Hóa đơn chuyển đổi là gì? Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn chuyển đổi là gì?

Trước khi tìm hiểu hóa đơn chuyển đổi là gì thì hãy chúng ta cùng tìm hiểu hóa đơn điện tử là gì? 

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn mang đến cho các công ty hiệu quả cao trong việc quản lý và kê khai chứng từ khi thực hiện các giao dịch thương mại. Tuy nhiên, một số công ty có nhu cầu sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử tùy theo mục đích.

Vậy hoá đơn chuyển đổi là hoá đơn được in từ hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật. Và phụ thuộc vào mục đích sử dụng người lập hóa đơn mà có thể chuyển đổi hóa đơn điện tử sang những hình thức hóa đơn giấy khác nhau, nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Một số câu hỏi thường gặp liên quan tới hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Sau khi trả lời hóa đơn chuyển đổi là gì, chúng ta hãy tiếp tục giải đáp một số câu hỏi thường gặp liên quan tới hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Quy định về hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì?

Quy định này là một nội dung quan trọng trong Nghị định 119/2018/ND-CP điều chỉnh hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.

Vì vậy, quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử thành văn bản giấy cần: 

• Hóa đơn điện tử phải hợp pháp mới được chuyển đổi thành văn bản giấy. 
• Việc chuyển đổi phải đảm bảo thống nhất giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi. 
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành tài liệu giấy chỉ có giá trị lưu trữ phục vụ mục đích ghi theo quy định của pháp luật về các kế toán và pháp luật về các giao dịch điện tử, không có tác dụng thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được thiết lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Nghị định 119. (Nghị định 119 có hiệu lực từ ngày 01/11/2018)

Người mua thực hiện hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử như thế nào?

Hợp đồng sau khi chuyển đổi có giá trị pháp lý và được pháp luật bảo vệ.Chúng tôi sẽ hướng dẫn độc giả cách chi tiết các giai đoạn chuyển đổi, nhưng khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng phong trào quyết định 118.

Người mua có thể dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và thực hiện gồm các bước dưới đây.

Bước 1: Lưu hóa đơn trên máy tính

Thông thường hóa đơn điện tử có loại 2 tệp đính kèm: 

• Loại tệp được lưu dưới dạng .zip - tệp điện tử gốc, bên trong tệp này là hóa đơn điện được ký bởi chữ số số hợp lệ của công ty. Loại tệp nên được giữ lại để có thể dễ dàng đối chiếu trong tương lai. 
• Loại tệp được lưu dưới dạng .pdf cho phép người mua chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Người dùng chỉ cần tải xuống và lưu lại.

Bước 2: In tệp đã chuyển đổi ra giấy. 

Người mua thực hiện chuyển đổi bằng cách mở tệp đã chuyển đổi ở bước 1 bằng trình duyệt hay phần mềm để mở tệp PDF tương ứng. Khi hoàn thành, người sử dụng chỉ cần in tệp ra giấy.

Bước 3: Ký tên lên hóa đơn giấy

Theo Thông tư 32, hóa đơn giấy được coi là hợp quy nếu: 

• Ký và ghi rõ họ tên đầy đủ người vừa tiến hành chuyển đổi. 
• Ghi rõ ngày thực hiện chuyển đổi.

Bước 4: Hoàn tất quá trình 

Thực hiện theo các bước trên là quý vị đã hoàn thành quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Điều kiện chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy là gì?

Ngoài thắc mắc hóa đơn chuyển đổi là gì? thì khách hàng còn quan tâm tới để chuyển đổi hoá đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người lập hoá đơn cần đáp ứng các nguyên tắc cũng như điều kiện dưới đây

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn

Người bán hàng được ủy quyền chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm đang được lưu hành và chỉ được chuyển đổi một lần.

Việc chuyển đổi này cần tuân thủ quy định của pháp luật và có chữ ký người đại diện pháp luật của người bán, kể cả dấu của người bán. 

Người mua và người bán chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy để có thể lưu giữ hồ sơ kế toán theo Luật Kế toán. Việc Lưu trữ tài liệu kế toán phải tuân thủ các quy định bắt buộc theo ban hành của pháp luật.

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn

Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy phải tuân thủ các điều kiện chuyển đổi quy định tại Thông tư số 32/2011/ TT-BTC 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Trong đó có các nội dung: 

• Thể hiện được đầy đủ các nội dung có trên bản hóa đơn điện tử gốc. 
• Ký hiệu chuyển đổi thành công từ hóa đơn điện tử sang giấy.
• Đảm bảo có đủ họ tên và chữ ký của người tiến hành chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý: Khi xác minh các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn như nguồn, chữ ký xác nhận được chuyển đổi, chữ ký và họ tên đầy đủ của người thực hiện chuyển; Việc trao đổi diễn ra theo quy định của pháp luật về việc chuyển đổi tài liệu điện tử.

Cách phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi thành giấy và hóa đơn giấy

Để phân biệt ngoài việc biết được hóa đơn chuyển đổi là gì thì ta cũng cần biết khái niệm về hóa đơn giấy.

Hóa đơn giấy là gì?

Vậy hóa đơn giấy là hóa đơn được lập theo quy định của pháp luật về thuế và phát hành sử dụng hóa đơn trong hoạt động cung ứng dịch vụ, mua bán hàng hóa. 

Hóa đơn giấy thể hiện đầy đủ thông tin của đối tượng lập hóa đơn bao gồm tên, mã số thuế, thông tin cung ứng dịch vụ, mua bán hàng hóa, chữ ký, đóng dấu của người bán và mua (nếu có).

Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi thành giấy và hóa đơn giấy

Những điểm khác biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy:

• Mẫu: Số liên của hóa đơn điện tử sẽ là 0. Còn số liên ở hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9.
• Số seri: Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sẽ có ký hiệu dạng HM/17E. Số seri trên hóa đơn giấy đặt in có ký hiệu cuối là P, với hóa đơn giấy tự in thì ký hiệu cuối cùng là T.
• Chữ ký: Hóa đơn giấy sẽ có chữ ký trực tiếp bằng tay của người lập hóa đơn.

Riêng đối với hóa đơn chuyển đổi sẽ có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và trên hóa đơn sẽ có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi. 

Về hình thức thì hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải có ký hiệu thể hiện rõ đó là hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và có các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. 

Ngược lại, hóa đơn giấy sẽ do người lập hóa đơn tự điền các thông tin tương ứng với từng lần tạo hóa đơn dựa trên khuôn mẫu của hóa đơn đặt in hoặc khuôn mẫu hóa đơn đăng ký do mình tự phát hành.

Lời kết

Bài viết trên, chúng tôi đã giải đáp Hóa đơn chuyển đổi là gì? Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy đúng pháp lý như thế nào?.

Hi vọng qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp, người đọc có thể hiểu cũng như phân biệt được giữa hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy và hóa đơn giấy. Đặc biệt, các doanh nghiệp có thể tham khảo để chuyển đổi trong trường hợp cần sử dụng.