật những sở thích, thói quen của khách,... hoặc những ngày, sự kiện đặc biệt để có sự chuẩn bị hoàn hảo. Ví dụ như khách đặt phòng để hưởng tuần trăng mật thì chuẩn bị rượu vang, nến, hoa hồng. Luôn cập nhật để phục vụ khách hàng tốt hơn.

Xếp phòng cho khách đi theo đoàn

Đối với khách hàng đi theo đoàn thì tinh ý xếp khách cùng một tầng, một dãy hoặc khu vực. Cần sắp xếp sao cho khách dễ dàng liên lạc với nhau. Để làm được việc này lễ tân cần trao đổi trực tiếp với trưởng đoàn để biết thêm thông tin chi tiết. Đoàn có bao nhiêu người để sắp xếp phòng cho hợp lý.

Sắp xếp đối với đoàn khách dự hội nghị

Với những đoàn khách dự hội nghị, đoàn khách vip, nhân viên lễ tân cần phối hợp với các bộ phận khác tiếp đón khách trang trọng nhất. Có thể phải bố trí thêm các standee, trải thảm để chào đón khách.

Assignment có vị trí như thế nào trong khách sạn?

Với sự phát triển của ngành dịch vụ, nhu cầu của con người về một dịch vụ hoàn hảo ngày càng tăng cao. Để phục vụ được nhu cầu đó nhân viên càng ngày càng phải hoàn thiện mình. Nhân viên là bộ mặt của công ty. Nhân viên lễ tân hay Assignment là bộ mặt của khách sạn. Assignment trực tiếp giải quyết vấn đề của khách. Do đó tầm quan trọng của nhân viên Assignment là rất lớn. 

Vây vị trí của Assignment là gì? Đây là vị trí đặc biệt quan trọng. Trong lĩnh vực khách sạn, Assignment là cụm từ rất quen thuộc. Để trở thành một nhân viên lễ tân không phải điều dễ dàng. Assignment phải tiếp nhận và xử lý tốt thông tin của khách hàng. Bên cạnh đó là giải quyết hàng loạt vấn đề của khách. Do đó vị trí, tầm quan trọng của nhân viên lễ tân là rất lớn.

Cần lưu ý những gì khi làm ở vị trí Assignment?

Những việc cần lưu ý khi làm Assignment là gì là thắc mắc của rất nhiều người. Dù chưa làm nhưng nhìn những công việc của nhân viên lễ tân cũng có thể thấy sự áp lực của công việc. Ở một vị trí quan trọng, Assignment cần lưu ý những điều sau.

Xem xét cẩn thận thông tin đặt phòng

Khi đảm nhận công việc Assignment, bạn cần hết sức chú ý đến các thông tin liên quan đến đặt phòng của khách sạn. Luôn cập nhật thường xuyên danh sách khách đặt phòng và khởi hành. Nếu có thay đổi trong danh sách khách đặt phòng, cần báo ngay cho bộ phận liên quan để giải quyết vấn đề. Tránh để khách hàng đợi lâu vì có thể xảy ra những trường hợp khó giải quyết.

Cẩn thận trong mọi công việc

Đối với công việc lễ tân, bạn không chỉ cần chăm chỉ mà còn cần phải cẩn thận. Đối với khách quen và khách vip, cần chủ động ghi chú lại những thói quen sở thích của họ. Ghi chú những gì họ không thích để tránh làm phật lòng khách. Tránh trường hợp đã bị nhắc nhở nhiều lần mà vẫn tái phạm sẽ làm khách sạn bị mất khách. Sự uy tín của khách sạn cũng bị giảm sút. Tuy nhiên, cũng có thể dựa vào sự lựa chọn của khách hàng để có sự chuẩn bị bất ngờ, tạo ấn tượng mới cho khách hàng.

Chúng ta cũng cần nhìn vào cảm xúc của khách hàng. Có khách hàng sẽ phàn nàn ngay trước mặt nhưng cũng sẽ có khách hàng bày tỏ không hài lòng qua thái độ, cảm xúc. Cho nên, bạn cần quan tâm nhiều đến cảm xúc của khách hàng để biết khách hàng đang cần gì.

Những yếu tố cần thiết để trở thành Assignment chuyên nghiệp

Bạn đang mong muốn trở thành một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp. Vậy những yếu tố để trở thành Assignment là gì?

 Hiểu rõ các yêu cầu của nghề

Nhìn chung thì Assignment khá phức tạp,yêu cầu độ chính xác cao. Vì vậy, bạn không nên bắt tay vào làm Assignment nếu chưa thực sự hiểu rõ yêu cầu. Điều này sẽ tạo nên sai sót trong trong quá trình làm việc liên tục. Ảnh hưởng đến khách sạn, sự hài lòng của khách hàng.

Tỉ mỉ, cẩn thận

Bên cạnh đó, bạn cần nhớ rõ định nghĩa Assignment là gì. Về bản chất, Assignment là bàn giao và phân công công việc nên càng chi tiết càng tốt. Hơn nữa, trong toàn bộ quy trình làm việc, bạn càng tỉ mỉ và cẩn thận ở mọi bước khả năng thành công càng cao. Những kỹ năng này đều cần rèn luyện qua thực tế.

Khả năng quan sát, thay đổi bản thân 

Cuối cùng, bạn cần kết hợp khả năng quan sát, chú ý tới các chi tiết nhỏ. Sẵn sàng điều chỉnh bản thân và cập nhật những xu hướng. Ngoài ra, khả năng học hỏi, kỹ năng hợp tác, cộng tác với các đồng nghiệp đều quan trọng.

Lời kết

Qua bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn giải đáp chi tiết thắc mắc Assignment là gì? Tầm quan trọng của nghề Assignment trong khách sạn là rất lớn. Hy vọng những thông tin chúng tôi cung cấp sẽ phần nào giúp bạn ngày càng đến gần với vị trí này.