Kinh nghiệm làm việc ở vị trí nhân viên theo dõi đơn hàng

Khái quát về nhân viên theo dõi đơn hàng là gì?

Nhân viên theo dõi đơn hàng hay còn được biết đến với tên gọi Nhân viên quản lý đơn hàng (Merchandiser), đảm bảo tiến độ và sự lưu thông ổn định của hàng hoá từ giai đoạn nguyên vật liệu tới thành phẩm và bàn giao tới tay khách hàng.

Nhân viên theo dõi đơn hàng có vai trò quan trọng kết nối doanh nghiệp và khách hàng. Họ là bộ phận đại diện cho doanh nghiệp trong quá trình tiếp cận, giao dịch với khách hàng.

Công việc cụ thể của nhân viên theo dõi đơn hàng

Tuỳ theo mô hình, quy mô của mỗi doanh nghiệp, công ty sản xuất mà nhân viên theo dõi đơn hàng sẽ được bàn giao những công việc khác nhau.

Trong nhiều trường hợp, nhân viên quản lý đơn hàng phụ trách lên kế hoạch công việc, báo cáo trực tiếp với doanh nghiệp cung cấp, bộ phận sản xuất để đảm bảo cung ứng đầy đủ sản phẩm tới người tiêu dùng. Dưới đây là những công việc cơ bản của một nhân viên theo dõi đơn hàng:

• Tiếp cận đơn hàng yêu cầu từ phía khách hàng. Tư vấn và hỗ trợ những thắc mắc của khách hàng trong quá trình lên đơn hàng.
• Theo dõi chặt chẽ dây chuyền sản xuất và kiểm định hàng mẫu, đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm đạt chất lượng.
• Tiếp tục theo dõi quy trình đóng gói, phân phối, đảm bảo hàng hoá tới tay khách hàng an toàn, nhanh chóng, kịp thời.
• Trao đổi và thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng về chất lượng hàng mẫu.
• Đàm phán về hợp đồng mua bán với khách hàng.
• Trao đổi và làm việc với các bộ phận có liên quan như bộ phận mua hàng, nguyên vật liệu để  đảm bảo chất lượng cho sản phẩm đầu ra.
• Trao đổi và làm việc với những bộ phận quản lý chất lượng, đội kỹ thuật để đảm bảo sản phẩm đầu ra đạt tiêu chuẩn chất lượng và bàn giao kịp thời.
• Viết báo cáo chi tiết định kỳ gửi tới cấp trên về chi phí hàng hoá và những phát sinh có liên quan. 

Tố chất trở  thành nhân viên theo dõi đơn hàng chuyên nghiệp

Với vai trò quan trọng kết nối nhà sản xuất và khách hàng, chính vì vậy để thành công ở vị trí trí này, bạn cần phải rèn luyện những kỹ năng cần thiết cũng như nâng cao kiến thức nghiệp vụ quan trọng như:

Nâng cao kỹ năng đàm phán, giao tiếp

Với vai trò cầu nối giữa nhiều bộ phận, nhân viên theo dõi đơn hàng cần liên tục trau dồi kỹ năng giao tiếp, đàm phán để làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả  hơn với khách hàng, đồng nghiệp và cấp trên.

Kỹ năng xây dựng các mối quan hệ

Tăng cường xây dựng mối quan hệ là một trong những cách giúp bạn tìm ra cơ hội thăng tiến trong công việc và đảm bảo công việc thực hiện đều đặn, ổn định. Người làm nhân viên theo dõi đơn hàng cần liên tục nâng cao khả năng xây  dựng các mối quan hệ để phục vụ công việc của mình. 

Kỹ năng tính toán

Đây là kỹ năng giúp nhân viên theo dõi đơn hàng dự đoán nhu cầu sử dụng của khách hàng, khả năng cung cấp sản phẩm, hàng hoá của nhà sản xuất để lập báo cáo dự trù ngân sách, số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất phù hợp…

Ngoài ra, kỹ năng tính toán nhanh chóng, chính xác giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm thời gian.

Ngoài ra, để trở thành nhân viên theo dõi đơn hàng chuyên nghiệp, bạn cần không ngừng nâng cao kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực theo đuổi như nắm rõ thông tin về sản phẩm, hàng hoá, quá trình phân phối và vận chuyển hàng hóa, thành thạo tin học văn phòng và trau dồi ngoại ngữ để phục vụ công việc.

Cải thiện khả năng làm việc logic, tư duy nhạy bén là cách giúp bạn giải quyết vấn đề, tình huống phát sinh hiệu quả hơn.

Kinh nghiệm làm việc ở vị trí nhân viên theo dõi đơn hàng

Nhân viên theo dõi đơn hàng không phải vị trí đòi hỏi tư duy logic, phức tạp nhưng có những yêu cầu riêng về kỹ năng, kinh nghiệm trong nghề và một số lưu ý cần nắm rõ để hạn chế sai phạm, thiếu sót trong công việc.

Nhân viên quản lý đơn hàng cần nắm rõ năng lực bản thân để xác định khối lượng công việc phù hợp, nắm rõ các kênh tiếp xúc đa dạng với khách hàng như fax, email…

Để đảm nhận tốt công việc xử lý đơn hàng, bạn cần rèn luyện tác phong chuyên nghiệp và sự kiên nhẫn, tỉ mỉ. Mỗi quá trình tư vấn, trao đổi, làm việc cần khách hàng, yêu cầu những cách ứng xử riêng phù hợp để nắm bắt nhu cầu, mong muốn của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng.

Đây không phải là công việc phức tạp song tồn tại những áp lực riêng, bạn cần nắm rõ được tính chất công việc, yêu cầu chi tiết để đảm bảo cập nhật thông tin, dữ liệu kịp thời. 

Môi trường làm việc của nhân viên theo dõi đơn hàng khá đa dạng, linh động. Trước khi theo đuổi công việc nhân viên theo dõi đơn hàng, bạn cần nắm rõ thông tin về sản phẩm, hàng hóa để giải đáp được mọi thắc mắc của khách hàng.

Ngoài ra, do đặc tính công việc thuộc ngành dịch vụ, nhân viên theo dõi đơn hàng thường xuyên phải thay đổi thời gian làm việc, thậm chí phải làm việc ngoài giờ theo yêu cầu từ khách hàng, đây là những khó khăn và thách thức khó tránh với những người muốn theo đuổi công việc này.

Hiện nay, bạn có thể dễ dàng tìm thấy tin tuyển dụng về vị trí nhân viên theo dõi đơn hàng tại các doanh nghiệp, công ty kinh doanh, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất.

Hy vọng với những thông tin chi tiết, cụ thể trên đây quý bạn đọc sẽ có cái nhìn tổng quan, rõ ràng hơn về công việc này và có những lựa chọn đúng đắn giúp hoàn thiện năng lực, phát triển sự nghiệp bản thân.