Closing time là gì? Và những thông tin cần biết về ngành Logistics

Closing time là gì?

Closing time là một thuật ngữ dành riêng đối với ngành xuất nhập khẩu trong ngành logistics. Nhằm đề cập đến 2 vấn đề chính: Về thời hạn gửi chi tiết vận đơn hàng hoá, và thời hạn thanh lý để vào sổ tàu.

Những đối tượng liên quan đến closing time

Các đối tượng liên quan đến closing time là:

• Vận chuyển là một phần không thể thiếu và quan trọng của thương mại. Thành công của một giao dịch phụ thuộc vào cách vận hành, và người vận hành.
• Người nhập khẩu chính là người mua. Đây là người xác định nhu cầu về một hàng hoá để đặt hàng mua về.
• Người xuất khẩu là người bán hàng hoá. Ông chính là người trực tiếp sản xuất hoặc mua về các hàng hoá đáp ứng yêu cầu của người mua.
• Ngân hàng là đối tượng đóng vai trò chủ yếu trong thương mại quốc tế. Họ là người cung cấp tiền, đàm phán hợp đồng, giám sát chứng từ.
• Công ty bảo hiểm là một đối tượng quan trọng của quá trình vận chuyển. Các công ty bảo hiểm giúp hỗ trợ khi xảy ra các rủi ro liên quan.
• Đơn vị giao nhận vận tải là đại lý phối hợp với người khác khi tham gia vận tải. Thay mặt các nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu thực hiện việc này.
• Công ty vận chuyển là đơn vị sở hữu phương tiện chở hàng hoá. Chuyên chở hàng hóa từ cảng trung gian đến cảng đích.
• Hải quan là cơ quan nhà nước. Cơ quan hải quan nhằm cung cấp chứng từ thông quan hàng hoá.
• Cảng vụ là một đơn vị tương tự như hải quan. Các cảng vụ tại nước xuất khẩu cung cấp mặt bằng cho hàng lên tàu. Cảng vụ nhập khẩu cung cấp chứng từ thông quan cho hàng hoá nhập khẩu nước.
• Nhà cung cấp vận tải đường sắt / đường bộ cũng là một phần quan trọng của quá trình vận chuyển hàng hoá. Đơn vị này sẽ di chuyển hàng hoá từ nơi này đến nơi khác theo yêu cầu.

Phân loại về closing time

Để tránh trả thêm chi phí do quá hạn giao hàng. Thì vấn đề mà bạn cần quan tâm là thời gian giao các lô hàng của mình. Dưới đây là một số phân loại mọi người cần lưu ý.

Về thời gian

Closing time sẽ có quy định khác gian về thời gian trì hoãn giao nhận của từng mặt hàng hoá. Trong xuất nhập khẩu thường có 2 loại hàng là hàng nguyên container và hàng lẻ. Hàng lẻ có trữ lượng lớn nhưng lại độc quyền của một đơn vị doanh nghiệp nên closing time sẽ nhanh chóng. Còn đối với hàng container đây là hàng ghép, vì thế closing time chắc chắn sẽ lâu hơn. Do đó mà bên tàu container sẽ có sự ưu tiên closing time lâu hơn closing time bên hàng lẻ.

Về mức giá

Đối với việc closing time thì mức giá là ưu tiên hàng đầu. Và để có được mức gái tốt nhất thì việc cần làm là booking càng nhiều càng tốt. Tuy nhiên, cần tối thiểu 2 giờ thông báo để đặt một lô hàng container. Còn đối với lô hàng lẻ cần nhiều thời gian hơn. Và việc vận chuyển hàng hoá đường biển sẽ rẻ hơn nhiều so với đường hàng không, tuy nhiên thời gian sẽ lâu hơn.

Cần làm những gì khi không kịp closing time

Có mối quan hệ tốt

Để có thể khắc phục một vấn đề nào, kể cả việc không kịp closing time thì một điều quan trọng nhất là có những mối quan hệ tốt. Mối quan hệ này sẽ giúp điều hoà được các lợi ích và duy trì nó một cách trơn tru. Ngành logistics đòi hỏi cần phải có nhiều hơn những mối quan hệ như vậy. Bởi trong quá trình vận chuyển sẽ rất nhiều trường hợp không lường xảy ra. Khi không kịp closing time, bạn có thể nhờ vào mỗi quan hệ để có thể gia hạn closing time.

Các thủ tục để trì hoãn khi không kịp closing time

Khi mà bị trễ closing time, thì bắt buộc các bạn phải xin kéo dài thời gian này. Có nhiều cách để kéo dài như liên lạc với bộ phận kinh doanh của các hãng vận chuyển, bộ phận này sẽ báo với bộ phận OPS ở cảng vụ về vấn đề của bạn và việc closing time chậm của lô hàng. Và đương nhiên để làm để có thể lùi được thời gian thì phải làm theo thủ tục.

Các bước của thủ tục bao gồm:

• Làm đơn theo mẫu để xin kéo dài thời gian closing time của hãng tàu mình muốn hoãn.
• Sau khi làm xong đơn phải đi xin chữ ký và đóng dấu của hãng tàu đó.
• Tiếp sau đó thì đơn cả bạn sẽ được chuyển đến phòng terminal ở cảng để đóng xác nhận là nhận closing time trễ. Bộ phận này sẽ tiến hành xem xét và nếu được sẽ ghi lại trong sổ của chuyến tàu.
• Trường hợp đã làm đơn mà không thể kịp đơn hàng thì bộ phận này sẽ lùi đơn hàng cho bạn sang chuyến khác và thông báo cho bạn để bạn quyết định đồng ý book chuyến này hay là không book chuyến này nữa.

Tất cả các hãng tàu nói chung đều muốn tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng. Tuy nhiên việc trễ closing time sẽ ảnh hưởng đến tiến độ chung của cả dây chuyền lẫn thời gian cập bến của cả chuyến tàu. Do đó, các hãng cũng có những giới hạn cụ thể về việc khắc phục khi trễ closing time.

Quy trình giao nhận hàng ở container xung quanh đối với closing time

Khi lô hàng bắt đầu được sắp xếp lên tàu, lúc này quy trình vận chuyển quốc tế được khai màn. Và quy trình này bắt đầu khi nhà nhập khẩu xác định nhu cầu về một sản phẩm cụ thể. Và để thực hiện một cuộc điều tra - trên toàn cầu về việc mua các hàng hoá đó. Quá trình vận chuyển liên quan đến dòng hàng hóa và nguyên liệu từ nơi sản xuất tới đích đến cuối cùng. Để quá trình được diễn ra suôn sẻ thì việc chuyển giao hàng hóa và chứng từ từ bên này sang bên khác phải diễn ra đồng bộ hóa.

Các bước thực hiện

• Bước 1: Đưa ra yêu cầu về báo giá và tiến hành booking

Phải làm rõ thật chi tiết về lô hàng, bao gồm ngày giao hàng, nguồn gốc chi tiết. Cụ thể hơn là địa chỉ đích đến và kích thước vận chuyển hàng hóa của bạn. Một khi bạn thực hiện được điều này, bạn nên bắt đầu nhận được mức báo giá từ các nhà giao nhận hàng hoá. Bạn có thể làm điều này bằng cách gọi điện trực tiếp cho đơn vị giao nhận, gửi email cho các nhà giao nhận.

• Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan đến quá trình vận chuyển

Các tài liệu đó bao gồm: Bảng kê hàng hóa, các hóa đơn thương mại và các tài liệu khác theo yêu cầu của người giao nhận hàng hoá của bạn.

• Bước 3: Tiến hành xác nhận chi tiết lô hàng trên đội tàu
• Bước 4: Tiến hành đặt cước vận chuyển của bạn trên đội tàu
• Bước 5: Tiến hành theo dõi và quản lý lô hàng hoá của mình trực tuyến qua thiết bị di động
• Bước 6: Tiến hành kiểm tra hải quan nhập cảnh đối với lô hàng
• Bước 7: Tiến hành nhận và thanh toán hoá đơn cho thuế và hải quan
• Bước 8: Tiến hành nhận lô hàng

Kết luận

Với bài viết trên, chúng tôi đã cung cấp đầy đủ cho bạn những thông tin về closing time là gì cũng như về cách giao nhận hàng tại cảng thật chi tiết. Chắc chắn đây là những kiến thức mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực logistics cần phải trang bị cho mình. Như là cẩm nang kinh nghiệm để đi xin việc dành cho các ứng viên ngành xuất nhập khẩu.