Các loại hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc là không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do các tổ chức, cá nhân bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, cụ thể:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và 01 chuỗi ký tự đã được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đó là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ gửi cho người mua hàng không có mã của cơ quan thuế. Như vậy, chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản nhất thì hóa đơn điện tử chính là loại hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu, áp dụng hoàn toàn công nghệ số trong tạo lập, sử dụng cũng như lưu trữ.

2. Có bao nhiêu loại hóa đơn điện tử hiện nay?

Tại Điều 5, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, chính thức có hiệu lực áp dụng từ 01/11/2018, Chính Phủ đã quy định và phân loại chi tiết hóa đơn điện tử, theo đó hóa đơn điện tử được phân thành 03 loại:

• Hóa đơn giá trị gia tăng: Đây là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.
• Hóa đơn bán hàng: Đó là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử của cơ quan thuế.
• Các loại hóa đơn khác, bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung được quy định tại Điều 6 Nghị định này.

Tuy nhiên theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2022 đã bổ sung thêm 02 loại hóa đơn điện tử mới là: Hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia. Cụ thể:

+ Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán các tài sản sau đây:

• Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước).
• Tài sản kết cấu hạ tầng.
• Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp.
• Tài sản dự án sử dụng vốn của nhà nước.
• Tài sản được xác lập thuộc quyền sở hữu toàn dân.
• Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan hoặc người có thẩm quyền.
• Vật tư và vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.

+ Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia là hóa đơn điện tử được sử dụng khi các cơ quan hay đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định pháp luật.

3. Quy định về nội dung hóa đơn điện tử

Căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành, các hóa đơn điện tử khi tạo lập phải tuân thủ đầy đủ yêu cầu về nội dung để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp.

Tại Điều 6 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 09 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, Bộ Tài chính đã quy định yêu cầu chi tiết về nội dung hóa đơn điện tử. Cụ thể, hóa đơn điện tử khi được tạo lập cần phải đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán.
• Tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký số và chữ ký điện tử của người bán hàng.
• Chữ ký số và chữ ký điện tử của người mua hàng(nếu có).
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử.
• Phí, lệ phí thuộc vào ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
• Mã của cơ quan thuế đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua (trường hợp người mua có mã số thuế).
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa và dịch vụ; thành tiền chưa tính thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ; thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng với từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã gồm có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.

4. Quy định pháp luật về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc là quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay là chưa thu được tiền.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ đó là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc là thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì với mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều cần phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Kể từ 01/07/2022 thì những thay đổi về hóa đơn, chứng từ sẽ được áp dụng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Riêng về thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử thì Chính Phủ, Tổng cục Thuế và các cơ quan thuế địa phương đều khuyến khích các doanh nghiệp áp dụng sớm để nhận được những lợi ích thiết thực và lâu dài:

• Tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và các đối tác.
• Có cơ hội làm quen với những quy định và quy trình mới về hóa đơn điện tử.
• Xu thế chuyển đổi số: Kế toán, tài chính cần phải tối ưu các công việc, quy trình.
• Thúc đẩy nhanh quy trình kinh doanh, cũng như quá trình thanh toán của khách hàng.
• Tối ưu hóa những công việc liên quan đến hóa đơn: Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp xóa bỏ các quy trình viết tay hóa đơn, rút ngắn thời gian cho việc phát hành, xử lý và quản lý hóa đơn, v.v…

Lời kết

Trên đây, bài viết của chứng tôi để giúp bạn và doanh nghiệp giải đáp hóa đơn điện tử là gì, hóa đơn điện tử gồm những loại nào và yêu cầu về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp.