Data democratization là gì? Tại sao cần phải có dân chủ hóa dữ liệu?

Data democratization là gì?

Data democratization hay dân chủ hóa dữ liệu là khi một tổ chức cung cấp dữ liệu có thể truy cập được cho tất cả các nhân viên và các bên đối tác liên quan, đồng thời cũng hướng dẫn họ cách xử lý, nghiên cứu làm việc với dữ liệu, bất kể nền tảng kỹ thuật của họ là gì?

Nói một cách dễ hiểu, “dữ liệu” trong dân chủ hóa dữ liệu là bất kỳ thông tin nào bạn có thể thu thập về doanh nghiệp hoặc tổ chức của mình. Dân chủ hóa dữ liệu dành cho tất cả mọi người: từ trợ lý hành chính đang chuẩn bị lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật cho người quản lý cho đến kỹ sư kỹ thuật đang nghiên cứu các tính năng tiềm năng mới của sản phẩm.

Dữ liệu có mặt ở khắp mọi nơi và có khả năng hợp lý hóa mọi cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Nó có thể vô cùng đơn giản (địa chỉ email của khách hàng hiện tại của doanh nghiệp) hoặc quy trình phức tạp (có bao nhiêu nhân viên trong bộ phận kế toán đã hoàn thành một mô-đun chương trình đào tạo cụ thể trong thời gian hai tuần qua).

Tại sao cần phải thực hiện data democratization - dân chủ hóa dữ liệu?

Những người ủng hộ dân chủ hóa dữ liệu tin rằng bắt buộc phải phân phối thông tin trên tất cả các nhóm làm việc để đạt được những lợi thế cạnh tranh. Càng nhiều người có chuyên môn đa dạng càng có khả năng truy cập vào kho dữ liệu một cách đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng. Điều này sẽ cho phép tổ chức của bạn có thể xác định và thực hiện những hành động phù hợp đối với những hiểu biết về kinh doanh.

Có nhiều chuyên gia tin rằng dân chủ hóa dữ liệu là yếu tố thay đổi cuộc chơi trong hoạt động kinh doanh. Khi bạn cho phép truy cập dữ liệu vào bất kỳ cấp nào trong công ty của mình, điều đó sẽ trao quyền cho các cá nhân ở tất cả các cấp quyền sở hữu và trách nhiệm sử dụng dữ liệu trong quá trình đưa ra quyết định của họ.

Trước khi dân chủ hóa dữ liệu trở nên phổ biến, người dùng doanh nghiệp sẽ phải lãng phí thời gian đáng kể để tìm kiếm thông tin dữ liệu, truy cập dữ liệu và chờ phê duyệt để sử dụng dữ liệu đó. Trước đây, các nhóm CNTT sở hữu hầu hết hoặc tất cả dữ liệu. Người dùng doanh nghiệp sẽ đến gặp bộ phận CNTT để yêu cầu quyền truy cập vào một tập dữ liệu nhất định và đổi lại, bộ phận CNTT sẽ bàn giao một bảng tính lớn, lộn xộn.

Quá trình này đã tạo ra rào cản đối với các nhà phân tích kinh doanh và ngăn cản toàn bộ công ty tiếp cận với hệ thống thông tin dữ liệu. Điều đó có nghĩa là dữ liệu chỉ nằm trong một khu vực và phần còn lại của công ty phải đấu tranh để truy cập nó.

Mặc dù chúng ta đã đi được một chặng đường dài, nhưng nhiều tổ chức vẫn áp dụng cách tiếp cận đặc biệt, trong đó CNTT sở hữu dữ liệu (hoặc ít nhất là một số dữ liệu). Quá trình này tạo ra rào cản cho các nhà phân tích kinh doanh vì họ không thể dễ dàng truy cập và sử dụng dữ liệu để nhanh chóng đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên thông tin, dữ liệu.

Một số nhà lãnh đạo dữ liệu sợ dân chủ hóa dữ liệu vì những lo ngại về bảo mật: họ lo lắng về việc lạm dụng và ăn cắp thông tin dữ liệu, đặc biệt là những loại dữ liệu thông tin cá nhân nhạy cảm về khách hàng hoặc nhân viên. Nhưng trên thực tế, hầu hết các tổ chức hiện nay hoạt động dựa trên dữ liệu đều đào tạo nhân viên của họ sử dụng dữ liệu đúng cách và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt, đúng đắn và chính xác với những dữ liệu này.

Mục đích chính của dân chủ hóa dữ liệu là gì?

Dân chủ hóa dữ liệu sẽ đem lại một số những kết quả khác nhau, tất cả đều dẫn đến sự hiệu quả, tăng lợi nhuận và đạt được sự thành công cao hơn cho doanh nghiệp. Dân chủ hóa dữ liệu phục vụ các mục đích khác nhau cho các bộ phận hoặc vai trò khác nhau trong một đơn vị tổ chức. Dưới đây là một số ví dụ tiêu biểu về mục đích của data democratization:

• Bán hàng: Các đơn vị, cơ sở kinh doanh bán hàng sử dụng dữ liệu để nhanh chóng đánh giá giá trị và trạng thái của các cơ hội khác nhau trong hệ thống chi nhánh của họ.
• Tiếp thị: Các nhóm tiếp thị quảng cáo sử dụng dữ liệu để thử nghiệm các chiến dịch khác nhau và các biến thể khác nhau về nội dung và đồ họa trong các chiến dịch đó để tiếp cận đối tượng mục tiêu của họ một cách hiệu quả hơn về chi phí.
• Hỗ trợ và dịch vụ khách hàng: Cho dù trợ giúp khách hàng qua điện thoại hay trực tiếp, nhóm hỗ trợ sử dụng dữ liệu để nhanh chóng đánh giá thông tin về khách hàng nhằm cung cấp dịch vụ tốt hơn. Điều này tạo nên sự khác biệt hoàn toàn khi bộ phận hỗ trợ có thể nhanh chóng (và chính xác) thu thập các thông tin dữ liệu của khách hàng, bao gồm cả các hoạt động trao đổi hoặc giao dịch mua bán trong quá khứ, để có được cái nhìn toàn cảnh về những gì đang thực sự diễn ra.
• Nguồn nhân lực: Các nhà quản lý và nhà tuyển dụng có thể sử dụng các thông tin dữ liệu để nhanh chóng tìm và gửi thông tin phù hợp cho các ứng viên tiềm năng, cũng như phân loại và phân tích khối lượng hồ sơ họ nhận được.
• Nghiên cứu & phát triển: Các nhóm nghiên cứu có thể sử dụng dữ liệu để đánh giá tính năng hoặc tìm ra những lợi ích nào đang có nhu cầu cao nhất và điều chỉnh sản phẩm để phù hợp với mong đợi của người tiêu dùng.
• Lãnh đạo điều hành: Đội ngũ ban lãnh đạo có thể sử dụng dữ liệu để nhanh chóng có được cái nhìn chính xác toàn cảnh 360 độ về doanh nghiệp và xác định sáng kiến chiến lược nào đang mang lại giá trị ROI cao nhất.

Tại sao dân chủ hóa dữ liệu lại đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp ngày nay

Các công ty không cung cấp cho nhân viên của họ quyền truy cập đầy đủ vào dữ liệu (hoặc giáo dục về cách sử dụng dữ liệu) có thể sẽ gặp phải nhiều tình trạng thiếu hiệu quả. Những sự kém hiệu quả này đến từ một số nguyên nhân như: 

• Hộp chứa dữ liệu: Khi dữ liệu được giữ kín trong toàn tổ chức, được lưu trữ trong các ứng dụng doanh nghiệp, kho dữ liệu và hồ dữ liệu khác nhau, người dùng gần như không thể biết nơi tìm dữ liệu họ cần để thực hiện công việc của mình.
• Quyền truy cập có kiểm soát vào dữ liệu: Mặc dù việc kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu là quan trọng từ quan điểm quản trị, nhưng nếu chỉ bộ phận CNTT có quyền truy cập vào dữ liệu, nó có thể tạo ra nút cổ chai. Trong trường hợp này, sau khi người dùng doanh nghiệp tìm thấy dữ liệu mình cần, họ phải đến gặp bộ phận CNTT để được phê duyệt sử dụng dữ liệu, điều này làm chậm thời gian tìm hiểu thông tin chi tiết.
• Không đủ công cụ: Nhiều công cụ dữ liệu thông minh không được thiết kế để phân tích tự phục vụ. Trong một số tổ chức, chỉ bộ phận CNTT mới có quyền truy cập vào dữ liệu và các công cụ thông minh về dữ liệu. Điều này có nghĩa là các nhà phân tích kinh doanh phải tìm đến CNTT để lấy dữ liệu họ cần, thay vì có khả năng truy cập dữ liệu ở cấp độ phù hợp với vai trò của họ.

Tất cả những sự thiếu hiệu quả này đều do thiếu quyền truy cập vào dữ liệu. Dân chủ hóa dữ liệu giải quyết vấn đề này bằng cách cấp cho tất cả người dùng trong doanh nghiệp quyền truy cập vào dữ liệu họ cần để thực hiện công việc của mình. Nó loại bỏ “người trung gian” của bộ phận CNTT bằng cách cấp cho nhân viên quyền truy cập an toàn vào các phân tích tự phục vụ giúp họ đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Lợi ích của dân chủ hóa dữ liệu là gì?

Để nói về lợi ích của việc dân chủ hóa dữ liệu, hãy xem xét một ví dụ. Hãy tưởng tượng bạn là đại diện bán hàng của một công ty phần mềm với danh sách 100.000 khách hàng tiềm năng. Bạn cần phải tìm ra những cái nào có nhiều khả năng dẫn đến việc bán hàng.

Gần như không thể (và cực kỳ lãng phí) nếu gọi riêng cho từng khách hàng, vì vậy doanh nghiệp sẽ muốn tìm hiểu xem khách hàng tiềm năng nào nghiêm túc và xứng đáng được quan tâm cẩn thận. Tổ chức của bạn đã đầu tư rất nhiều vào việc dân chủ hóa dữ liệu, vì vậy bạn sẽ dễ dàng có được thông tin mình cần. Bạn chỉ cần đăng nhập vào Salesforce, lọc danh sách khách hàng tiềm năng của mình dựa trên:

• Hành vi trong quá khứ — chỉ những khách hàng tiềm năng đang tích cực sử dụng phiên bản dùng thử miễn phí của sản phẩm, dịch vụ của bạn
• Tương tác với công ty của bạn — chỉ những người đã nói chuyện hoặc gửi email cho đại diện rồi
• Quy mô giao dịch — chỉ những giao dịch có khả năng trên 100k

Điều này làm giảm danh sách của bạn xuống chỉ còn những khách hàng tiềm năng để theo dõi. Giờ đây, bạn có thể tập trung vào những nỗ lực bán hàng của mình vào việc nuôi dưỡng những khách hàng tiềm năng có giá trị cao này và tất cả chỉ diễn ra với một vài cú nhấp chuột.

Bốn bước để dân chủ hóa dữ liệu 

Dưới đây là tổng quan sơ bộ để thực hiện dân chủ hóa dữ liệu:

• Kiểm kê dữ liệu và bối cảnh tuân thủ các thông tin dữ liệu. Dữ liệu được lưu trữ ở đâu? Tại chỗ, trên đám mây hay kết hợp cả hai phương án này? Những công cụ và công nghệ phần mềm nào bạn hiện đang sử dụng để thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu? Nếu bạn là một tổ chức doanh nghiệp, bạn có thể muốn tranh thủ sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn CNTT để cung cấp bản phân tích lỗ hổng hoàn chỉnh.
• Đánh giá mức độ hiểu biết về dữ liệu của nhân viên. Tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức của bạn, điều này có thể yêu cầu điều gì đó đơn giản như bài kiểm tra hoặc phức tạp như đánh giá từ nhà tư vấn bên thứ ba đáng tin cậy.
• Đánh giá các giải pháp dữ liệu tiềm năng. Sử dụng các trang web đánh giá công nghệ, hỏi đồng nghiệp của bạn và đặt bản trình diễn các công cụ kinh doanh thông minh tiềm năng để xem những gì có thể hoạt động tốt nhất cho tổ chức. Xem xét ngân sách, danh tiếng dịch vụ, khả năng mở rộng và mức độ nổi bật trên thị trường của từng công cụ tiềm năng.
• Đầu tư vào đào tạo thích hợp và giáo dục liên tục. Khi bạn đã triển khai bộ công cụ dân chủ hóa dữ liệu mới, đừng để nhóm của bạn chìm trong bóng tối. Quá trình đào tạo và đăng ký liên tục cũng quan trọng như quá trình giới thiệu ban đầu để đảm bảo bạn nhận được lợi tức đầu tư cao và bắt đầu gặt hái những lợi ích của quá trình dân chủ hóa dữ liệu.

Data democratization đem đến nhiều lợi ích cho các đơn vị doanh nghiệp. Đây là điều mà nhiều đơn vị cần phải thực hiện.