Confirm là gì? Cách viết thư confirm chuyên nghiệp nhất

Định nghĩa từ Confirm?

Trong tiếng Anh, confirm là một động từ được sử dụng cho rất nhiều mục đích khác nhau, nó thường mang các ý nghĩa như:

• Xác nhận, xác thực lại lời nói của một người là đúng
• Phê chuẩn, thông qua một bản hợp đồng 
• Làm cho ai đó bị ảnh hưởng bởi một thói quen 
• Làm vững chắc, củng cố niềm tin

Các trường hợp sử dụng từ confirm trong cuộc sống

Như đã giải thích ở trên, confirm được sử dụng trong nhiều hoàn cảnh khác nhau. Tuy nhiên, phổ biến nhất phải kể đến các trường hợp sử dụng từ confirm mà ta dễ dàng bắt gặp như:

Confirm email

Đây là hoạt động mà bạn cần phải trả lời thư để phản hồi và xác nhận với đối tác là bạn đã nắm bắt được thông tin mà trước đó được gửi. Nội dung chính của thư xác nhận này thường là thông báo của bạn đến bên đối tác là mình đồng ý hay từ chối yêu cầu/thông tin đã được nhận.

Trong nhiều trường hợp, nội dung đó có thể là yêu cầu mà bạn cần bên đối tác đáp ứng như cần bên đối tác gửi thêm các thông tin khác nhau về công việc.

Ví dụ mà chắc hẳn ai đã từng đi xin việc đều phải trải qua đó là khi nhà tuyển dụng gửi thư mời phỏng vấn thì việc ứng viên cần phải xác nhận lại là đã nắm rõ thông tin về buổi phỏng vấn là điều bắt buộc và cần thiết.

Xác nhận mật khẩu

Trong một số trường hợp, khi bạn tạo một tài khoản mới hoặc thay đổi mật khẩu các tài khoản cá nhân (tài khoản ngân hàng, mạng xã hội, email…).

Hệ thống thường sẽ yêu cầu bạn phải nhập lại mật khẩu lần thứ hai. Đó chính là yêu cầu xác nhận lại mật khẩu của bạn. Nếu như bạn nhập đúng thông tin được yêu cầu xác nhận thì hệ thống sẽ giải quyết các yêu cầu mà bạn mong muốn.

Xác nhận địa chỉ email

Trong nhiều trường hợp, nếu bạn đăng nhập gmail ở các thiết bị lạ, Google sẽ yêu cầu bạn xác nhận địa chỉ email của bản thân để đảm bảo tính bảo mật cho tài khoản Gmail của bạn.

Trong trường hợp này, bạn cần tìm thư xác nhận, thực hiện theo các hướng dẫn trong email để xác nhận bảo mật địa chỉ email để bảo vệ sự riêng tư của bản thân.

Làm thế nào để viết thư confirm thật chuyên nghiệp?

Được sử dụng trong nhiều trường hợp như thế. Tuy nhiên, việc viết thư confirm trong công việc vẫn là trường hợp yêu cầu kỹ năng cũng như phản ánh sự chuyên nghiệp trong công việc của bạn.

Trong nhiều trường hợp, nó còn giúp ứng viên ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Vì vậy, cách thức để viết thư confirm là nội dung quan trọng mà bạn cần cân nhắc học hỏi. Dưới đây là một số điểm đáng lưu ý:

Thư xác nhận được sử dụng rất nhiều không chỉ giữa các cá nhân mà còn trong những tổ chức lớn. Vì thế, khi viết thư xác nhận, đặc biệt là cho mục đích công việc thì bạn cũng cần phải cẩn trọng và đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:

Về câu từ 

Trước khi bạn gửi một văn bản, một email phản hồi trong những công việc quan trọng thì bạn cần đặc biệt cẩn trọng trong việc sử dụng câu chữ trong văn bản để đảm bảo việc sử dụng từ ngữ hợp lý, trang trọng. Những lỗi sai về chính tả là không được phép xảy ra.

Các trường hợp sai lỗi chính tả trong các văn bản quan trọng, ví dụ như: thiếu từ, dùng từ sai ngữ cảnh, dùng sai ngữ pháp, thiếu (sai) dấu câu…. Là điều phải tuyệt đối tránh xảy ra.

Một bức thư, một văn bản đủ các yếu tố để gửi đi cần phải là một văn bản trau chuốt một cách hết sức kỹ lưỡng. Điều đó gián tiếp thể hiện cho người nhận rằng bạn là một người chuyên nghiệp, cẩn thận và tôn trọng người đọc.

Loại giấy phù hợp

Mạng Internet ngày càng phát triển, có rất nhiều hình thức thư điện tử có thể giúp bạn phản hồi, xác nhận, điển hình là Email. Tuy nhiên đối với những sự kiện đặc biệt quan trọng thì các bức thư tay vẫn luôn được ưu tiên.

Do đó, việc đầu tư cho giấy viết thư vẫn là điều cần thiết. Bạn nên sử dụng giấy đã in sẵn logo của công ty để có thể gửi thư confirm hoặc bất cứ văn bản quan trọng nào khác. Người nhận sẽ cảm thấy rất vui và đánh giá cao sự chuẩn bị chu đáo của doanh nghiệp.

Nếu tính chất của công việc quan trọng, bạn nên đánh máy để tỏ rõ sự chuyên nghiệp, hạn chế viết tay. Nhưng hãy chú ý việc chất lượng giấy và mực in sao cho hoàn hảo và đẹp nhất.

Căn lề, font chữ

Khi viết các lá thư confirm hoặc bất cứ những bức thư phục vụ cho mục đích trang trọng. Bạn cần chú ý đến yếu tố hình thức của văn bản sao cho vừa trang trọng nhưng vẫn tạo cảm giác dễ nhìn và đẹp.

Văn phong và ngôn từ

Đối với các bức thư confirm, bạn cần chú ý chau chuốt cho phần văn phong, tùy vào hoàn cảnh của công việc mà sử dụng từ ngữ trang trọng hay gần gũi. Tuy nhiên, lịch sự vẫn là yếu tố nên được chú ý đạt lên hàng đầu.

Văn phong cần ngắn gọn, rõ ràng và truyền tải nội dung một cách hoàn thiện và hiệu quả nhất. Nên chú ý bám sát vào những thông tin và nội dung quan trọng, tránh trường hợp viết dài dòng, lan man.

Bên cạnh văn phong thì ngôn từ cũng là một yếu tố quan trọng. Với các bức thư xác nhận, bạn cần có ngôn từ lịch sự, không mang tính cá nhân.

Và nếu có muốn thể hiện một chút cảm xúc của bản thân, bạn chỉ cần viết những câu như: Tôi rất mong chờ buổi phỏng vấn này,... không nên quá thoải mái và thể hiện cảm xúc một cách thái quá.

Cách viết thư confirm hoàn hảo nhất

Một bức thư Confirm hoàn chỉnh phải đảm bảo được bố cục hợp lý, cụ thể bao gồm:

• Lời mở đầu: Chú ý sử dụng lời chào thích hợp kèm theo tên, chức vụ của người nhận thư. Một lời chào lịch thiệp hay sáng tạo sẽ khiến người nhận có cảm hứng tìm hiểu phần nội dung của bức thư.
• Xác nhận thông tin cần confirm: Đầu thư, bạn nên đi thẳng vào việc xác nhận các thông tin chính của công việc như: thời gian, địa điểm cụ thể, thông tin công việc, …
• Các vấn đề khác cần được yêu cầu xác nhận hoặc bổ sung: Ngoài những thông tin chính cần xác nhận. Bạn cũng có thể yêu cầu phía đối tác thực hiện việc xác nhận hoặc bổ sung thêm những thông tin khác cần được hoàn chỉnh thêm. Ngoài ra, bạn cũng có thể yêu cầu khách hàng hoàn thành nốt những công việc còn tồn đọng từ trước
• Cuối thư: Trước khi kết thúc, bạn cần gửi lời cảm ơn đến người nhận thay vì đi thẳng vào kết thúc. Tiếp theo đó cần kèm theo tên và chữ kí của bạn. 

Kết bài

Trên đây chúng tôi đã giải đáp đến quý bạn đọc confirm là gì cũng như các viết thư confirm chuyên nghiệp. Viết thư confirm hiện nay đã trở thành công việc vô cùng phổ biến hiện nay.

Vì thế bạn cần phải nắm rõ khái niệm confirm, cùng với đó là những yêu cầu và cách thức để có thể viết được một bức thư xác nhận thật chuyên nghiệp phục vụ cho công tác tìm việc của mình.