Khái niệm, chức năng tổ chức trong quản trị học và quy tắc xây dựng tổ chức

Khái niệm cũng như nội dung chức năng của tổ chức

Khái niệm chức năng của tổ chức

Chức năng tổ chức là thiết lập nên được một hệ thống đồng nhất những vị trí của tc ừng cá nhân cũng như những bộ phận sao cho những cá nhân cũng như bộ phận này phối hợp được với nhau một cách hiệu quả nhất, nhằm đạt được đúng mục tiêu đề ra của tổ chức.

Nội dung cũng như chức năng của tổ chức

Tổ chức cơ cấu

Đây là tổng hợp những bộ phận có những mối liên hệ phụ thuộc nhau, nhân sự trong mỗi tổ chức này đã được chuyên môn hóa, để có thể đảm bảo được những nghĩa vụ, quyền hạn nhất định theo từng cấp độ riêng biệt. Mục đích chung đó là thực hiện được những hoạt động của tổ chức để có thể đạt được mục tiêu chung đã được xác định.

Những cơ cấu tổ chức quản lý bao gồm cơ cấu quản lý trực tuyến, cơ cấu quản lý chức năng, cơ cấu quản lý trực tuyến và chức năng cơ cấu quản lý ma trận.

Tổ chức quá trình quản lý

Đây chính là hình thức phân loại cơ cấu theo mỗi quyền hạn bao gồm quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu cũng như quyền hạn chức năng. Việc ủy quyền đúng cách thức trong quản lý góp phần làm tăng thêm hiệu quả của quản lý.

Vì vậy, nhà quản lý cần phải sử dụng thành thạo những phương thức quản lý ủy quyền này. Những yếu tố cấu thành nên chức năng tổ chức trong quản trị học

Yếu tố mục tiêu hoạt động

Mục tiêu hoạt động của những chức năng tổ chức chính là yếu tố nền tảng, chúng trả lời cho những câu hỏi mục đích hoạt động của tổ chức đó là gì? Mục tiêu không rõ ràng, tổ chức kém hiệu quả trong khi tổ chức xã hội không có mục đích hoạt động thì chúng sẽ không có lý do để tồn tại.

Yếu tố cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức chính là những liên kết mật thiết với những quan hệ bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Bất kỳ một tổ chức nào cũng cần có những cơ cấu tổ chức để có thể thực hiện cũng như thiết lập những quy định về cơ chế quản lý.

Yếu tố cơ chế quản lý

Cơ chế quản lý trong chức năng tổ chức chính là cách thức để nhiệm vụ lãnh đạo của chủ thể điều phối những bộ phận cũng như cá nhân thực hiện được những chức năng và nhiệm vụ của tổ chức.

Cơ chế quản lý càng chặt chẽ, đảm bảo, minh bạch, khoa học bao nhiêu thì độ bất đồng với lãnh đạo sẽ càng giảm đi. Cơ chế quản lý còn thể hiện trong cơ chế tổ chức cũng như hoạt động. Những quy định đó bao gồm:

• Phân cấp nghĩa vụ, trách nhiệm của cá nhân, bộ phận, cung cấp thông tin, giám sát đa chiều hơn.

• Phân cấp trong việc chấp hành, ban hành những quyết định quản lý của nhiều bộ phận cũng như cá nhân trong tổ chức.

• Đảm bảo giữ vững được những nguyên tắc cơ bản nhất của quản lý, phù hợp với quyền hạn quản lý, hoàn chỉnh và thống nhất.

• Tuân thủ những quy định cơ bản nhất của tổ chức để đạt được những mục tiêu cuối cùng.

Yếu tố đội ngũ

Đội ngũ nhân lực là yếu tố cơ bản nhất trong chức năng tổ chức, chúng xác định được vai trò, ý nghĩa của từng cá nhân, cũng như nhân lực trong một tổ chức,  thể hiện được sức mạnh của tổ chức. Vì vậy nên khi quản lý một tổ chức, người quản lý cần coi nhân lực chính là yếu tố, điều kiện không thể bỏ qua được nhằm đảm bảo  được chất lượng của những hoạt động.

Yếu tố cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất chính là nguồn kinh phí, thiết bị kỹ thuật, công nghệ, khoa học được sử dụng, đầu tư nhằm đạt tới mục tiêu hoạt động của tổ chức.

Cơ sở vật chất đạt chuẩn, hiện đại hóa sẽ giúp cho những thành viên trong tổ chức hoàn thành được những nhiệm vụ và chức năng. Do vậy nên trong hoạt động quản lý, người lãnh đạo cần phải quan tâm tới cơ chế quản lý cơ sở vật chất.

Yếu tố môi trường hoạt động

Tổ chức xã hội nào cũng đều hoạt động trong một môi trường có nhiều biến động, về mặt xã hội thì đây là những yếu tố về luật pháp, giáo dục, thể chế, truyền thống, bản sắc văn hóa của tổ chức.

Về mặt tự nhiên thì yếu tố này còn bao gồm cả vị trí địa lý, hệ sinh thái. Môi trường hoạt động là điều kiện cần giúp cho những hoạt động tổ chức được đảm bảo chất lượng. Vậy nên khi quản lý tổ chức cần phải xác định được cơ chế, phát huy được thế mạnh cũng như giảm thiểu đi những bất lợi của môi trường tới những hoạt động của tổ chức này.

Sự cần thiết của chức năng tổ chức trong quản trị học

Chức năng tổ chức quyết định quan trọng tới sự trường tồn trong doanh nghiệp, chức năng tổ chức chính là tài sản của một doanh nghiệp với nhiều nhiệm vụ, vai trò như kiểm soát, điều phối, tạo ra động lực làm việc, tạo ra được lợi thế cạnh tranh.

Giúp lao động biết rõ nhiệm vụ, vai trò

Cơ cấu tổ chức thống nhất chung giúp cho người lao động nắm được vai trò, nhiệm vụ cũng như sự quan trọng của mình đối với tổ chức. Ngoài ra, chúng còn giúp cho cá nhân nhận biết được rõ hơn về công việc của mình đang làm, từ đó có trách nhiệm hơn đối với công việc đang xử lý và cung cấp thông tin chi tiết hơn.

Quyền hạn chính là một sợi dây liên kết những bộ phận đơn lẻ với nhau, nhờ đó mà nhiều nhóm hoạt động thống nhất dưới một nhà quản lý chung, điều này hình thành được công cụ xây dựng một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện của mỗi cá nhân.

Chức năng tổ chức giảm thiểu sự xung đột

Cơ cấu tổ chức giúp gắn liên kết những thành viên trong một tổ chức, doanh nghiệp hoạt động vì mục tiêu chung nhất doanh nghiệp. Điều này giúp cho nhiều thành viên tìm hiểu được rõ vấn đề, lựa chọn và hành động theo một hướng phát triển chung nhất.

Khi đối mặt với nhiều thách thức, xung đột giữa những cá nhân với nhau thì cơ cấu tổ chức chính là yếu tố giúp cho mọi người hòa nhập và thống nhất được với nhau.

Chức năng tổ chức giúp kiểm soát, điều phối

Cơ cấu tổ chức giúp cho nhân viên biết rõ được công việc, nhiệm vụ của mình, định hướng cũng như bản chất của công việc đó. Chính điều này hình thành nên những mối quan hệ tốt đẹp giữa những thành viên trong một tổ chức cũng như đối với môi trường làm việc ý nghĩa, lành mạnh. Điều này càng ý nghĩa hơn nữa khi những doanh nghiệp hiện đang có tình trạng chảy máu chất xám vô cùng phổ biến.

Thu nhập và mức lương chỉ là một yếu tố rất nhỏ trong động lực làm việc của cá nhân, khi tới một giới hạn nhất định rất nhiều người sẵn sàng đánh đổi chọn mức thu nhập thấp hơn để làm việc trong một tổ chức có được sự tôn trọng của đồng nghiệp.

Chức năng tổ chức tạo ra sự cạnh tranh

Những yếu tố bao gồm hình thành động lực, kiểm soát, điều phối giúp cho hiệu quả được tăng trưởng mạnh nhất đồng thời tạo ra được sự khác biệt trong tổ chức. Chính sự khác biệt và hiệu quả này sẽ giúp cho doanh nghiệp hình thành nên được lợi thế cạnh tranh tốt trên toàn thị trường.

Những nguyên tắc xây dựng tổ chức trong quản trị học

Có vô cùng nhiều trường hợp xảy ra trong thực tế, một nhân sự cùng lúc sẽ thực hiện 2 nhiệm vụ của giám đốc và quản lý. Trong trường hợp này, nhân sự đó sẽ không biết phải nghe theo sự chỉ đạo của ai.

Vậy nên, trong một tổ chức cần phải tuân thủ những nguyên tắc chung nhất và cần vận dụng chúng trong mỗi một trường hợp cụ thể, sao cho đạt được những hiệu quả cụ thể, tốt nhất.

Xây dựng cũng như tuân thủ nguyên tắc của tổ chức sẽ giảm thiểu những sai sót, tạo ra được sự đồng tình, ủng hộ của nhiều người.

Những nguyên tắc hiện nay của tổ chức sẽ khác nhau và được vận dụng một cách đa dạng hơn nhiều. Một số nguyên tắc tài chính mà nhiều tổ chức thực hiện nay được áp dụng hàng ngày bao gồm:

• Nguyên tắc thống nhất về lãnh đạo: Nguyên tắc này đòi hỏi mỗi cá nhân riêng lẻ trong một tổ chức sẽ phải chịu trách nhiệm báo cáo đến cấp lãnh đạo trực tiếp trên mình.

• Nguyên tắc tổ chức sát sao với mục đích: Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với mục đích, mục tiêu. Đây được xem chính là cơ sở xây dựng nên cơ cấu tổ chức vững vàng cho một doanh nghiệp. Mỗi một phòng ban cần phải xây dựng được những mục tiêu cho nhân sự của mình, của tổ chức cần phải có một mục tiêu chung nhất nhằm đảm bảo được những hoạt động chung nhất vì lợi ích và mục tiêu của doanh nghiệp.

• Nguyên tắc đảm bảo được sự cân đối: Cân đối về trách nhiệm,quyền lợi, phân bổ đầu mục công việc cân đối cho những phòng, ban. Điều này còn giúp cho tổ chức có thể hình thành, tạo được sự ổn định trong công, Vì vậy nên tổ chức cần phải có được sự cân đối trong mô hình tổ chức và vận hành.

• Nguyên tắc hiệu quả khi xây dựng nên hệ thống tổ chức, mục tiêu chung nhất của một doanh nghiệp chính là đảm bảo được hiệu quả của công việc, hướng tới mục tiêu chung nhất trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí.

• Nguyên tắc đảm bảo được sự linh hoạt, nguyên tắc này vô cùng quan trọng trong việc kịp thời đáp ứng được sự thay đổi của môi trường bên ngoài. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần linh hoạt đáp ứng được sự thay đổi của tổ chức.

Chức năng của tổ chức quản trị học còn đóng góp một vai trò rất lớn tới sự thành công của một tổ chức, doanh nghiệp. Do vậy nên người quản lý đứng đầy cần xây dựng tổ chức sao cho đảm bảo được tính khoa học, mà trong đó mỗi một thành viên phát huy được năng lực của bản thân hiệu quả nhất

Tổng kết

Hy vọng với bài viết trên đây, chúng tôi đã đưa cho bạn đầy đủ thông tin cũng như những kiến thức mới về chức năng tổ chức, sự quan trọng của chức năng này trong mỗi doanh nghiệp khác nhau, mong bạn có thể áp dụng được vào công việc và cuộc sống của mình.