Cách trả lời mail trúng tuyển

1. Vì sao cần phản hồi mail trúng tuyển? 

Sau khi trải qua vòng phỏng vấn, tùy vào cách thể hiện của ứng viên ứng tuyển, các hồ sơ phỏng vấn xuất sắc như mong đợi của nhà tuyển dụng sẽ được chọn lọc và gửi thông báo trúng tuyển.

Phần lớn các doanh nghiệp gửi email sau khoảng 2-3 ngày sau khi phỏng vấn. Một số doanh nghiệp đặc biệt khác có thể lựa chọn hình thức gửi thư tay. Trong thư trúng tuyển, ngoài thông tin nhận xét cơ bản về buổi phỏng vấn, đại diện doanh nghiệp cũng sẽ trình bày rõ ràng về địa chỉ, thời gian nhận việc, mức lương và vị trí đảm nhiệm. Khi nhận được thông báo này, cho dù trong thư doanh nghiệp có nhấn mạnh là xác nhận hay không, thì việc viết thư trả lời kết quả trúng tuyển là một phần nhiệm vụ của bạn. Và bạn có thể đàm phán lương qua email với họ nếu thấy mức lương chưa hợp lý.

Một trong những sai lầm cơ bản của phần lớn các ứng viên chưa có kinh nghiệm phỏng vấn xin việc đó là nghĩ rằng nhận được thông báo này đã là xong. Chỉ cần đến đúng giờ như trong email viết nghĩa là bạn đã đồng ý nhận việc bằng không là từ chối, phản hồi lại nhà tuyển dụng không quan trọng. Hãy xem ngay toàn bộ các cách gmail đăng nhập chuẩn nhất tại đây nhé.

Tuy nhiên, khi xét trên góc độ văn hóa của người đi làm, bạn đang thiếu một trong những phẩm chất cực kỳ quan trọng mà các doanh nghiệp luôn mong muốn ứng viên sở hữu, đó là sự nhận thức chuyên nghiệp. Trên thực tế, viết một email trả lời thư trúng tuyển không lấy đi của bạn quá nhiều thời gian hay phải vận dụng quá nhiều sự sáng tạo, cầu kỳ… đó đơn giản là cách thể hiện thái độ ứng xử của người sắp bước vào doanh nghiệp làm việc hay là sự từ chối khéo léo khi cảm thấy công việc đó không phù hợp với bạn. Dù là hướng nào đi chăng nữa, bạn cũng cần viết thư phản hồi để xác nhận cho nhà tuyển dụng biết điều này.

Ngoài việc thể hiện được thiện chí, sự chân thành và cách cư xử chuyên nghiệp của bản thân, thư trả trúng tuyển còn cho phép ứng viên từ chối nhận việc có thêm cơ hội ứng tuyển vào lần sau và làm căn cứ cho các ứng viên đồng ý với kết quả thông báo dễ xử lý với các mâu thuẫn liên quan đến quyền lợi của mình trong quá trình làm việc (nếu có). 

Vì vậy, bạn dù không nhận việc cũng nên gửi thư từ chối nhận việc cho nhân viên nhân sự của công ty đó nhé. Không cần quá cầu kỳ, nhưng để phản hồi lại thông báo tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và ấn tượng tốt, ban cần phải có kế hoạch để viết thư chậm nhất là sau 01 ngày nhận được thông báo trúng tuyển. Để nắm rõ được những nội dung xuất hiện trong thư cũng như cách trình bày nội dung thư như thế nào. Hãy theo dõi cụ thể phần thông tin dưới đây nhé.

2. Một số lưu ý cơ bản khi phản hồi mail trúng tuyển

Hình thức thư cảm ơn

Bạn cần nhớ rằng khi bạn gửi đi một bức thư cảm ơn cũng quan trọng không kém khi bạn gửi đi một CV xin việc. Vì thế, về mặt hình thức của một email cảm ơn, bạn nên đính kèm một file bản word.

Thư cảm ơn các bạn có thể viết với độ dài khoảng nửa trang A4, với nội dung súc tích, ngắn gọn. Đặc biệt, không được viết sai chính tả và ngữ pháp.

Bố cục thư cảm ơn

Viết mẫu thư cảm ơn khi nhận được việc làm cũng giống như các bức thư khác. Có bố cục rõ ràng bao gồm 3 phần:

• Mở đầu: Bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng đã quan tâm hồ sơ của bạn và mời bạn đến dự tuyển buổi phỏng vấn.
• Thân bài: Bạn hãy đề cập đến buổi phỏng vấn vừa diễn ra. Những gì bạn học được sau buổi phỏng vấn, rút ra kinh nghiệm cũng như điểm mạnh, điểm yếu của bản thân. Và mong muốn được làm việc tại công ty.
• Kết luận: Bạn hãy gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng đã tạo điều kiện và cơ hội  để bạn được làm việc trong công ty.

Thời gian gửi thư

Bạn nên đặc biệt lưu ý điều này nhé. Dù bạn có bận rộn đến đâu đi chăng nữa, thì cũng nên dành vài phút của mình để hoàn thiện một bức thư cảm ơn. Và gửi đi trong vòng 20 tiếng kể từ lúc nhận được thư trúng tuyển.

3. Hướng dẫn cách trả lời mail trúng tuyển

 3.1. Cách viết mail đồng ý thông báo trúng tuyển của nhà tuyển dụng

Khi đồng ý với thông báo trúng tuyển của nhà tuyển dụng, nội dung thư phản hồi bạn có thể viết theo những gợi ý cụ thể của chúng tôi dưới đây: Phần tiêu đề thư, bạn cần ghi rõ tên “THƯ ĐỒNG Ý NHẬN VIỆC” đính kèm thêm tên vị trí và tên ứng viên.

Nội dung kính gửi tiếp theo bạn có thể đề cập đến tên người gửi thư hoặc đại diện phòng nhân sự của công ty và cần ghi đúng chính tả tên công ty sắp sửa vào làm việc. Phần nội dung tiếp theo đó là cảm xúc của bạn khi được nhận việc kết hợp lời cảm ơn chân thành của bạn đến nhà tuyển dụng. Chú ý đề cập cụ thể đến vị trí mà bạn đảm đảm nhiệm. Bạn có thể tham khảo cách viết sau:

 " Tôi rất vui mừng khi nhận được thông báo trúng tuyển từ phía quý công ty, xin cảm ơn vì đã cho tôi cơ hội được làm việc tại vị trí nhân viên truyền thông của của công ty A. Đây đích thị là vị trí công việc đúng chuyên môn và tôi thực sự mong muốn gắn bó lâu dài tại môi trường làm việc tại quý công ty”.

Phần nội dung quan trọng tiếp theo là trình bày quyết định của bản thân về nội dung trúng tuyển. Bạn có thể viết: 

“Chính vì lẽ đó, tôi viết mail này đồng ý nhận việc tại quý công ty và sẽ cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình”. 

Bên cạnh đó, bạn cũng nên nhấn mạnh lại một lần nữa về những điều kiện, quyền lợi khi làm việc và chính sách nhân sự đãi ngộ của công ty trong thư trúng tuyển để tránh các hiểu lầm trong tương lai trước khi hỏi phía doanh nghiệp về tài liệu cần bổ sung trong ngày đầu gặp mặt tại doanh nghiệp. Bạn có thể triển khai ý này một cách ngắn gọn như sau:

“Như đã thảo luận trong buổi phỏng vấn và hồi đáp từ quý công ty, tôi sẽ nhận mức lương là 15.000.000 đồng kết hợp với chế độ đãi ngộ về chính sách bảo hiểm và du lịch. Tôi sẽ bắt đầu làm việc từ ngày 15/07/2022. 

Nều cần hoàn thành thêm giấy tờ gì khác cũng như cung cấp thêm các thông tin bổ sung trước khi đi làm, xin vui lòng phản hồi lại cụ thể để tôi có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất.”

Cuối thư, đừng quên lời cảm ơn chân thành nhé. Bạn có thể viết: Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn! và ghi tên người gửi và số điện thoại liên hệ. 

3.2. Cách viết mail từ chối thông báo trúng tuyển

Ngược lại với quyết định xác nhận nhận việc, nếu bạn cảm thấy công việc công ty chưa thực sự phù hợp với bản thân sau cuộc phỏng vấn, bạn có thể viết thư từ chối nhận việc. Hướng viết có thể triển khai theo các gợi ý cụ thể sau đây:

Tiêu đề ghi rõ: “THƯ TỪ CHỐI NHẬN VIỆC” và đính kèm họ tên, vị trí công việc đề xuất trong thư trúng tuyển của nhà tuyển dụng. 

Nội dung kính gửi cũng nêu rõ tên người gửi hoặc tên công ty. 

Trong thư từ chối, nội dung đầu tiên cần đề cập đến đó chính là lời cảm ơn. Hãy cảm ơn nhà tuyển dụng trước khi trình bày lý do bạn từ chối công việc một cách khéo léo. 

Sau khi xác nhận từ chối, bạn có thể trình bày khéo léo về cơ hội hợp tác lần sau trước khi gửi lời mời cảm ơn và kết thúc. Nếu như bạn không đồng ý về mức lương, không muốn sau này phải suy nghĩ có nên nhảy việc vì lương hay không cũng không nên từ chối thẳng thừng mà hãy khéo léo nhé. Ví dụ như: 

“Hi vọng, lần sau sẽ có cơ hội được hợp tác với quý công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn”. 

Cuối thư hãy ghi rõ họ tên người gửi thư.

Trả lời mail trúng tuyển chính là thể hiện phép lịch sự của bạn. Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ cách trả lời mail trúng tuyển sao cho chuyên nghiệp, tự nhiên. Hy vọng sẽ hữu ích đối với bạn. Chúc bạn thành công.