Kỹ năng trình bày vấn đề rõ ràng và thuyết phục để đạt hiệu quả cao

Kỹ năng trình bày vấn đề là gì?

Trình bày khác hẳn một cuộc giao tiếp thông thường bởi trình bày thể hiện khả năng diễn đạt một cách có chuẩn bị, nội dung chặt lẽ, rõ ràng, sắp xếp ý có sự logic để thuyết phục, cung cấp thông tin hoặc gây ảnh hưởng lên thái độ, suy nghĩ của người nghe.

Kỹ năng trình bày vấn đề là sự vận dụng các hiểu biết, kiến thức để phân tích các nội dung nhằm diễn đạt một cách mạch lạc, có tính thuyết phục người nghe cao nhất.

Tầm quan trọng của kỹ năng trình bày vấn đề

Rèn luyện được kỹ năng trình bày vấn đề tốt sẽ giúp cuộc giao tiếp đạt hiệu quả cao, đồng thời hiểu được suy nghĩ, thái độ của người nghe đối với nội dung đã quyền đạt. Có kỹ năng trình bày cũng sẽ giúp bạn dễ dàng trao đổi, thỏa thuận với đối tác, đồng nghiệp trong công việc tốt hơn.

Có kỹ năng trình bày vấn đề bạn sẽ có sự tự tin trong việc trao đổi, nói chuyện, từ đó đem lại cho bạn nhiều cảm giác tích cực, phấn chấn trong công việc. Cũng nhờ kỹ năng trình bày mà bạn sẽ biết cách mở đầu cuộc trò chuyện, biết cách làm chủ cảm xúc trong suốt cuộc trao đổi với người khác.

Kỹ năng trình bày tốt sẽ mang lại những mối quan hệ xã hội có giá trị cao, bạn sẽ tạo được sự mến mộ trong lòng người khác. Bên cạnh đó, bạn sẽ nhận được sự tín nhiệm và tin tưởng của cả những người “khó tính”. Từ đó, cuộc sống của bạn sẽ trở nên vui vẻ, thuận lợi trong nhiều lĩnh vực hơn.

Các yếu tố giúp kỹ năng trình bày vấn đề đạt hiệu quả

• Một là, bạn cần có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng về cả cách thức bản thân trình bày và nội dung, hình thức vấn đề sẽ trình bày.
• Hai là, kỹ năng trình bày của bạn cần có sự thay đổi đúng lúc, giúp tăng sự hấp dẫn cho vấn đề, thu hút mọi người lắng nghe vấn đề bạn trình bày.
• Bai là, bạn cần tăng tính hiệu quả của việc trình bày thông qua sử dụng các phương tiện hỗ trợ nghe và nhìn như: màn hình chiếu, loa,...
• Một là, bạn cần có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng về cả cách thức bản thân trình bày và nội dung, hình thức vấn đề sẽ trình bày.
• Hai là, kỹ năng trình bày của bạn cần có sự thay đổi đúng lúc, giúp tăng sự hấp dẫn cho vấn đề, thu hút mọi người lắng nghe vấn đề bạn trình bày.
• Bai là, bạn cần tăng tính hiệu quả của việc trình bày thông qua sử dụng các phương tiện hỗ trợ nghe và nhìn như: màn hình chiếu, loa,...
• Bốn là, bạn phải có phong thái tự tin, cởi mở và không sợ hãi trước những câu hỏi mà người nghe đặt ra.
• Năm là, cần có những chi tiết gây ấn tượng mạnh cho người nghe nhằm tạo điểm nhấn cho phần trình bày của bản thân.
• Sáu là, thứ tự nội dung của phần trình bày phải được sắp xếp khoa học, dễ hiểu và nên đi theo trình tự nội dung dẫn dắt đến nội dung chủ đạo.
• Bảy là, điều chỉnh giọng nói phù hợp với không gian, đối tượng, nội dung, đồng thời có sự kết hợp thuần thục ngôn ngữ cơ thể, luôn luôn tăng tương tác với người nghe.

Các bước chuẩn bị trước khi trình bày vấn đề

Một bài trình bày mang lại hiệu quả cao thì cần được chuẩn bị theo trình tự cụ thể như sau:

• Xác định rõ ràng mục đích, nhu cầu người trình bày và nhu cầu của người nghe;
• Lựa chọn và sắp xếp thông tin phụ và thông tin chính; 
• Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ trực quan hỗ trợ trình bày; 
• Chuẩn bị nội dung trình bày.

Bước 1: Xác định mục tiêu cho phần trình bày và chuẩn bị nội dung trước khi trình bày

Thứ nhất, cần lên ý tưởng và sắp xếp thứ tự của nội dung phụ và nội dung chính xoay quanh đề tài sẽ trình bày sao cho ý phụ sẽ không chiếm quá nhiều thời gian trình bày, nhưng đủ để giúp làm rõ thêm cho nội dung chính cần diễn đạt. Các nội dung phụ và nội dung chính kết hợp thành một chính thể nội dung mạch lạc, khoa học, có giá trị tiếp nhận cao. 

Thứ hai, xác định mục tiêu của phần trình bày là gì và tập trung làm rõ mục tiêu này một cách chủ động nhất, không để bị cuốn theo các tác động khách quan trong lúc trình bày.

Thứ ba, cần chuẩn bị phương tiện, dụng cụ trực quan hỗ trợ trình bày kỹ lưỡng. Bạn nên chọn các dụng cụ có thể tăng tính hấp dẫn cho phần trình bày như máy chiếu, loa phát, tranh, ảnh, đồ vật có giá trị biểu thị nội dung. Tuy nhiên, một điều cần chú ý đó là tránh tình trạng thông tin có sự trùng lặp bởi nhiều thiết bị cùng hỗ trợ cho một chủ đề trình bày. Người thực hiện trình bày vấn đề và người hỗ trợ cần sử dụng các máy móc, thiết bị, dụng cụ thành thạo, tránh sự lúng túng khi dùng khiến hao hụt thời gian trình bày vấn đề, cũng như tạo ra sự thiếu chuyên nghiệp trước người nghe.

Bước 2: Luyện tập trình bày nhiều lần và sửa các lỗi sai nếu có

Sau khi đã hoàn thành nội dung cho bài thuyết trình và chuẩn bị các công cụ hỗ trợ, người trình bày cần kiểm tra các nội dung và dụng cụ xem có tối ưu hay chưa; Các thông tin thu thập có chính xác và là thông tin chính thống, rõ nguồn hay không? Mục tiêu trình bày có tỷ lệ đạt bao nhiêu phần trăm nếu đi theo sắp xếp đã chuẩn bị? Đã thỏa mãn được nhu cầu và mong muốn của người nghe hay chưa?... Sau khi đã chắc chắn có một sự chuẩn bị chu đáo, bạn hãy luyện tập để ghi nhớ các thông tin.

Bước 3: Mở đầu bài thuyết trình

Phần mở đầu sẽ là tiền đề quyết định sự thành công của toàn phần trình bày. Một phần mở đầu hấp dẫn sẽ tạo sự tò mò, cuốn hút cho người nghe, tăng tính thành công cho các nội dung sau đó. Phần mở đầu không nên quá dài, chỉ cần có sự dẫn dắt khéo léo nội dung chính. 

Bước 4: Kiểm soát các diễn biến trong phần trình bày

Kiểm soát phần trình bày sẽ giúp người trình bày không bị rơi vào thế bị động. Bên cạnh đó, người trình bày nên tăng cường tương tác giữa mình và người nghe bằng các hoạt động ngắn, câu hỏi tương tác,… Đặc biệt, phải luôn giữ vững phong thái tự tin, giọng nói phù hợp với từng nội dung, từng dụng cụ hỗ trợ.

Bước 5: Kết thúc phần trình bày

Kết thúc phần trình bày chiếm vị trí quan trọng bởi sẽ nêu lên những kết luận chủ đạo của toàn phần trình bày. Do vậy, người trình bày cần có một phần kết thúc thật sự tối ưu nhất về mặt nhắc lại nội dung chính và bày tỏ được mong muốn lắng nghe ý kiến của người nghe phần trình bày để tiếp thu và sửa đổi.

Cách rèn luyện tăng kỹ năng trình bày vấn đề hiệu quả cao nhất

Hãy có sự chuẩn bị kỹ lưỡng đến từng chi tiết như là: bạn đến địa điểm nơi mình sẽ tiến hành bài trình bày từ sớm, quan sát mọi bố trí của không gian, tính toán sự xuất hiện của bản thân thế nào để tăng sự hấp dẫn; Kiểm tra các phương tiện hỗ trợ. 

Xuyên suốt phần trình bày hãy luôn cố gắng tăng sự tương tác đến người nghe bằng cách sử dụng ánh mắt để giao tiếp, quan sát người nghe để đánh giá họ hiểu đến đâu và có chú ý nghe hay không. Người trình bày cũng cân chỉnh việc sử dụng giọng nói, âm vực thế nào cho phù hợp, lúc nào thì cần nhấn mạnh, lúc nào thì không, lúc nào cần dừng lại để người nghe suy ngẫm.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể là một trong những kỹ năng cực kỳ quan trọng mang lại thành công cho phần trình bày. Hãy luôn mỉm cười để giúp bạn và khán giả của bạn cảm thấy thoải mái, tự nhiên, không bị gò ép trong bất cứ một khuôn khổ nào về kiến thức hay tư duy; Sử dụng cách đưa tay cùng với nhịp điệu của giọng nói để tăng tính diễn đạt; Không đứng yên một chỗ nhưng cũng không nên rảo bước khắp phòng, chỉ nên có sự di chuyển trên một khu vực nhất định.

Để người nghe tham gia vào phần trình bày của bạn bằng việc dùng nhiều hơn các câu hỏi có tính tương tác đôi bên, tăng sự quan tâm thích thú của người nghe, thu hút sự tập trung của người nghe.

Luôn xuất hiện trong phần trình bày với vẻ tràn đầy tự tin về bản thân, tức là tin tưởng vào kiến thức, kinh nghiệm của bản thân mình khi trình bày cho người khác biết về điều đó. Điều này sẽ lấy được niềm tin của người nghe đặt vào bạn, đánh giá cao bạn.

Dập tắt nỗi sợ hãi dù tình huống nào xảy ra trong lúc đang trình bày. Thậm chí, nếu bạn bắt đầu cảm thấy lo lắng, hãy nhắc nhở bản thân rằng khán giả biết điều đó, và việc của bạn sẽ phải bình tâm trở lại, không làm mất đi sự chỉnh chu, tự tin của bản thân.

Luôn nhiệt tình với khán giả dù trong diễn biến tiêu cực nào có thể xảy ra, cách bạn ứng xử trong tình huống ngoài ý muốn sẽ ghi dấu ấn rất sâu sắc trong những người có mặt tại địa điểm bạn trình bày.

Bạn cần biết dừng đúng thời điểm. Có một vấn đề mà thật sự bạn không cần quá hoang mang, đó là thi thoảng bạn sẽ quên mất mình cần làm gì tiếp theo trong cuộc trình này. Lúc ấy đừng ngại làm chậm hơn và hãy có thời gian tạm dừng, hít thở sâu và tạo cảm giác thoải mái nhất cho bản thân. 

Một trong những bí quyết giúp bạn có một phần trình bày thành công chính là lắng nghe các phần trình bày trước đó để rút ra kinh nghiệm cho bản thân mình. Các phần trình bày trước đó phần nào sẽ giúp bạn có cơ hội cảm nhận sơ lược về những người sẽ lắng nghe phần thuyết trình của bạn.

Bất kỳ lúc nào có thể, bạn hãy cố gắng tạo ra một sự trình bày gần gũi với người nghe nhất có thể, không nên quá khuôn khổ, áp đặt điều mình mong muốn lên người khác. Không quan trọng bạn trình bày dài bao nhiêu, mà là bạn trình bày được những gì. Hãy luôn cố gắng xây dựng một kịch bản đi vào trọng tâm nhất có thể.

Các lưu ý cần tránh khi trình bày vấn đề

• Thứ nhất, bạn không duy trì sự tương tác với mọi người trong khán phòng đang nghe bạn đang trình bày vấn đề. Điều này sẽ đánh mất kết nối giữa bạn và họ, từ đó khiến phần trình bày của bạn không nhận được sự chú ý của mọi người. 
• Thứ hai, không chuẩn bị tốt thiết bị hỗ trợ khiến cho phần trình bày nhàm chán, thiếu sinh động.
• Thứ ba, bạn không giữ được thần thái, phong cách trình bày chuyên nghiệp qua việc mặc bộ đồ không phù hợp, không thoải mái khiến cho việc di chuyển, thực hiện thao tác hỗ trợ trở nên khó khăn.

Tóm lại, mục tiêu của hầu hết chúng ta không phải là trở thành một người biết cách trình bày vấn đề đến mức hoàn hảo, nhưng chúng ta hoàn toàn có thể có một phần trình bày có tính thuyết phục cao nhờ sự cố gắng luyện tập, tích góp kinh nghiệm và không quên sáng tạo nhiều hơn sau mỗi lần trình bày vấn đề trước mọi người!