Giải thích biểu đồ Gantt Chart là gì? Lý do nên sử dụng sơ đồ Gantt đối với nhà quản lý dự án
Giải thích biểu đồ Gantt Chart là gì?
Gantt Chart là sơ đồ được biểu diễn dựa theo biểu đồ gồm trục tung nằm ngang và trục hoành nằm dọc. Vai trò của trục tung là biểu diễn các nhiệm vụ công tác. Trục hoành thể hiện thời gian làm việc tương ứng. Mặc dù ra đời từ những năm 1910, nhưng đến thời điểm hiện tại Gantt Chart vẫn còn được sử dụng phổ biến.
Bản chất của Gantt là thể hiện và dự đoán khi nào cần thực hiện công việc và sẽ mất bao lâu để thực hiện công việc đó. Bởi vì vậy, khi nhìn vào Gantt Chart, các nhà quản lý có thể theo dõi dự án sát sao hơn và thường thì họ sẽ tô lên biểu đồ để hiển thị việc nào được hoàn thành.
Ngoài ra, Gantt Chart còn được biết đến với vai trò biểu đồ cột mốc, biểu đồ hoạt động, biểu đồ thanh dự án,.. tùy theo từng nhu cầu của mỗi nhà quản lý. Việc tính toán áng chừng thời gian, đầu việc, việc tổ chức quản lý cũng trở nên chính xác và đảm bảo tiến độ công việc.
Sơ đồ Gantt Chart - Load Charts là gì?
Với vai trò là biểu đồ biến tấu từ thì trên cột dọc sẽ là liệt kê những người trực tiếp thực hiện công việc chứ không phải liệt kê các công việc giống như Gantt Chart. Và khi nhìn vào sơ đồ trách nhiệm thì các nhà quản lý cũng sẽ đánh giá được thời gian không tải, công suất sử dụng của các loài nguồn.
Sơ đồ Load không chỉ sử dụng bởi các nhà quản lý mà còn được sử dụng tràn lan ở các bộ phận, khoa, ban, các văn phòng trường học, bệnh viện. Có thể nói, sơ đồ Load rất thuận tiện cũng như hữu ích cho việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên.
Khi nào sử dụng biểu đồ Gantt Chart?
Chúng ta sẽ sử dụng Gantt Chart khi nào? Dưới đây là một số trường hợp sử dụng tới Gantt Chart:
- Khi cần theo dõi, giám sát các nhiệm vụ, công việc hoặc lên dự án, chiến dịch, lập kế hoạch cho công việc cần thực hiện trong một dự án.
- Truyền đạt về kế hoạch hoặc quá trình diễn ra của dự án với nhân viên.
- Nắm bắt được thông tin muốn biết về quy trình, trình tự, các bước thực hiện, thời gian thực hiện của dự án.
- Cập nhật diễn biến tình hình thực hiện của dự án từ những lúc mới bắt đầu.
- Theo dõi, đánh dấu vị trí dự án. Bạn có thể sử dụng giấy màu hoặc ghim bấm để đánh dấu.
Bạn có thể sử dụng phần mềm máy tính như Excel, Microsoft, Project để cập nhật Gantt Chart đẹp mắt hơn, dễ dàng hơn.
Ưu, nhược điểm của biểu đồ Gantt Chart là gì?
Chắc hẳn, nhiều bạn vẫn luôn thắc mắc “Ưu, nhược điểm của biểu đồ Gantt Chart là gì?”. Sau khi tham khảo các nội dung được chia sẻ bên trên, có lẽ bạn đã phần nào hiểu được những ưu điểm của biểu đồ Gantt. Và ngoài những ưu điểm bên trên, Gantt còn có những ưu điểm sau:
- Là công cụ giúp nhà quản lý nắm bắt được những nhiệm vụ cần thực hiện trước và những nhiệm vụ cần thực hiện sau cho đúng tiến độ.
- Gantt cho phép xây dựng và giúp mọi người nắm bắt nhanh chóng được nhiệm vụ và thời gian cần triển khai - hoàn thành của công việc.
- Gantt là một công cụ thể hiện trực quan của một nhà quản lý cần có.
Còn, “Nhược điểm của biểu đồ Gantt Chart là gì?” Nhược điểm của Gantt vẫn còn hạn chế, không nói lên mối quan hệ giữa các công tác. Đối với quy trình công nghệ, biểu đồ Gantt cũng không thể hiện rõ được. Chính vì vậy, với những quy mô phức tạp, dự án lớn thì biểu đồ Gantt không thể sử dụng.
Các bước tạo biểu đồ Gantt Chart là gì?
Đối với câu hỏi “các bước tạo biểu đồ Gantt Chart là gì?”, chúng tôi sẽ hước dẫn bạn cơ bản như sau:
- Bước 1: Xác định các yếu tố cần thực hiện trong dự án: Nhiệm vụ, công việc,.. theo thời gian và cột mốc có liên quan.
- Bước 2: Vẽ theo hình dáng biểu đồ: Trục thời gian đặt ở dưới cùng. Phần trên của trục thì đánh dấu thang đo sao cho khớp với độ dài.
- Bước 3: Phía bên trái liệt kê thứ tự công việc và cột mốc tương ứng. Đầu bên trái thể hiện thời gian bắt đầu thực hiện hoạt động. Đầu bên phải là thời điểm kết thúc của hoạt động đó.
- Bước 4: Hãy kiểm tra những thông tin đã có trên biểu đồ Gantt của bạn, xem những trình tự thời gian và nhiệm vụ đã được quy ước chuẩn hay chưa khi hoàn thành.
Gantt Chart và TOP 5 lý do bạn nên sử dụng để nâng tầm quản lý
Nếu những thông tin trên chưa đủ giải đáp cho câu hỏi “Lý do nên sử dụng biểu đồ Gantt Chart là gì?”, thì sau đây chúng tôi sẽ cho bạn thấy lý do vì sao biểu đồ này được sử dụng rộng rãi như hiện tại.
Tối thiểu được những sai sót trong công tác quản lý
Biểu đồ Gantt Chart giúp bất cứ ai nhìn vào cũng hiểu tổng quát nhất về cột mốc, ngày, thời gian cần thực hiện công việc mà mình phụ trách. Khi hiểu đã quá rõ về những điều cần biết của một dự án thì các bạn cũng tránh tối đã được những nhầm lẫn, sai sót.
Thể hiện dự án với một tầm nhìn rộng lớn
Cái nhìn tổng quát của Gantt giúp người quản lý đưa ra được những thông tin chi tiết về dự án. Các chuyên gia cũng đánh giá nó ở phạm vi rộng hơn so với phạm vi dự án. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho những người điều hành.
Dẫn dắt mọi người đi cùng một hướng
Tính thống nhất chung của biểu đồ Gantt là một trong những lý do giúp cho quản lý và đội ngũ nhân viên đồng lòng, sát cánh trong khoảng thời gian cần hoàn thiện công việc. Đặc biệt, những người liên quan cũng nắm bắt được thông tin của dự án. Như vậy, sẽ không mất thời gian vào việc diễn đạt, trình bày hay giải thích thông tin dự án với những người liên quan.
Xác định mối quan hệ giữa nhân viên thực hiện và công việc
Phân định mối quan hệ nhiệm vụ, công việc đảm bảo được luồng công việc đã được tối ưu và năng suất tối đa của từng người trong đội ngũ thực hiện dự án.
Chìa khóa giúp đạt mục đích cao hơn trong công việc của biểu đồ Gantt Chart là gì?
Các công cụ quản lý dự án để theo dõi trích xuất dữ liệu như Basecamp, Redmine,... được các nhà quản lý sử dụng sau khi tính toàn tiến độ dự án sẽ không mất quá nhiều chi phí chi trả. Lý do là vì một biểu đồ Gantt cho phép các nhà quản lý thấy và đánh giá những điểm quản trọng của dự án dễ dàng hơn.
Tổng kết
Qua bài viết này, hy vọng với những thông tin trả lời chúng tôi đưa ra cho câu hỏi “Biểu đồ Gantt Chart là gì?” đã giúp bạn hiểu được về biểu đồ Gantt cũng như có đáp án cho câu hỏi “Gantt Chart là gì?” và “Sơ đồ Gantt là gì?”.