Quản trị văn phòng là gì? Những kỹ năng cần thiết của một quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng là gì?

Quản trị văn phòng theo thuật ngữ chuyên môn là một tập hợp các hoạt động hàng ngày có liên quan đến việc lập kế hoạch tài chính, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự, phân phối vật lý và hậu cần trong một công ty, doanh nghiệp, hay tổ chức kinh doanh nhất định nào đó. 

Một nhân viên thực hiện các hoạt động kể trên thường được gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng, họ đóng vai trò chính trong bất kỳ tổ chức nào, dù quy mô lớn hay nhỏ.

Những điều cần biết về ngành quản trị văn phòng

Quản trị văn phòng là ngành chuyên đào tạo các công việc liên quan đến các lĩnh vực triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá, thiết kế, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự, lên kế hoạch các hoạt động của một văn phòng, công ty hay tổ chức. Một quản trị viên văn phòng cũng có vai trò quan trọng khi phải đảm bảo tất cả chức năng quản trị văn phòng được phối hợp để đạt mức hiệu suất cao nhất.

Ngành quản trị văn phòng có thể học ở đâu?

Tại Việt Nam, ngành quản trị văn phòng xuất hiện từ khá sớm và được đào tạo trong nhiều trường đại học, các cơ sở đào tạo khác nhau. Tùy theo từng cơ sở mà có thể chia ra thành những ngành nhỏ hơn, ngành phụ như quản trị văn phòng, quản trị hành chính công, quản trị hành chính – văn phòng. Hầu như các trường đại học, cao đẳng về kinh tế đều có ngành học này, bạn có thể tham khảo và lựa chọn.

Ngành quản trị văn phòng sau khi học xong ra làm gì?

Sau khi tốt nghiệp ra trường, những sinh viên ngành quản trị văn phòng thường được nhận vào nhận các vị trí chuyên môn và được gọi là quản trị viên văn phòng. Đây là những chuyên gia trong lĩnh vực hành chính, những người thực hiện các nhiệm vụ văn thư để giúp các tổ chức triển khai có hiệu quả.

Tùy thuộc từng vị trí cụ thế mà công việc của quản trị viên văn phòng có thể thay đổi, bao gồm từ hỗ trợ hành chính cho nhân viên, sắp xếp hồ sơ, sắp xếp công việc đi lại cho cấp trên, thực hiện các nghiệp vụ kế toán, bảng lương…

Những công việc của quản trị văn phòng là gì?

Như chúng ta đã tìm hiểu được quản trị văn phòng là gì? trong phần trên. Đây là một bộ phận không thể thiếu của một doanh nghiệp. Vậy những công việc của một nhân viên quản trị văn phòng là gì? Cùng tham khảo ngay các đầu việc của bộ phận này dưới đây nhé!

• Nhân viên quản trị văn phòng là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có trách nhiệm chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu.
• Có nhiệm vụ lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan
• Tiếp nhận các loại đơn: Đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương và các loại giấy tờ công văn khác của toàn bộ nhân viên trong công ty.
• Theo dõi và quản lý lịch các công việc văn phòng của nhân sự trong doanh nghiệp.
• Theo dõi, kiểm tra và quản lý các chế độ và điều chỉnh phúc lợi, cũng như các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
• Phụ trách photocopy các tài liệu, văn bản, và các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp.
• Thực hiện công tác tiếp đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp, sự kiện, nghe và tiếp nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch đi công tác, lịch hẹn cho cấp trên.
• Phụ trách sắm sửa các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong công ty. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong doanh nghiệp.

Những kỹ năng cần thiết của quản trị văn phòng là gì?

Trong nền kinh tế thị trường phát triển như hiện nay, ở bất cứ lĩnh vực nào cũng đòi hỏi bạn phải có những kỹ năng cần thiết. Do vậy, để có thể phát triển tốt ở công việc quản trị văn phòng, bạn cũng cần có những kỹ năng nhất định. Dưới đây sẽ là những kỹ năng quản trị văn phòng cần có nếu bạn mong muốn theo đuổi lĩnh vực này.

Thành thạo nghiệp vụ văn phòng

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, công nghệ thông tin cũng ngày càng tân tiến, thay vì chúng ta phải cắm mặt vào đống tài liệu, lưu trữ tài liệu,…thì tất cả các công việc này hiện nay đều được thực hiện trên hệ thống máy tính. Do đó, người làm quản trị văn phòng cần phải trang bị cho mình những kiến thức cơ bản về máy móc như: máy tính, các nghiệp vụ văn phòng, sử dụng thành thạo các thiết bị hỗ trợ (máy chiếu, máy in, máy fax hay máy photo,…).

Quản lý nhân sự

Với tính chất và môi trường làm việc thường xuyên phải tiếp xúc với nhiều ngườ, một nhân viên quản trị văn phòng cũng cần có kỹ năng quản lý nhân sự. Khi làm việc, hãy luôn chắc chắn rằng bạn quan sát, điều hành mọi việc thật suôn sẻ và không đi quá xa so với mục đích ban đầu . 

Nguồn nhân sự trong công ty thường khá đông, do đó nếu không có kỹ năng về quản trị con người, điều phối công việc thì bạn sẽ rất khó để hoàn tốt công việc cũng như thành công trong lĩnh vực này.

Quản lý dự án

Mỗi công việc đặc thù đều cần có kỹ năng chuyên môn nhất định, đặc biệt là đối với người làm quản trị văn phòng. Đôi khi công việc của bạn sẽ là giám sát, đánh giá và đưa ra ý kiến nhận xét về công việc của các thành viên trong công ty. Vì vậy, kỹ năng quản lý dự án là kỹ năng mà bạn không thể thiếu khi đảm đương vị trí này. 

Điều hành cuộc họp

Dù hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào, các công ty đều cần tổ chức các cuộc họp để tổng kết lại các vấn đề đã và chưa hoàn thành cũng như đưa ra định hướng công việc của tổ chức trong tương lai. 

Do đó, để các cuộc họp trong công ty diễn ra suôn sẻ thì nhân viên quản trị văn phòng thường có nhiệm vụ bố trí và sắp xếp công việc, lên lịch và nội dung họp tại cơ quan, đồng thời thông báo đầy đủ thời gian, địa điểm cũng như duy trì cuộc họp.  Đặc biệt, trong nhiều cuộc họp, người làm quản trị văn phòng còn đóng vai trò là người chủ trì cuộc họp.

Lời kết

Trong bài viết trên các bạn đã cùng chúng tôi đi tìm câu trả lời cho câu hỏi “quản trị văn phòng là gì” cũng như những kỹ năng cần thiết của ngành này. Hy vọng các bạn đã có những thông tin hữu ích để theo đuổi ngành quản trị văn phòng.