Quản lý dữ liệu là gì? Các công cụ để quản lý dữ liệu hiệu quả

Quản lý dữ liệu là gì? 

Quản lý dữ liệu là quá trình thu nhập, lưu trữ, tổ chức và duy trì dữ liệu ở trong một tổ chức. Dữ liệu được hiểu đơn giản là tập hợp các thông tin. Quản lý dữ liệu hiệu quả vô cùng quan trọng trong việc triển khai các hệ thống CNTT qua các ứng dụng kinh doanh, cung cấp thông tin phân tích để thúc đẩy quá trình ra quyết định vận hành và hoạch định chiến lược ở trong doanh nghiệp. Quy trình QLDL là kết hợp của các chức năng khác nhau, nhằm để đảm bảo dữ liệu ở trong các hệ thống doanh nghiệp chính xác, có sẵn và có thể truy cập được. 

Vai trò của quản lý dữ liệu

Dữ liệu là tài sản của công ty được sử dụng nhằm để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, cải thiện chiến dịch tiếp thị và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Tất cả nhằm hướng tới mục tiêu đó là tăng doanh thu và giảm chi phí. QLDL không phù hợp có thể khiến cho các silo dữ liệu của tổ chức (tập hợp thông tin ở trong một tổ chức được cách ly và không thể truy cập bởi các bộ phận khác) không tương thích. Nếu bộ dữ liệu không nhất quán sẽ làm hạn chế khả năng chạy những ứng dụng phân tích thông minh (BI) và tệ hơn nữa là dẫn đến các kết quả bị lỗi, sai lệch.

Các lợi ích của việc quản lý dữ liệu tốt

Thực hiện quản lý dữ liệu tốt giúp các tổ chức, doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh tiềm năng so với những đối thủ kinh doanh của họ bằng cách cải thiện hiệu quả hoạt động hay như cho phép ra quyết định tốt hơn. Những tổ chức có dữ liệu được quản lý tốt có thể trở nên linh hoạt hơn, nhanh chóng phát hiện xu hướng thị trường để tận dụng được các cơ hội kinh doanh nhanh chóng.

Quản lý dữ liệu tốt cũng hỗ trợ doanh nghiệp rất nhiều trong công tác đánh giá và nghiên cứu thị trường như: đánh giá hài lòng khách hàng, đánh giá năng lực nhân viên, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, v.v.. 

Quản lý dữ liệu hiệu quả giúp cho các công ty tránh được vi phạm dữ liệu vướng mắc phải. Vấn đề bảo mật dữ liệu và các vấn đề tuân thủ  về quy định có thể gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp, thêm các chi phí bất ngờ và gặp nguy hiểm về pháp lý. 

Phương pháp để quản lý dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả

Bảo mật dữ liệu khách hàng

Coi trọng dữ liệu khách hàng đó cũng chính là coi trọng khách hàng. Thiệt hại về vấn đề bảo mật cũng là thiệt hại lớn về chi phí. Một số công ty, doanh nghiệp thu thập những thông tin cá nhân như tên, email, số điện thoại, nơi làm việc… tất cả những thông tin này cần phải được đảm bảo không được phát tán ra bên ngoài. Qua đó, doanh nghiệp có thể xây dựng niềm tin với chính khách hàng của mình, hạn chế mắc phải các rắc rối do vi phạm dữ liệu.

Thu thập các dữ liệu cần thiết

Chỉ thu thập các dữ liệu thực sự cần thiết, đem loại hiệu quả cho việc kinh doanh. Nhiều khách hàng sẽ cảm thấy khó chịu nếu bị hỏi quá nhiều về những thông tin cá nhân hay cuộc sống thường ngày của họ. Do đó, các doanh nghiệp cần chắt lọc các câu hỏi, khảo sát để có thể đặt ra mục tiêu về các dữ liệu quan trọng và chính xác nhất.

Việc thu thập quá nhiều dữ liệu có thể sẽ gây ra các vấn đề lớn cho doanh nghiệp. Việc data không sử dụng và bị bỏ phí diễn ra thường xuyên hơn, không chỉ gây tốn chi phí cho nguồn lực thu thập mà còn lãng phí tài nguyên.

Sao lưu dữ liệu thành nhiều nguồn

Một số nghiên cứu chỉ ra được rằng, các công ty, doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa sẵn sàng với rủi ro mất thông tin khách hàng. Việc đánh mất toàn bộ dữ liệu của khách hàng có thể gây các ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Chính vì thế, việc sao lưu dữ liệu thành nhiều nguồn là việc cần thiết để đảm bảo tính an toàn.

Đầu tư vào phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng

Khi công nghệ ngày càng trở nên phổ biến, những giải pháp là các phần mềm thông minh dành cho doanh nghiệp được ra đời ngày càng nhiều. Thực tế hiện nay các công ty, doanh nghiệp đã không sử dụng những bản tính cơ bản để lưu trữ dữ liệu khách hàng. Data khách hàng cần phải được bảo vệ và quản lý theo cách an toàn và thông minh nhất. Các phần mềm luôn là sự lựa chọn hoàn hảo nhất để bảo vệ các tài sản quý giá này.

Dọn dẹp kho dữ liệu

Một số thông tin của khách hàng nếu chưa được sàng lọc đúng cách có thế dần dần bị lỗi thời, không có nhiều tác dụng trong những hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh việc sao lưu mọi người cũng cần có kế hoạch dọn dẹp dữ liệu định kỳ.

Cập nhật liên tục những thông tin như số điện thoại, địa chỉ nhà riêng, email... Từ đó, tránh gây lãng phí tài nguyên và loại bỏ những dữ liệu không cần thiết. Qua đó, làm tăng giá trị của dữ liệu, lọc ra các đối tượng là khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.

Quản lý quyền truy cập dữ liệu

Các doanh nghiệp cần phải cân nhắc và kiểm soát thật chặt chẽ quyền truy cập vào các thông tin. Một số thông tin chỉ nên để những người quản lý có quyền truy cập. Một số dữ liệu khác thì có thể chia sẻ với nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng…. Qua đó, nghĩa vụ sử dụng cũng như bảo toàn dữ liệu doanh nghiệp, các thông tin khách hàng sẽ được đảm bảo. Tất cả tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả và đem lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp.

Một số công cụ quản lý dữ liệu

Công nghệ chính được sử dụng để triển khai và quản trị cơ sở dữ liệu đó là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS). DBMS là một phần mềm hoạt động như một giao diện giữa cơ sở dữ liệu và người quản trị cơ sở dữ liệu, người dùng cuối và ứng dụng truy cập chúng. 

DBMS phổ biến nhất chính là hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ. Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) quan hệ tổ chức dữ liệu thành các bảng với các hàng và cột có chứa các bản ghi cơ sở dữ liệu. Các bản ghi có liên quan trong các bảng khác nhau có thể được kết nối thông qua sử dụng khóa chính và khóa ngoài, tránh sự trùng lặp. 

Dưới đây là danh sách 11 công cụ và quản lý cơ sở dữ liệu:

1. Oracle

2. MySQL

3. Microsoft SQL Server

4. Postgre SQL

5. MongoDB

6. Redis

7. IBM DB2

8. Elasticsearch

9. SQLite

10. Cassandra

11. Microsoft Access

Rủi ro và thách thức của quản lý dữ liệu

Nếu một tổ chức không có cấu trúc dữ liệu được thiết kế hiệu quả thì việc quản lý dữ liệu sẽ nhanh chóng thất bại. Thậm chí, ngay cả với những tổ chức có cấu trúc dữ liệu tốt, việc cho phép những nhà phân tích tìm và truy cập dữ liệu liên quan cũng là một thách thức, đặc biệt là khi dữ liệu trải rộng trên nhiều cơ sở dữ liệu và hệ thống dữ liệu lớn.

Để giúp cho việc truy cập dễ dàng hơn, nhiều nhóm QLDL đã tạo các danh mục dữ liệu ghi lại những gì có sẵn trong hệ thống, thường là bao gồm bảng chú giải kinh doanh, từ điển dữ liệu dựa trên siêu dữ liệu và bản ghi dòng dữ liệu. 

Việc chuyển sang nền tảng đám mây có thể giúp giảm bớt rủi ro của QLDL, nhưng nó cũng tạo ra các thách thức mới. Ví dụ như, việc di chuyển sang nền tảng đám mây với nền tảng dữ liệu lớn tương đối phức tạp đối với tổ chức cần di chuyển dữ liệu và xử lý khối lượng công việc từ những hệ thống hiện có. Chi phí cũng sẽ là một vấn đề lớn. Sử dụng hệ thống đám mây cần phải được giám sát chặt chẽ để đảm bảo chi phí không vượt quá số tiền ngân sách.

Lời kết

Dữ liệu luôn luôn được xem là một trong những tài sản giá trị của mỗi doanh nghiệp, không chỉ giúp mở rộng thị trường mà nó còn giúp tiếp cận khách hàng. Chính vì thế, việc thu thập và quản lý dữ liệu luôn là việc làm quan trọng cần phải được các doanh nghiệp đặc biệt chú ý đến. Với các thông tin trên, chắc hẳn mọi người cũng đã thấy được tầm quan trọng của dữ liệu và cách để quản lý dữ liệu hiệu quả.