Back office là gì? Tầm quan trọng của back office

Khái niệm back office là gì?

Backoffice là gì? Back office được hiểu là một bộ phận của công ty. Chúng bao gồm các nhân viên hành chính và nhân viên hỗ trợ nhưng họ không trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Các công việc trong phòng back office bao gồm thanh toán, bảo quản hồ sơ, bảo đảm tuân thủ quy định, kế toán và dịch vụ công nghệ thông tin. 

Back office có thể được coi là một bộ phận của công ty chịu trách nhiệm cung cấp tất cả các chức năng thiết yếu giúp cho công ty hoạt động dễ dàng. Các nhân viên trong bộ phận back office sẽ hỗ trợ và giúp cho cho nhân viên front office thực hiện các công việc trực tiếp liên quan đến khách hàng. 

Thuật ngữ back office đôi khi còn được sử dụng để chỉ tất cả các công việc trong doanh nghiệp mà không trực tiếp tạo ra doanh thu. Mặc dù nhân viên back office không tương tác với khách hàng nhưng họ vẫn tích cực giao tiếp và làm việc với nhân viên front office. 

Các chuyên gia marketing bất động sản sẽ thường xuyên trao đổi với các đại lý bán hàng nhằm tạo ra các tài liệu về marketing hấp dẫn và sát với thực tế. Cùng với đó là bộ phận khác trong công ty để đảm bảo rằng mọi hệ thống hoạt động sẽ ổn định.

Back office có thể làm việc từ xa hay không?

Ngày nay, hầu hết các bộ phận back office đều nằm cách xa trụ sở chính của công ty. Nhiều back office còn được đặt tại các thành phố mà phí thuê văn phòng rẻ và chi phí lao động thấp, dễ dàng tuyển dụng nhân sự.

Ngoài ra, nhiều công ty đã chọn thuê ngoài một bộ phận back office ở nước ngoài để giảm chi phí xuống thấp hơn nữa. Công nghệ đã tạo điều kiện cho nhiều công ty sắp xếp các công việc từ xa và thuê các cộng tác viên làm việc tại nhà. Điều này giúp giảm chi phí một cách đáng kể.

Tầm quan trọng của bộ phận back office là gì?

Đây là bộ phận được coi là xương sống của công ty. Họ xử lý tất cả các nhiệm vụ hoạt động, sắp xếp thông tin quan trọng như khoản phải trả, bảng lương và các chức năng khác. Họ sẽ giúp cho duy trì quy trình làm việc lành mạnh mà không bị gián đoạn. Ngoài ra, bộ phận này còn thúc đẩy năng suất của công ty. 

Họ tập trung vào các hoạt động cung cấp cho phòng ban khác thông tin cần thiết để duy trì quy trình làm việc hiệu quả. Họ cung cấp thông tin về khối lượng công việc cho phép nhân viên chủ động và cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể của họ. 

Công việc back office ở mỗi công ty sẽ trông khác nhau và điều này đặc biệt đúng khi xem xét các ngành mà công ty đang hoạt động. Sau đây là một số ví dụ về công việc của bộ phận back office và trách nhiệm chính của họ.

Các vị trí quan trọng trong back office là gì?

Như chúng tôi vừa giới thiệu ở trên thì back office là một bộ phận rất quan trọng. Nó bao gồm rất nhiều công việc khác nhau. Sau đây chúng ta hãy cùng nhau điểm qua một vài vị trí trong bộ phận này nhé!

Bảo mật tất cả dữ liệu

Back office sẽ quản lý, sắp xếp và bảo mật các thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Các dữ liệu này có thể quá tải và các nhân viên cần được đào tạo bài bản và tập trung vào việc xử lý dữ liệu hàng hóa để tạo ra hiệu quả trong công việc.

Nhân viên kế toán

Nhiều người thắc mắc công việc của một nhân viên kế toán trong back office là gì? Kế toán thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau bao gồm nhập dữ liệu, tạo bảng cân đối kế toán và đảm bảo hồ sơ tài chính được cập nhật. Họ cũng cần đảm bảo rằng tất cả các số dư tài khoản sẽ được đối chiếu và xác minh rằng các tính toán kế toán khác nhau là chính xác. Nhân viên kế toán cần có định hướng chi tiết, tổ chức sắp xếp tốt và có kỹ năng phân tích mạnh mẽ.

Nhân viên nhân sự

Nhân viên nhân sự sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp các cuộc hẹn, duy trì hồ sơ và chào đón nhân viên mới của công ty. Ngoài ra, họ còn phải xử lý bảng lương và báo cáo điểm danh cùng với một số nhiệm vụ khác. Nhân viên làm công việc này cần phải đáng tin cậy, có tổ chức và có kỹ năng giao tiếp tốt.

Nhân viên công nghệ thông tin

Các nhân viên công nghệ thông tin sẽ được giao nhiệm vụ quản lý phần mềm, cơ sở dữ liệu và mạng khác nhau. Họ sẽ quản lý các nhóm mạng, cài đặt phần mềm, quản lý hệ thống công nghệ thông tin của một công ty và một số công việc liên quan. Các nhân viên công nghệ thông tin cũng có thể hỗ trợ kỹ thuật cho các đồng nghiệp khác khi họ cần.

Chuyên viên phân tích dữ liệu

Công việc của một chuyên viên phân tích dữ liệu thuộc back office là gì? Các chuyên viên phân tích dữ liệu sẽ có nhiệm vụ là diễn giải dữ liệu, phân tích dữ liệu và thực hiện các hệ thống thu thập dữ liệu. Họ cũng phải thực hiện các báo cáo và hỗ trợ kho dữ liệu. Những người là chuyên viên phân tích dữ liệu phải là những người giỏi toán học, có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và có thể phân tích chính xác dữ liệu.

Nhân viên tuân thủ

Nhân viên tuân thủ phải xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến việc tuân thủ quy định của một công ty. Điều này có nghĩa là họ đảm bảo rằng tất cả các cá nhân và bản thân công ty đang làm đúng mọi nghĩa vụ hợp đồng, luật pháp và một số quy định khác. 

Các nhân viên tuân thủ thường phải chịu sự giám sát của giám đốc điều hành. Họ phải biết các tiêu chuẩn và chính sách tuân thủ, các vấn đề quy định và đặc biệt là có kỹ năng giao tiếp tốt.

Chuyên viên phân tích rủi ro

Công việc của chuyên viên phân tích rủi ro ở back office là gì? Các chuyên gia phân tích rủi ro sẽ chịu trách nhiệm giám sát các khoản đầu tư và xác định rủi ro tiềm ẩn liên quan đến danh mục đầu tư của công ty. Dựa trên đánh giá về các khoản đầu tư này, họ có thể đưa ra các khuyến nghị để hạn chế rủi ro trong tương lai. Để làm được công việc này thì họ cần có kỹ năng phân tích, chiến lược và khả năng đàm phán mạnh mẽ.

Quản lý điều hành

Người quản lý điều hành công việc trong nhóm quản lý của công ty giúp phát triển và thực hiện một số chính sách và thủ tục hoạt động. Họ cũng sẽ hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng và đảm bảo rằng công ty đang làm việc với năng suất cao nhất. Các nhà quản lý điều hành phải là những người có tài lãnh đạo giỏi và có thể hiểu các chính sách cũng như các văn bản pháp lý và quy định của công ty.

Quản lý một doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, bất kể quy mô của công ty lớn hay. Việc sắp xếp các dữ liệu và các tác vụ tốn thời gian khác trong khi cố gắng bán hàng và tiếp cận khách hàng có thể dẫn đến quá tải. 

Việc có một đội ngũ đáng tin cậy và tài năng xử lý những công việc này sẽ có lợi cho hiệu suất làm việc và sự phát triển doanh nghiệp. Nó sẽ nâng cao hiệu suất của nhân viên và giúp họ tập trung vào công việc kinh doanh cốt lõi của mình.

Lời kết:

Như vậy, chúng tôi đã giúp các bạn trả lời cho câu hỏi back office là gì và một số công việc liên quan đến bộ phận này. Đây là một bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong một công doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.