MS Office là gì? Tất tần tật về kỹ năng Microsoft Office cần thiết trong công việc

MS Office là gì? 

MS Office là viết tắt của cụm từ Microsoft Office, là một tổ hợp phần mềm ứng dụng văn phòng giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn trên máy tính.

MS Office được sáng lập và phát triển bởi tập đoàn Microsoft. Tổ hợp phần mềm này mang đến những công cụ hữu ích giúp người dùng thao tác nhanh hơn, chính xác hơn và tiết kiệm hơn trong công việc hành chính văn phòng.

Nhờ MS Office, bạn có thể soạn thảo văn bản, tính toán các số liệu trên bảng tính, hoàn thành các bài thuyết trình, lưu trữ và thống kê tài liệu... một cách có hệ thống, nhanh chóng, hiệu quả.

Có thể nói, MS Office đã trở thành công cụ không thể thiếu trong quá trình công tác của mọi nhân viên hành chính văn phòng nói riêng và những người dùng máy tính chuyên nghiệp trên khắp thế giới.

Tổ hợp phần mềm ứng dụng MS Office

Microsoft Word

Microsoft Word hay còn được biết đến với cái tên Word, là phần mềm giúp người dùng soạn thảo văn bản. Đây là một trong những phần mềm nổi tiếng nhất của bộ phần mềm ứng dụng MS Office và được sử dụng rộng rãi trên khắp thế giới. 

Phần mềm này tích hợp nhiều tính năng hay ho, cần thiết như soạn thảo bằng chữ, thay đổi màu sắc - kích cỡ - kiểu chữ, thêm các hiệu ứng đặc sắc, thêm âm thanh, hình ảnh minh hoạ... giúp văn bản chuyên nghiệp, thu hút hơn. Word cũng cung cấp các công cụ kiểm tra ngữ pháp, chính tả... giúp người dùng phát hiện những lỗi sai cơ bản và hoàn thiện văn bản nhanh chóng hơn.

Word đã cho ra đời nhiều phiên bản khác nhau kể từ lần đầu tiên phát hành, bao gồm Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019…

Microsoft Excel

Microsoft Excel hay còn được biết đến với cái tên Excel, là phần mềm hỗ trợ tạo bảng tính, giúp người dùng tạo ra các phép tính nhanh chóng, chính xác trong các công việc liên quan tới thống kê. Ngay cả khi phải thực hiện những dữ liệu liên quan đến hàng triệu ô tính, Excel vẫn cho ra kết quả đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.

Tương tự như Word, Excel cũng được sử dụng phổ biến trên thế giới, trong nhiều ngành nghề lĩnh vực khác nhau như Hành chính văn phòng, kế toán, ngân hàng... Excel chứa nhiều hàm khác nhau được cài đặt sẵn, giúp người dùng thực hiện các phép tính như hàm Sum - Hàm tính tổng, hàm tính Min/Max, hàm tính Trung bình Average... Ngoài ra, người dùng có thể tự tạo các hàm tính dựa trên nhu cầu cá nhân trên bảng tính Excel.

Microsoft Powerpoint

Microsoft Powerpoint hay còn được biết đến với cái tên Powerpoint, là phần mềm hỗ trợ trình chiếu, có ứng dụng mạnh mẽ trong bộ phận học sinh, sinh viên và những người có nhu cầu tạo dựng các bản thuyết trình. Word, Excel và Powerpoint được đánh giá là bộ ba công cụ tin học văn phòng không thể thiếu đối với mỗi người dùng máy tính chuyên nghiệp.

Powerpoint hỗ trợ người dùng trình bày, thuyết trình và chia sẻ các bài viết, ý tưởng một cách sinh động, mới mẻ, tiếp cận với người xem, người đọc một cách hiệu quả hơn. Không chỉ bộ phận học sinh, sinh viên, các nhân viên trong doanh nghiệp cũng cần sử dụng tới phần mềm này trong công tác thuyết trình tại các cuộc họp lớn nhỏ.

Microsoft OneNote

Đây là phần mềm hỗ trợ việc ghi chú, tương tự như một cuốn sổ giúp người dùng lưu lại, thống kê mọi thông tin cần sử dụng, bao gồm mọi thông tin quan trọng cho tới các ý tưởng, kế hoạch công việc trong ngày, trong tháng...

Microsoft OneDrive

Đây là công cụ lưu trữ tập tin đám mây, cho phép người dùng đồng bộ các thông tin, dữ liệu từ máy tính, điện thoại lên hệ thống lưu trữ của Microsoft... cũng như hỗ trợ người dùng chia sẻ các thông tin này tới người dùng khác thông qua quyền chia sẻ đặc biệt.

Microsoft Outlook

Đây là công cụ quản lý thông tin cá nhân, giúp bạn quản lý mọi thông tin từ cơ bản đến phức tạp như lịch trình, Email, lịch sử duyệt web, bản ghi chú... Outlook có thể hoạt động như một phần mềm độc lập hoặc kết hợp với các phần mềm khác để tăng hiệu quả công việc.

Lợi ích trong công việc khi nắm rõ các kỹ năng MS Office

Tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian

Các kỹ năng văn phòng cơ bản đòi hỏi người dùng thông thạo các công cụ như Word, Excel, Outlook và Powerpoint. Tuỳ từng vị trí mà yêu cầu sự thành thạo ở mức độ khác nhau. Ví dụ như các vị trí đặc thù như kế toán, quản lý khách hàng, nghiên cứu thị trường thì ứng viên thông thạo Excel là một lợi thế trong mắt nhà tuyển dụng. Trong khi đó, Powerpoint ưu tiên sử dụng đối với các vị trí thường xuyên phải tham gia thuyết trình, làm việc với đối tác hoặc khách hàng. Word gần như là phần mềm không thể thiếu với những nhân viên hành chính văn phòng trong việc soạn thảo văn bản, thư mời hoặc các kế hoạch chi tiết.

Thành thạo các kỹ năng MS Office giúp bạn tiết kiệm thời gian với việc thống kê, lưu trữ dữ liệu, báo cáo kết quả làm việc hoặc thuyết trình với khách hàng. Bên cạnh đó, thành thạo các tính năng trong công cụ MS Office giúp bạn thoả sức sáng tạo, tăng tính thu hút đối với các ý tưởng của bản thân, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu áp lực công việc.

Tạo ấn tượng trong mắt lãnh đạo và khách hàng

Với những tính năng ưu việt của MS Office, bạn dễ dàng chinh phục cấp trên với những ý tưởng mới mẻ và nhận được sự quan tâm từ những khách hàng khó tính nhất. 

Dấu hiệu rõ ràng của một người thành thạo MS Office là thường xuyên được đồng nghiệp hỏi han, nhờ hướng dẫn sử dụng các phần mềm này. 

Tạo cơ hội hoàn thiện bản thân, phát triển sự nghiệp

Khi nắm rõ các kỹ năng MS Office và áp dụng thành công vào thực tiễn, bạn hoàn toàn có thể nâng hiệu suất công việc, có thêm thời gian đẻ hoàn thành những mục tiêu khác như chăm sóc khách hàng, cải thiện mối quan hệ với đối tác.

Đây là cơ hội để lãnh đạo xem xét năng lực, tiềm năng của bạn và giúp bạn sở hữu những cơ hội thăng tiến mới. Tuy nhiên, để nhận được thành quả cần phụ thuộc vào năng lực và thái độ của bạn đối với công việc được giao. Chính vì thế, bên cạnh những kỹ năng MS Office, bạn cần liên tục trau dồi kiến thức chuyên môn và những kỹ năng mềm khác nữa. 

Tại sao nhà tuyển dụng coi trọng các ứng viên thành thạo kỹ năng MS Office

MS Office là phần mềm sử dụng tại hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam

Sự phổ biến của hệ điều hành Windows tại Việt Nam khiến các phần mềm tin học văn phòng MS Office được sử dụng rộng rãi. Chính vì thế, việc sử dụng các phần mềm này trong quá trình làm việc là không thể tránh khỏi.

Người thành thạo MS Office dễ dàng thành thạo các công nghệ mới

Trong trường hợp ứng viên đã sử dụng thành thạo các phần mềm MS Office chắc chắn có khả năng thích nghi với các phần mềm có chức năng tương tự. Chính vì vậy, ngay cả khi doanh nghiệp bạn ứng tuyển không sử dụng hệ thống phần mềm MS Office bạn vẫn được đánh giá cao với tiềm năng nhanh chóng làm quen được mọi phần mềm tin học văn phòng khác. Các công ty luôn coi trọng các ứng viên có khả năng sử dụng thành thạo các công nghệ quản lý dữ liệu chuyên nghiệp, không chỉ riêng hệ thống phần mềm MS Office. Một khi bạn đã sử dụng thành thạo MS Office, bạn luôn có ưu thế trong mắt nhà tuyển dụng. 

Lưu ý trong việc học cách sử dụng MS Office

• Chất lượng giảng viên: Chất lượng giảng viên tại các cơ sở, trung tâm đào tạo MS Office có chất lượng, nhiệt thì thì ứng viên mới có thể nâng cao khả năng sử dụng tổ hợp các phần mềm này.
• Thời gian học tập: Thông thường người học sẽ mất từ 2 tới 3 tuần để thành thạo các kỹ năng sử dụng MS Office. Sắp xếp thời gian học hợp lý giúp bạn tập trung học tập, đem lại hiệu quả cao.
• Yếu tố khóa học: Học các kỹ năng tin học văn phòng MS Office ngay từ sớm giúp bạn tiếp cận, sớm làm quen với những công cụ này và có sự cập nhật liên tục, thích nghi với tốc độ phát triển nhanh chóng của thời đại công nghệ thông tin. 

Trên đây là những thông tin về hệ thống MS Office và những ích lợi trong quá trình học tập, làm việc của MS Office. Hy vọng sẽ giúp quý bạn đọc có cái nhìn tổng quan, đánh giá phù hợp và đưa ra lựa chọn giúp cải thiện năng lực, kỹ năng cá nhân, phát triển sự nghiệp.