Quy chế là gì? Những lưu ý khi xây dựng quy chế doanh nghiệp

Quy chế là gì ? Sự khác nhau giữa quy chế, quy định và quy trình

Quy chế là gì?

Quy chế là những quy phạm được đưa ra để điều chỉnh các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hoạt động, chế độ chính sách, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ. Bên cạnh đó, quy chế còn là những yêu cầu phải đạt được với tính định khung nhất định.

Quy định là gì ?

Quy định là những quy phạm được đưa ra để mọi người biết được các công việc phải làm hay không được làm, hướng dẫn việc thực hiện các quy phạm pháp luật, quy định của doanh nghiệp. Các quy định này phải bao gồm nội dung cụ thể để giúp cho công tác vận hành doanh nghiệp trở nên trơn tru, có quy tắc.

Quy trình là gì ?

Quy trình là những quy phạm nhắc đến những bước cần phải làm trong công việc, các nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của từng phòng ban, cá nhân trong quá trình làm việc cần phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện công việc một cách hoàn hảo. 

Yếu tố để đề ra quy chế

Tại Việt Nam, quy chế không nhất thiết phải ban hành trong các doanh nghiệp nhưng trên thực tế thì pháp lý của các quy chế vẫn được pháp luật công nhận. Vì thế, quy chế trong doanh nghiệp được xây dựng dựa trên căn cứ của Luật Doanh nghiệp cùng một số văn bản pháp luật liên quan đến nghề nghiệp và hoạt động của doanh nghiệp. 

Đối với những quy chế được đưa ra cần phải dựa trên các yếu tố cụ thể như sau:

- Yếu tố về hợp pháp: Đối với những cơ quan, tổ chức muốn đề ra các quy chế đều phải phù hợp và dựa trên các quy định của pháp luật nhà nước. Nếu quy chế đưa ra trái pháp luật thì các cá nhân có quyền không thực hiện. Thậm chí, những người đề ra quy chế còn phải chịu trách nhiệm với các quyết định họ đưa ra. 

- Quy chế phải mang tính thực tiễn: Việc xây dựng quy chế của bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào đều phải phù hợp với thực tiễn để có thể áp dụng một cách rộng rãi, khoa học và có tính khả thi. 

- Tính hiệu quả: Đối với mỗi quy chế được đưa ra sẽ góp phần tạo nên hành lang pháp lý, bảo vệ quyền lợi cho cá nhân và tổ chức. Vì thế, khi đã đưa ra quy chế và áp dụng trong tổ chức thì phải có tính khả thi và được mọi người ủng hộ, tôn trọng nhiệt tình ủng hộ và thực hiện theo. 

Nội dung của quy chế

Đối với mỗi ngành nghề, lĩnh vực hoạt động sẽ có những đặc thù riêng nên quy chế cũng sẽ có sự khác nhau. Song, một số nội dung cơ bản cần phải có trong quy chế như sau: 

• Đưa ra những quy định chung về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của doanh nghiệp, công ty
• Cần phải có quy định cụ thể về các hoạt động nội bộ như trình tự các cuộc họp, quy trình phối hợp giữa các phòng ban khác trong công ty… 
• Quy định về hành chính, nhân sự trong việc công tác, lương, thưởng, kỷ luật cũng như các quy chế về quản lý tài chính hoặc kiểm toán… 

Những thuật ngữ trong quy chế nội bộ doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp việc hình thành những quy chế, quy định và quy phạm cực kì quan trọng, muốn thực hiện và phổ biến rộng rãi thì mọi người cần phải hiểu được các thuật ngữ này trong quá trình làm việc cụ thể như:

- Quy chế là những quy phạm được đưa ra để điều chỉnh các vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hoạt động, chế độ chính sách, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ. Bên cạnh đó, quy chế còn là những yêu cầu phải đạt được với tính định khung nhất định.

Ví dụ như: Quy chế công ty Cổ phần, Quy chế công ty Trách nhiệm hữu hạn,…

- Quy định là những quy phạm được đưa ra để mọi người biết được các công việc phải làm hay không được làm, hướng dẫn việc thực hiện các quy phạm pháp luật, quy định của doanh nghiệp. Các quy định này phải bao gồm nội dung cụ thể để giúp cho công tác vận hành doanh nghiệp trở nên trơn tru, có quy tắc

Ví dụ: Quy định lao động, Quy định khen thưởng,…

- Quy trình là những quy phạm nhắc đến những bước cần phải làm trong công việc, các nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của từng phòng ban, cá nhân trong quá trình làm việc cần phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện công việc một cách hoàn hảo. 

Ví dụ: Quy trình tuyển dụng nhân sự, Quy trình giải quyết chế độ BHXH,…

- Nội quy là văn bản được đưa ra để các cá nhân thực hiện theo do cơ quan, tổ chức ban hành để quy định về những nguyên tắc xử sự chung, các hành vi vi phạm kỷ luật, biện pháp xử lý vi phạm và trách nhiệm về vật chất đối với mỗi cá nhân.

Đối với mỗi tổ chức thì quy chế, quy phạm, quy trình đều cực kì quan trọng để hình thành được nề nếp cho mọi nhân viên, tạo nên một tập thể vững mạnh và có tổ chức. Đây là điều rất quan trọng vì sẽ tạo ra sức mạnh nội tại cho mỗi công ty, doanh nghiệp.

Quy chế nội bộ có đặc điểm gì?

Đối với quy chế nội bộ cần phải hết sức lưu ý đến các đặc điểm của doanh nghiệp để đảm bảo đưa ra những quy chế có tính hợp lý nhất. Vì thế, cần phải chú ý tới các đặc điểm của quy chế công ty như sau:

1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh 

Đối với mỗi quy chế ban hành sẽ liên quan đến toàn bộ hoạt động nội bộ của doanh nghiệp như quản lý, vận hành của người đứng đầu doanh nghiệp và những nhân viên khác. Mọi người cũng cần phải thực hiện theo các quy chế này để đảm bảo hoạt động liên quan quản lý chi tiêu, tiền lương, thưởng của công ty đề đúng với các quy chế được đưa ra.

2. Yêu cầu đối với quy chế nội bộ

Phù hợp với quy định pháp luật: 

Đối với những cơ quan, tổ chức muốn đề ra các quy chế đều phải phù hợp và dựa trên các quy định của pháp luật nhà nước. Nếu quy chế đưa ra trái pháp luật thì các cá nhân có quyền không thực hiện. Thậm chí, những người đề ra quy chế còn phải chịu trách nhiệm với các quyết định họ đưa ra. 

Tính thực tiễn: 

Việc xây dựng quy chế của bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào đều phải phù hợp với thực tiễn để có thể áp dụng một cách rộng rãi, khoa học và có tính khả thi. Nếu như quy chế đưa ra không phù hợp với thực tiễn của công ty chắc chắn sẽ gây khó khăn cho cả người lao động và doanh nghiệp. 

Tính hiệu quả: 

Đối với mỗi quy chế được đưa ra sẽ góp phần tạo nên hành lang pháp lý, bảo vệ quyền lợi cho cá nhân và tổ chức. Vì thế, khi đã đưa ra quy chế và áp dụng trong tổ chức thì phải có tính khả thi và được mọi người ủng hộ, tôn trọng nhiệt tình ủng hộ và thực hiện theo. 

Các loại quy chế thường có trong doanh nghiệp

Thông thường các doanh nghiệp sẽ xây dựng quy chế hoạt động chung và riêng cho từng bộ phận. Đồng thời, mỗi công ty với mỗi lĩnh vực khác nhau sẽ có những quy chế khác nhau để phù hợp cho công việc. Một số loại quy chế thường được đưa ra trong các công ty, doanh nghiệp: 

• Quy chế quản trị nội bộ cho bộ máy lãnh đạo Công ty
• Quy chế quản trị nhân sự: quy định về tuyển dụng lao động, đào tạo nhân sự
• Quy chế quản lý tài chính
• Quy chế quy định chế độ kiểm kê tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp
• Quy chế tiền lương, tiền thưởng
• Quy chế đầu tư
• Quy chế về văn hóa doanh nghiệp
• Quy chế về quy tắc ứng xử với khách hàng
• Quy chế bảo vệ bí mật nội bộ
• Quy chế nâng lương, nâng bậc
• Quy chế quản lý hợp đồng kinh tế của Công ty
• Nội quy lao động, kỷ luật, khen thưởng của Công ty
• Thỏa ước lao động tập thể.

Các bước khi ban hành quy chế nội bộ

Đối với quy chế nội bộ trước khi được ban hành phải trải qua khá nhiều giai đoạn khác nhau với các bước cụ thể. Thông thường để ban hành quy chế nội bộ sẽ có những bước cơ bản như sau:

Quyết định ban hành quy chế

Quyết định ban hành quy chế là văn bản được đưa ra trước khi muốn hợp thức hóa việc đưa quy chế vào áp dụng đối với hoạt động của công ty. Quy chế cần được thông qua ban lãnh đạo, người quản lý, hội đồng quản trị… tùy thuộc vào quy mô và mô hình của doanh nghiệp, tổ chức… 

Quyết định ban hành quy chế cần có các nội dung cơ bản như:

Chủ thể ban hành quy chế

• Cơ sơ pháp lý, cơ sở thực tiễn để ban hành quy chế
• Nội dung ban hành quy chế
• Hiệu lực áp dụng của quy chế đến khi nào
• Các cá nhân, tổ chức có trách nhiệm thực hiện và kiểm soát quy chế. 

Nội dung của quy chế

Đối với một quy chế quản lý nội bộ được ban hành sẽ kèm theo các quyết định và điều khoản được chia thành từng mục, từng nhóm, từng chương để người thực hiện có thể nắm bắt nội dung một cách nhanh chóng, kĩ lưỡng. Quy chế cần có các nội dung cơ bản như sau:

• Phạm vi và đối tượng điều chỉnh của quy chế
• Nguyên tắc, mục đích khi đưa ra quy chế
• Giải thích từ ngữ chuyên ngành
• Cơ cấu tổ chức liên quan đến hoạt động quản lý ra sao
• Quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức trong cơ cấu khi thực hiện quy chế
• Quy trình giám sát, xử lý vi phạm quy chế trong từng trường hợp.

Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức việc ban hành quy chế là điều cực kì cần thiết để đảm bảo cho tập thể hoạt động một cách có hiệu quả và đoàn kết. Tuy nhiên, khi ban hành quy chế cần nghiên cứu thật kĩ để tránh vi phạm các quy định về luật pháp.