Giải đáp thắc mắc: “Payroll là gì?”

Khái niệm Payroll là gì?

Payroll có nghĩa tiếng Việt là bảng lương, ngoài ra còn có được hiểu là sổ lương, tổng quỹ lương,… Phụ thuộc vào từng ngữ cảnh mà định nghĩa Payroll được hiểu theo các ý nghĩa cụ thể.

Bảng lương là bản dịch thông dụng nhất của Payroll, một bảng lương thường chứa những thông tin đầy đủ như:

• Danh sách nhân viên công ty.
• Mức lương tương ứng của từng nhân viên và các khoản thu nhập khác như lương cơ bản, lương vị trí, thưởng hiệu quả, phụ cấp, trợ cấp…
• Các khoản khấu trừ như Bảo hiểm xã hội (BHXH), thuế thu nhập cá nhân (TNCN), khoản tiền bị phạt hay khấu trừ khác,...

Để có thể thống kê và hoàn thành bảng lương, nhân viên ở vị trí này cần phải tính toán chi tiền từng ngày công đóng góp của nhân sự. Mức thưởng hợp lý cho từng cá nhân đồng thời xét các khoản tiền trừ phạt nếu có. Sau đó, tập hợp thành danh sách và trình lên lãnh đạo phê duyệt.

Nếu lãnh đạo đồng ý thì công ty sẽ trích khoản tiền theo thống kê ra trả cho các nhân viên. Mỗi cá nhân sẽ nhận phần lương theo danh sách Payroll đã ghi rõ.

Chức năng của Payroll là gì?

Payroll - Bảng lương được đánh giá là công cụ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các nhân viên và doanh nghiệp, cơ quan nhà nước. Payroll không chỉ tập trung vào vấn đề tiền lương mà còn mang lại nhiều giá trị thước đo về hiệu suất nhân viên.

Đồng thời cũng như là cơ sở để nhân viên khiếu nại khi phát hiện có sự sai sót trong quá trình nhận lương thưởng. Một bảng lương chuẩn xác sẽ bao gồm các chức năng sau:

• Lập bảng chấm công để tính tiền lương thưởng hàng tháng, qua đó giúp công ty kiểm soát được tối ưu các chi phí liên quan đến nhân sự. 
• Khi dùng payroll, doanh nghiệp sẽ nhìn nhận được nhân viên nào làm việc đầy đủ, vượt trội, nhân viên nào kém năng suất,..
• Trở thành công cụ thống kê số lượng nhân viên chính thức, hợp đồng và quản lý các loại nghỉ phép, bảo hiểm lao động, xã hội, y tế.
• Sử dụng để tính toán thuế thu nhập cá nhân (áp dụng cho các nhân viên có mức lương trên 10 triệu/tháng).
• Phát huy tối đa nguồn lực, thúc đẩy khả năng làm việc và tạo động lực cho người lao động qua các chính sách hấp dẫn.
• Đảm bảo việc chi trả tiền lương đúng các chính sách, quy định của Luật Lao động về mức lương tối thiểu vùng,chức danh công việc,...

Các căn cứ để xây dựng Payroll là gì?

Để có thể xây dựng một Payroll - bảng lương hiệu quả, nhân sự cần căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau như:

Quy chế về lương

Quy chế lương là văn bản xác định các vấn đề liên quan đến lương thưởng và khoản tiền chi trả cho người lao động. Qua đó giúp tránh xảy ra các trường hợp tranh chấp lao động trong doanh nghiệp.

Nội dung về quy chế lương gồm có các thông tin cơ bản như: tên chức danh, thưởng doanh số, lương năng suất, quy định về chế độ tiền lương, tiền thưởng với các khối lao động, công thức tính lương, chế độ bảo hiểm y tế, xã hội,....

Mức lương trung bình

Đa phần các doanh nghiệp đều có mức lương trung bình cao hơn nhiều lần so với mức lương tối thiểu vùng. Mức lương thưởng này được thỏa thuận giữa người lao động và người thuê lao động. Dựa vào năng lực, kinh nghiệm, yêu cầu của vị trí tuyển dụng và mặt bằng lương của công việc đó trên thị trường lao động. 

Mức lương tối thiểu vùng

Mức lương tối thiểu vùng một trong những căn cứ xây dựng Payroll là gì, đây là dữ liệu rất cần thiết để hình thành bảng lương tại bất kỳ một doanh nghiệp, tổ chức nào. Kể từ ngày 01/01/2021, mức lương tối thiểu các vùng được quy định rõ ràng trong Nghị định 90/2019/NĐ-CP như sau:

• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng I: 4.420.000 VNĐ/tháng
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng II: 3.920.000 VNĐ/tháng
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng III: 3.430.000 VNĐ/tháng
• Doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng IV: 3.070.000 VNĐ/tháng

Các công ty sẽ dựa vào mức lương tối thiểu vùng để đưa ra điều chỉnh mức lương phù hợp với tài chính doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ Pháp luật. Bên cạnh đó, quy định đã chỉ rõ rằng những người lao động làm công việc yêu cầu đào tạo nghề bài bản thì công ty cần trả cao hơn 7% so với mức lương tối thiểu vùng.

Quy định về những khoản trích theo lương

Các khoản trích theo lương phổ biến nhất bao gồm: Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp. Trong đó, trông các khoản sẽ được doanh nghiệp chịu trách nhiệm 23,5% tổng phí, còn người lao động sẽ phải trích 10.5% số lương để hoàn thành cùng công ty.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng có những chính sách về lương, trợ cấp, phụ cấp tùy theo từng vị trí, nhóm ngành theo quy định của Bộ Luật Lao động. Qua đó giúp hỗ trợ người lao động có cuộc sống đầy đủ, tập trung toàn bộ sức lực để cống hiến và thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.

Bảng chấm công tính lương hàng tháng

Để có thể tính được tổng số lương cần chi trả mỗi tháng, nhân sự còn cần phải căn cứ vào bảng tổng hợp công thực tế. Bảng chấm công thể hiện số ngày công làm việc thực tế của mỗi nhân viên, số ngày nghỉ phép, đi công tác,.. Từ đó giúp tính toán chính xác hơn các khoản thu nhập người lao động được hưởng trong kỳ.

Cách giải quyết các vấn đề thường gặp khi tính Payroll

Khi tìm hiểu về Payroll là gì và các căn cứ để xây dựng bảng lương hiệu quả nhất, ta cũng cần hiểu rõ hơn về những vấn đề cần giải quyết khi tính Payroll.

Hiện nay có rất nhiều mẫu Payroll mà doanh nghiệp có thể tìm kiếm và sử dụng. Tuy nhiên không phải thang bảng lương nào cũng phù hợp với công ty, doanh nghiệp đó. Trong quá trình tính và xây dựng thang bảng lương, nhân sự thường gặp những vấn đề như:

• Tính sai lương, không khớp với số ngày công, tính toán thừa hoặc thiếu các khoản thu nhập bên cạnh mức lương cơ bản như KPI, thưởng,...
• Chưa xây dựng được các quy chế về lương thưởng minh bạch, rõ ràng với nhân viên.
• Chậm trễ trong việc thanh toán lương, trả lương không đúng thời hạn định kỳ.
• Xây dựng những quy chế thưởng không thực tế, vượt xa khả năng của nhân viên khiến họ mất kỳ vọng, chán nản.
• Bỏ qua việc xây dựng khoản lương tăng theo chức danh, thâm niên, cấp bậc đủ sức để giữ chân người tài.

Để có thể giải quyết các vấn đề về Payroll, doanh nghiệp nên đầu tư nguồn lực, thời gian tương ứng với mục đích thiết lập quy chế lương thưởng rõ ràng từ đầu.

Nếu như doanh nghiệp không đủ điều kiện để chi trả cho một bộ máy quản lý nhân sự có thể tính đến phương án thuê các giải pháp payroll của đơn vị chuyên nghiệp và đúng quy định pháp luật.

Lời kết

Bài viết trên đây đã lý giải rất chi tiết về Payroll là gì cũng như cách xây dựng bảng lương chính xác và hiệu quả nhất. Có thể thấy rằng, Payroll là yếu tố không thể thiếu, là cầu nối giữa nhân viên và đội ngũ lãnh đạo. Giúp mọi người có động lực phấn đấu xây dựng doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn.