Giám đốc vận hành là gì? Những yêu cầu đối với giám đốc vận hành

Mỗi công ty sẽ có rất nhiều hoạt động cần phải điều phối và người sẽ chịu trách nhiệm cho việc này chính là giám đốc vận hành. Vị trí này giống như đại diện của chủ công ty để giám sát, điều hành những việc của nhân viên phía dưới.

Đồng thời, khi tuyển dụng vào vị trí giám đốc vận hành sẽ có những yêu cầu khắt khe đòi hỏi người ứng tuyển phải có nhiều kĩ năng chuyên môn và kĩ năng mềm để phục vụ công việc. 

Giám đốc vận hành là gì?

Giám đốc vận hành trong tiếng Anh được viết là Chief Operations Officer (viết tắt là COO). Giám đốc vận hành là người sẽ nắm bắt, quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp để có thể điều chỉnh và điều phối các nguồn lực nhằm tạo ra mức hiệu quả cao nhất cho hoạt động kinh doanh và hiệu suất làm việc của tổ chức.

Việc vận hành bộ máy này có vai trò rất quan trọng vì bộ máy phải làm việc tốt và nhuần nhuyễn thì mới chuyển đổi nguyên vật liệu và lao động thành hàng hoá và dịch vụ một cách hiệu quả nhất, đồng thời, sẽ tối đa hóa lợi nhuận cho doanh thu.

Giám đốc vận hành cùng với nhóm của mình sẽ phải tìm cách để cân bằng chi phí và doanh thu nhằm đạt mức lợi nhuận đã đặt ra trong mục tiêu đầu năm. 

Như vậy, giám đốc vận hành là người sẽ nắm bắt toàn bộ quá trình vận hành của một doanh nghiệp, công ty, đồng thời, họ sẽ phải là người để phân phối chi phí sao cho hợp lý và tính toán lợi nhuận sao cho tốt nhất đối với doanh nghiệp để không làm ảnh hưởng đến thu chi của cả doanh nghiệp. 

Mô tả công việc của giám đốc vận hành

Giám đốc vận hành là người sẽ điều hành thực hiện các yêu cầu về quy chuẩn chất lượng do ban lãnh đạo công ty giao phó. Đồng thời, họ cũng sẽ phải phân bổ chi tiêu một cách hợp lý với ngân sách của doanh nghiệp, trong quá trình vận hành hoạt động họ cũng phải phát hiện ra những điểm chưa ổn để cải tiến quy trình và quản lý hệ thống, quy trình và phương pháp hay nhất để cải thiện hoạt động của doanh nghiệp. 

Giám đốc vận hành còn là người chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động khác như  xây dựng chiến lược và cải thiện hiệu suất làm việc của các nhân viên khác, đồng thời, sẽ điều phối việc mua sắm vật chất và nguồn lực nhằm đảm bảo cho việc thực hiện quy trình và hiệu suất cao trong quá trình làm việc. 

Bên cạnh đó, một số công việc mà giám đốc điều hành cần thực hiện đó là: 

- Đảm bảo cho tất cả các hoạt động được thực hiện trơn tru theo đúng quy trình tiết kiệm tối đa chi phí của doanh nghiệp, và cần phải dựa vào thực tiễn để cải thiện hệ thống vận hành. 

- Điều phối mua sắm trang thiết bị và nguyên vật liệu cho hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, phải thường xuyên giám sát hiệu quả kho hàng cũng như việc tồn kho hay xuất hàng. 

- Xây dựng kế hoạch hoạt động, phát triển và mục tiêu chiến lược nhằm đưa mọi hoạt động đi theo đúng quỹ đạo của công ty.

- Đốc thúc, vận hành tổ chức theo mọi quy định của pháp luật để tránh trường hợp vi phạm quy định. 

- Kiểm tra nguồn tài chính và phân bố cách sử dụng chúng sao cho hiệu quả không ảnh hưởng đến ngân sách chủ.

- Thực hiện và tiến hành giám sát, kiểm tra chất lượng thực hiện công việc của các nhân viên và bộ phận tuyển dụng, đồng thời, phải tổ chức các lớp đào tạo nhân viên theo quy định. 

- Tìm cách tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty nhằm đáp ứng được các nhu cầu và kì vọng của khách hàng. 

Trách nhiệm của giám đốc vận hành trong doanh nghiệp

- Quản lý nguồn nhân lực: Giám đốc vận hành sẽ có trách nhiệm tham gia vào việc tuyển dụng cũng như hỗ trợ nhân viên để họ làm quen với công việc, bên cạnh đó, cần phải bồi dưỡng kiến thức để họ có thể hòa nhập và đạt được hiệu suất công việc cao. 

- Quản lý tài sản: Đối với những tài sản liên quan trực tiếp đến chức năng hoạt động của doanh nghiệp cũng sẽ do giám đốc vận hành quản lý giám sát về hư hỏng, mất mát. 

- Quản lý chi phí: Thông thường mọi chi phí của doanh nghiệp đều phải qua sự kiểm duyệt và có chữ kí của giám đốc vận hành.  Một số loại chi phí mà giám đốc vận hành cần phải phân bổ sử dụng cho hợp lý như: phí về sản xuất hàng hoá và dịch vụ, chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua các nguyên vật liệu, chi phí sau khi bán sản phẩm cho khách hàng. Đồng thời, trong quá trình quản lý, giám đốc vận hành cần phải mang lại lợi thế về cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường. 

- Một số quyết định cũng cần phải thông qua giám đốc vận hành và họ sẽ có quyền trực tiếp “xuống tiền” cho những hoạt động này như: thiết kế hệ thống hoạt động, cải tiến hệ thống hoạt động và quản lý hệ thống hoạt động.

- Bên cạnh đó, một số hoạt động cũng cần đến sự quyết định và chấp thuận của giám đốc vận hành như:  sản xuất hàng hóa, chất lượng của sản phẩm và dịch vụ hàng hoá, số lượng hàng hoá và dịch vụ khi nhập và khi xuất ra thị trường, nguyên liệu trong kho và quản lý nguồn lực hiệu quả.

Yêu cầu đối với vị trí giám đốc vận hành

Vị trí giám đốc vận hành đòi hỏi rất nhiều kĩ năng và chuyên môn cao để có thể vận hành được một bộ máy làm việc cho nhuần nhuyễn và tạo ra được những thành quả cho doanh nghiệp. Thông thường, khi tuyển dụng vị trí này các nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những yêu cầu như sau:

- Ưu tiên những người tốt nghiệp các trường đại học hoặc du học nước ngoài về ngành quản lý. Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí giám đốc điều hành hoặc vị trí tương đương từ 3 năm trở lên. 

- Phải có kiến thức việc tổ chức và phân phối hoạt động trong các tổ chức doanh nghiệp. 

- Phải có kiến thức về việc lập ngân sách và tính toán ngân sách trong tương lai. 

- Có kinh nghiệm trong việc lãnh đạo, quản lý cũng như vận hành bộ máy và có khả năng đàm phán, thuyết trình trước đám đông.  

- Có khả năng đưa ra quyết định dứt khoát và có sự nhanh nhạy trong đầu óc để đưa ra những quyết định có lợi cho doanh nghiệp và phát triển nhanh chóng. 

Bên cạnh kĩ năng nghề nghiệp vị trí giám đốc điều hành cần phải có cả kĩ năng chuyên môn cao thì mới có thể nắm bắt được cộng việc như:

- Kỹ năng lập kế hoạch: Bất cứ giám đốc điều hành trong doanh nghiệp nào cũng cần có kỹ năng lập kế hoạch để biết được khả năng của từng nhân viên và giao nhiệm vụ cho chính xác. Vạch ra kế hoạch hoạt động của từng bộ phận sao cho hợp lý. 

- Kỹ năng phân chia công việc: Giám đốc vận hành sẽ không phải tận tay làm tất cả các đầu việc mà họ cần có kĩ năng phân chia công việc cho những nhân viên cấp dưới sao cho phù hợp với điểm mạnh và điểm yếu cho các hoạt động và chức năng của từng phòng ban. 

- Kỹ năng giao tiếp đàm phán tốt: Đây là một yếu tố không thể thiếu đối với giám đốc điều hành. Không chỉ giao tiếp với nhân viên mà giám đốc điều hành còn là người giao tiếp với khách hàng và xử lý những tình huống, sự cố ngoài ý muốn xảy ra với khách hàng nên bắt buộc họ phải có kĩ năng đàm phán, giao tiếp tốt.

- Kỹ năng quản lý thời gian: Đối với giám đốc điều hành quản lý tốt thời gian là điều bắt buộc, thậm chí họ còn có riêng một thư kí để cùng bàn bạc sắp xếp các hoạt động sao cho phù hợp với các mốc thời gian trong ngày. 

- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nếu như có các vấn đề phát sinh giữa nhân viên với khách hàng hay ngược lại bắt buộc giám đốc vận hành sẽ phải có mặt và đưa ra phương án giải quyết tốt nhất giúp cho tình hình được dịu đi tránh gây hậu quả không đáng có.

Mức lương với vị trí giám đốc vận hành 

Bất cứ ai khi ngồi vào vị trí giám đốc vận hàng đều phải có tố chất của một nhà lãnh đạo tài tình. Mặc dù họ có rất nhiều nhiệm vụ phải đảm nhận và phải đối phó với nhiều tình huống linh hoạt, song, đây cũng chính là cơ hội để họ phát triển năng lực lãnh đạo của bản thân. Hiện nay, cơ hội nghề nghiệp với vị trí này là rất lớn khi nền kinh tế đang dần phục hồi sau đại dịch.  

Mức lương của vị trí giám đốc vận hành khá cao và làm việc trong những tập đoàn lớn thì mức lương cũng sẽ càng cao hơn. Thông thường, mức lương trung bình của vị trí giám đốc vận hành sẽ dao động từ 20 triệu đến 50 triệu đồng.

Như vậy, vị trí giám đốc điều hành là một vị trí rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp hay công ty, đồng thời, đây cũng là vị trí yêu cầu đòi hỏi rất cao về kiến thức chuyên môn và kĩ năng nghề nghiệp.