Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì? Các loại hóa đơn điện tử

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và được quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa hay dịch vụ và được lưu trữ trên hệ thống máy tính của các bên theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử. Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Là hóa đơn được áp dụng đối với người bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử tới cơ quan thuế.
• Hóa đơn bán hàng: Đây là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
• Các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, thẻ điện tử, vé điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung được quy định tại Điều 6 của Nghị định này.

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Đến nay, hóa đơn điện tử đã cho thấy nhiều lợi ích như góp phần đẩy mạnh ứng dụng của công nghệ thông tin, giúp quá trình giao dịch được nhanh chóng, đặc biệt hạn chế được tình trạng làm giả hóa đơn,v.v... Sau đây là các lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:

(1) Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa và dịch vụ:

• Giúp người mua có thể dễ dàng tra cứu và đối chiếu hóa đơn điện tử do người bán cung cấp.
• Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm được các chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (như là giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần có không gian lưu trữ hóa đơn,...).
• Giúp doanh nghiệp giảm chi phí để tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
• Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng và cháy khi sử dụng hóa đơn giấy.
• Sử dụng hóa đơn điện tử tạo được sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ cụ thể đó là: sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa hoặc dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết được chính xác thông tin về hóa đơn người bán gửi cơ quan thuế.

(2) Đối với các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

• Việc thực hiện đúng những quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân sẽ giúp tạo lập nên môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức và cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi hơn.
• Giảm các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn; giảm chi phí liên quan tới việc gửi, bảo quản hay lưu trữ hóa đơn và giảm rủi ro về việc mất hóa đơn. Cụ thể đó là, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hoặc in trực tiếp cho khách hàng. Do vậy, doanh nghiệp cũng tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần phải mất thời gian chờ đợi.

(3) Đối với xã hội:

• Góp phần chuyển đổi cách thức để phục vụ người dân, phương thức quản lý, tổ chức thực hiện của cơ quan thuế theo hướng tự động nhằm để cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi, giảm chi phí và tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp.
• Việc thực hiện đúng những quy định về hóa đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân giúp tạo lập nên môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp được thuận lợi.
• Đẩy mạnh sự phát triển của thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số phù hợp với xu hướng phát triển chung thế giới.
• Triển khai hóa đơn điện tử là một trong các nội dung quan trọng nhằm thúc đẩy trong chuyển đổi số tại các doanh nghiệp, chuyển đổi số đối với cơ quan tài chính cũng như tại các cơ quan nhà nước khác.
• Mang nhiều lợi ích chung cho xã hội, như là: tiết kiệm chi phí, tài nguyên, nguồn lực và bảo vệ môi trường.

(4) Đối với cơ quan thuế, các cơ quan nhà nước có liên quan:

• Góp phần ngăn chặn kịp thời hóa đơn của những doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế và trốn thuế.
• Góp phần thay đổi phương thức quản lý trên cơ sở ứng dụng của công nghệ thông tin, cải tiến các quy trình nghiệp vụ theo hướng xử lý và kiểm soát dữ liệu tự động giúp cơ quan thuế sử dụng hiệu quả nguồn lực, chi phí, v.v...
• Sử dụng hóa đơn điện tử giúp cho cơ quan thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn; kết hợp với những thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về NNT đáp ứng các yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ NNT tuân thủ luật về thuế cũng như quản lý rủi ro trong quản lý thuế.

Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy

Với rất nhiều ưu điểm của hóa đơn điện tử, những ưu điểm vượt trội so với hóa đơn giấy và giúp ích rất nhiều cho công việc của kế toán phải kể đến một số điểm như sau:

• Giảm bớt thủ tục hành chính

Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp giảm bớt những thủ tục hành chính và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, giám sát hóa đơn và lưu trữ hóa đơn điện tử, không lo bị rách, cháy hay hỏng,... trong các doanh nghiệp. 

Đặc biệt, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ hạn chế được các sai sót khi bên bán có thể xuất nháp hóa đơn và gửi sang cho bên mua để họ kiểm tra các thông tin cần thiết (xuất và chưa ký gửi gọi là xuất nháp). Khi kiểm tra nếu có sai sót, thì bên mua sẽ báo lại và bên bán sẽ điều chỉnh và xuất hóa đơn lại, gửi sang mà không cần phải hủy hóa đơn điện tử. Khi bên mua đồng ý với tất cả các thông tin trên hóa đơn bên bán xuất thì khi đó bên bán sẽ xuất, ký và gửi sang cho bên mua mà không lo bị xuất sai.

• Áp dụng công nghệ quản lý thông tin trực tiếp

Thay vì sử dụng hóa đơn giấy truyền thống (thông qua hình thức mua và đặt in hay tự in hóa đơn), thì hóa đơn điện tử áp dụng công nghệ quản lý thông tin trực tiếp thông qua hệ thống máy tính, mạng internet. Hóa đơn điện tử được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ cũng như quản lý bằng phương tiện điện tử thông qua việc sử dụng công nghệ truyền thông & thông tin, được ký gửi bằng chữ ký số và có giá trị pháp lý giống như hóa đơn thông thường

Lời kết

Trên đây là các lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử. Có thể thấy, với việc chủ động chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử càng sớm, bài toán về chi phí, nguồn lực và thời gian của doanh nghiệp cũng sẽ càng được xử lý nhanh chóng, hiệu quả nhất. Đồng thời cá nhân khi mua hàng cũng nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi. Việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là một nhu cầu tất yếu trong một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch trong xu thế toàn cầu hóa và hiện đại hóa hiện nay.