Check mail là gì? Ý nghĩa và lợi ích của việc check mail

Check mail - thao tác vô cùng quen thuộc trong cuộc sống hiện đại

Hoạt động check mail được hiểu như thế nào?

Check trong tiếng Anh đó là rà soát, kiểm tra lại một thông tin nào đó. Mail là thư điện tử. Vậy thì check mail được hiểu có nghĩa là rà soát, kiểm tra lại thư tín, thư điện tử, tin nhắn của mình. Hiện nay, hình thức trao đổi công việc bằng mail vô cùng phổ biến và quen thuộc.

Nhớ lại thời xa xưa của ông bà ta thì việc viêt thư tay để trao gửi và giữ liên lạc cho nhau lại vô cùng phổ biến. Hình thức viết thư tay được ông bà ta ngày xưa áp dụng từ rất lâu rồi. Sau này khi có những chiếc điện thoại ra đời, thì ông bà ta thường liên hệ bằng việc gửi cho nhau những tin nhắn SMS, hoặc gọi điện thoại. Khi mà những chiếc điện thoại thông minh được ra đời cũng như được nâng cấp lên hiện đại hơn trong thời đại ngày nay thì việc dùng email để trao đổi thư tín, giữ liên lạc, biết thông tin của đối phương vô cùng phổ biến cũng như được nhiều người ưa chuộng hơn. Việc soạn thảo văn bản, tin nhắn trên thư điện tử sau đó gửi cho đối tượng bạn muốn như bạn bè, đối tác, đồng nghiệp sau đó họ mở tin nhắn trong mail ra đọc thì hoạt động đó chính là check mail, việc này thông thường được hiểu đơn giản như vậy.

Ý nghĩa của công việc check mail

Việc dùng thư điện tử hiện đang rất quan trọng trong cuộc sống hiện đại, thời đại của công nghệ lên ngôi, nó đảm bảo được quyền riêng tư, bí mật của từng tổ chức, cá nhân, công ty, doanh nghiệp, xí nghiệp, JSC, corporate. Đa phần hiện nay, những tổ chức cá nhân khi làm việc với khách hàng của mình sẽ sử dụng thư điện tử để có thể trao đổi trực tiếp những thông tin cần thiết, quan trọng để đảm bảo những bí mật của thư tín. Hàng ngày sẽ có rất nhiều những thông tin của khách hàng đổ về, như ý kiến, phản hồi, cũng như những hợp đồng thường được liên lạc thông qua thư điện tử. Mail, một công cụ tin học văn phòng tiếng Anh cơ bản thông dụng nhất, được sử dụng kèm với Powerpoint, Word, Outlook, Google Scholar, Google Docs, Google Slides thì công cụ này còn có những chức năng vô cùng đặc biệt đó chính là nó có thể tích hợp và gửi mọi hình ảnh, file excel, file word mà không sợ bị quá tải về dung lượng. Một khối lượng lớn tin nhắn đã được gửi tới mà không lo bị thiếu thông tin, bạn có thể check được một mail bất kỳ khi nào rảnh mà không lo bị mất đi tin nhắn đó.

Thông thường nếu như gửi thư tay truyền thống thì phải mất rất nhiều thời gian cũng như phụ thuộc vào đường truyền cũng như khoảng cách về địa lý. Nhưng khi sử dụng email, bạn sẽ chỉ cần thao tác những hành động vô cùng đơn giản như soạn tin, nhấn gửi, ngay lập tức phía đối phương có thể sẽ nhận được ngay thông báo và kiểm tra được luôn mà không phải chờ đợi quá lâu. Trong nhiều trường hợp gấp rút thì dùng email sẽ là một trong những cách nhanh nhất. Như vậy thì việc kiểm tra email của đối phương sẽ có thể diễn ra một cách vô cùng dễ dàng và nhanh chóng.

Tiết kiệm nhiều chi phí nhất khi sử dụng email để liên lạc, trao đổi thông tin. Bình thường, nếu như dùng những dịch vụ khác thì bạn phải tốn thêm một khoản không nhỏ những chi phí cho việc chuyển phát thư. Nếu như bạn muốn gửi đi một văn bản hợp đồng qua đường bưu điện thì sẽ mất thêm phí vận chuyển, nhưng khi bạn dùng thư điện tử thì bạn có thể gửi đi những văn bản hợp đồng qua đó mà không bị mất thêm những phụ phí nào. Nếu như có sự tốn kém sẽ chỉ là tốn những dung lượng internet. Và việc tới tay khách hàng cũng nhanh chóng hơn bao giờ hết, khách hàng có thể sẽ mở được mail ra và kiểm tra mail và những thông tin trong đó ngay tức khắc, như vậy thì việc check mail cũng vô cùng nhanh chóng trong quá trình, tiến độ của công việc từ đó cũng diễn ra thuận tiện, nhanh chóng hơn rất nhiều.

Việc dùng email cá nhân của bạn có thể sẽ giúp cho bạn, khách hàng hoặc tổ chức gửi đi cũng như nhận lại thư mọi nơi và mọi lúc. Đôi khi bạn chỉ cần sử dụng một chiếc điện thoại thông minh là có thể thực hiện được dễ dàng thư điện tử cũng như check email bất cứ nơi nào mà bạn muốn.

Khi bạn sử dụng những tin nhắn văn bản SMS thông thường, thì những việc như gửi đi những file nén dung lượng lớn là vô cùng khó khăn. Vậy nên việc trao đổi qua thư điện tử chính là một bước ngoặt lớn đánh dấu được sự thành công lớn. Mọi file nặng dữ liệu sẽ đều được gửi đi một cách nhanh chóng, thuận tiện và người check cũng sẽ check được một cách dễ dàng.

Cách cơ bản nhất để check mail

Ngày nay, ứng dụng gửi email vô cùng hiện đại và dễ sử dụng. Có thể được sử dụng trên laptop hoặc thao tác trên điện thoại thông minh. Vậy nên nếu như bạn có thể check email được mọi lúc, mọi nơi chỉ với những thao tác vô cùng dễ dàng chỉ với một vài cú nhấp chuột sẽ hiển thị ra toàn bộ nội dung của email. Sau đây sẽ là những cách check mail vô cùng nhanh nhẹn cho mọi cá nhân, tổ chức, khách hàng hoặc doanh nghiệp sử dụng một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

• Sử dụng những phím tắt cơ bản để check mail: Email trên những điện thoại thông minh hoặc những thiết bị thông minh khác hiện đã có thêm những phím tắt vô cùng có ích cho người dùng. Điều này chính là một điểm vô cùng nổi bật khi dùng email trên điện thoại thông minh. Với tổ hợp phím tắt, nó sẽ giúp cho bạn kiểm tra được thư điện tử một cách nhanh chóng, dễ dàng nhất cũng như đánh dấu được những thư đã đọc bằng cách chạm nhẹ vào email đó cũng như vuốt sang bên phải. Thao tác này vô cùng nhanh nhẹn, thuận lợi, bạn không phải mở hẳn ứng dụng ra nữa, bạn có thể đánh dấu dễ dàng những tin đã đọc, tránh khỏi việc bị lỡ mất tin nhắn quan trọng của khách hàng khi chưa xử lý hết. Khi ứng dụng email xuất hiện một ô vuông xanh kèm theo dòng chữ Đánh dấu đã đọc thì bạn lưu ý rằng tin đó bạn đã đọc, bạn đã check tin nhắn đó cũng như có thể lướt qua check những tin khác.

• Check mail ngay trên màn hình khóa : Hình thức check mail ngay trên màn hình khóa của điện thoại thông minh tức là không cần phải mở khóa hẳn điện thoại vẫn có thể kiểm tra thư mọi nơi, mọi lúc bạn muốn. Nhưng thực hiện việc kiểm tra mail trên màn hình đòi hỏi việc chúng ta phải tranh thủ thực hiện những thao tác, thủ tục cài đặt đơn giản như vào cài đặt sau đó chọn thông báo, chọn email, cuối cùng chọn trên màn hình khóa. Chỉ với một vài thao tác dễ dàng đó có thể giúp ta check mail mọi lúc mọi nơi.

• Check mail trên laptop, chỉ với hai cú nhấp chuột đơn giản là bạn đã có thể mở mọi mail ra và kiểm tra.

• Bên cạnh đó thì chúng ta có thể dùng ipad hoặc những phần mềm và thiết bị công nghệ khác để kiểm tra email.

Hiện nay, mail đã được cải thiện những tính năng vô cùng thông minh và hiện đại. Khi sử dụng mail, mọi tin thư điện tử chưa kịp đọc hoặc đã đọc rồi được xử lý rất rõ ràng và gọn gàng.

Cách dùng hòm thư thoại

Mặc dù ngày nay thì hòm mail khá phổ biến và thông dụng nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng email hiệu quả nhất. Để sử dụng thuận lợi email, người ta cần phải tạo ra cho riêng mình một tài khoản email - email account. Mỗi một tài khoản thì sẽ có hai điều bạn cần chú ý. Phần đầu tiên người dùng buộc phải tự đặt tên riêng biệt cho mình, danh từ, tên, những biệt danh mà bạn muốn người khác gọi cho bạn. Mặc dù vậy thì tên bạn chọn không được phép trùng với những cái tên đã có sẵn trên hệ thống, nếu trùng thì mail sẽ không nhận và bạn buộc phải thay đổi bằng một cái tên mới. Phần hai mà bạn phải lưu ý đó chính là vùng miền, phía sau kí hiệu @ chính là một phần đuôi cố định tùy từng tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp lựa chọn những cái đuôi có sẵn như @gmail.com, @yahoo.com nhưng cái này còn tùy thuộc vào doanh nghiệp đó.

Ngay sau khi tạo ra được cho mình một tài khoản email, thì người dùng cần phải đăng nhập những thông tin chi tiết, đầy đủ để sử dụng, điểm hình như các bạn cần học cách sử dụng gmail đăng nhập sau khi lập tài khoản. Tạo cho email của bản thân một mật mã riêng, mỗi một tài khoản viết ra sẽ chỉ tồn tại duy nhất một và không được phép trùng lặp, nó như một mã số cá nhân của bạn và đó chính là bí mật của bạn mà ít ai biết tới. Đặc điểm của việc dùng email đó chính là bảo mật được những thông tin cá nhân của bạn. Chính đặc điểm này đã giúp cho thư điện tử được ứng dụng rộng rãi như hiện nay.

Sau mỗi một lần đăng nhập thì người sử dụng nên đăng xuất nhằm đảm bảo được quyền riêng tư không ai đánh cắp thông tin cũng như xâm phạm được.

Những loại email cơ bản

Hiện có hai loại email vô cùng cơ bản và phổ biến nhất đó là email doanh nghiệp và email cá nhân. Đối với loại email cá nhân chính là tài khoản điện tử của từng một cá nhân, đối tượng cụ thể. Email cá nhân sẽ thường được dùng cho cá nhân, những dữ liệu, thông tin cá nhân sẽ được lưu giữ cũng như những thông tin được bảo mật chỉ riêng một mình bạn biết.

Email của doanh nghiệp là loại email mà tất cả những doanh nghiệp đều có những tên miền riêng biệt, được cung cấp cho những nhân viên thuộc doanh nghiệp hoặc công ty đó sử dụng. Khi làm việc với khách hàng, những doanh nghiệp, tổ chức doanh nghiệp nên sử dụng email của doanh nghiệp để tăng thêm độ uy tín. Dĩ nhiên, khi sử dụng email của doanh nghiệp hoặc công ty thì mức độ bảo mật thông tin sẽ cao hơn email cá nhân.

Khi sử dụng email doanh nghiệp còn tạo ra được những sự tin cậy lớn cũng như chuyên nghiệp hơn cho công ty, doanh nghiệp đó. Vì mỗi một doanh nghiệp, công ty sẽ có một vùng miền và phần đuôi riêng biệt.

Tổng kết

Có thể nói, thao tác check mail trong thời đại công nghệ hiện nay là vô cùng quan trọng không riêng gì mỗi cá nhân mà còn đối với một tổ chức, doanh nghiệp. Check thử thường xuyên sẽ giúp chúng ta nắm bắt được mọi thông tin quan trọng về công việc. Hy vọng với những thông tin, kiến thức bổ ích trên đây đã giải đáp được những thắc mắc về kiểm tra email cũng như câu hỏi check email là gì?