Chứng từ ghi sổ là gì? Những thông tin quan trọng mà bạn cần biết về chứng từ ghi sổ

Thông tin chung về chứng từ ghi sổ

Khái niệm chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ dùng để ám chỉ về một loại chứng từ được những người ở vị trí kế toán dùng với mục đích tập hợp số liệu theo từng loại sự việc được ghi chép trong bản chứng từ gốc, ghi rõ ràng với nội dung đó vào trong sổ cho mỗi một sự việc khác nhau.

Nhân viên kế toán từ đó sẽ căn cứ vào dữ liệu được thể hiện phía bên trong chúng, từ đó có thể lập nên những chứng từ ghi sổ. Nếu như không dựa vào chứng từ thì cũng có thể lấy số liệu từ bảng tổng hợp có cùng nội dung kinh tế, cùng loại mà lập nên được chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ có thể được thực hiện những chức năng lớn hơn khi nó vừa có thể lập được cho một hoặc nhiều bản chứng từ gốc. Trong một trường hợp lập được nhiều chứng từ gốc thì mọi loại chứng từ đấy đều phải được thống nhất cùng một nội dung kinh tế khi được phát sinh thường xuyên trong cùng một tháng.

Ý nghĩa mà chứng từ ghi sổ kế toán thể hiện được điều gì?

Sở dĩ chuyên ngành kế toán đã có chứng từ rồi nhưng vẫn đòi hỏi những kế toán viên phải lập được chứng từ ghi sổ bởi vì loại chứng từ này có những giá trị và ý nghĩa nhất định của nó đối với quá trình làm việc, nói một cách chi tiết hơn thì chứng từ kế toán có 3 ý nghĩa đặc biệt quan trọng đó là chứng từ ghi sổ sẽ giúp cho người kế toán trưởng quản lý dễ dàng hơn số thứ tự của những chứng từ kế toán.

Tiếp theo là loại chứng từ này giúp cho những cán bộ quản lý tài chính và thuế thuận lợi hơn trong việc theo dõi chứng từ theo một trình tự nhất định, nội dung của chứng từ sẽ được sắp xếp tuân theo một nguyên tắc chủ đề nhất định, từ đó vô cùng tiện cho việc theo dõi những vấn đề kế toán một cách khoa học cũng như thống nhất được về nội dung.

Sau đó chứng từ ghi sổ kế toán sẽ giúp việc đối chiếu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng đối chiếu số liệu tổng được phát sinh ở trong cuốn sổ chứng từ ghi sổ. Tổng quan thì thông qua chứng từ ghi sổ, đặc biệt là những nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt rõ ràng hơn về một phần cơ bản về tình hình phát triển của công ty, doanh nghiệp đó hiện đang diễn ra như thế nào.

Những nguyên tắc vô cùng quan trọng khi ghi chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ chính là căn cứ trực tiếp nhất để cho những nhân viên kế toán ghi sổ cái vì chứng từ ghi sổ là một trong hai nhiệm vụ cần được thể hiện ở trong sổ kế toán tổng hợp, gồm ghi chép đúng trình tự, thứ tự về thời gian mà trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đã thể hiện và ghi chép dựa trên nội dung kinh tế mà cuốn sổ đó đã thể hiện.

Nguyên tắc tiếp theo là khi kế toán lập chứng từ ghi sổ thì chứng từ đó sẽ dựa vào 2 cơ sở chính đó là từng bản chứng từ kế toán, hai là bảng tổng hợp của những chứng từ có cùng loại và nội dung.

Nguyên tắc cuối là khi lập chứng từ ghi sổ thì kế toán viên cần phải đánh được số thứ tự cho những chứng từ đúng với số thứ tự được thể hiện bên trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ kèm với những chứng từ và trước khi ghi sổ cần phải có sự phê duyệt của người kế toán trưởng.

Đặc trưng của loại hình chứng từ ghi sổ kế toán

Chứng từ ghi sổ kế toán đòi hỏi người kế toán cần phải ghi chép đầy đủ những nghiệp vụ phát sinh được chứng từ ghi nhận sẽ được phân loại, ghi vào trong sổ theo thứ tự, đồng thời phải ghi đầy đủ vào sổ cái. 

Chứng từ ghi sổ thường áp dụng đối với những đơn vị có quy mô hoạt động từ vừa tới lớn, sử dụng nhiều nhân lực phục vụ cho hoạt động kế toán, hạch toán nhiều loại tài khoản kế toán.

Quy trình ghi chứng từ ghi sổ kế toán

Ghi sổ chứng từ theo đầu việc hàng ngày

• Căn cứ để ghi sổ chứng từ những công việc hàng ngày hoặc theo định kỳ, kế toán viên phải dựa trên từng bản chứng từ kế toán riêng biệt, hoặc dựa vào một bảng tổng hợp chứng từ. Bảng tổng hợp này chắc chắn phải đảm bảo được những điều kiện cùng loại và đã được kiểm tra vô cùng cẩn thận.

• Dựa vào bản chứng từ ghi sổ thì người kế toán sẽ ghi lại những nội dung kế toán trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, mục đích cuối là ghi chép lại nội dung kế toán chính xác nhất vào trong sổ cái, những chứng từ làm căn cứ để viết được chứng từ ghi sổ sẽ được đưa vào những sổ hoặc thẻ kế toán.

Ghi sổ chứng từ theo những đầu việc cuối tháng

Vào cuối tháng, kế toán viên sẽ khóa lại sổ chứng từ để thực hiện được những nghiệp vụ tính toán cần thiết gồm tính tổng số tiền của những nghiệp vụ tài chính và kinh tế phát sinh trong suốt thời gian một tháng, tính số dư của mỗi tài khoản kế toán cũng như tổng số phát sinh có được thể hiện trong sổ cái, tổng nợ phát sinh. Dựa vào sổ cái kế toán, kế toán viên sẽ lập thêm bảng cân đối tài khoản.

Bên cạnh đó, nhân viên kế toán sẽ phải tiến hành việc đối chiếu những số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết cũng như sổ cái, sau này sẽ lập được báo cáo tài chính cho doanh nghiệp, việc đối chiếu cũng như kiểm tra này sẽ có được ý nghĩa đúng đắn và đáp ứng được đúng nguyên tắc kế toán cũng như kết quả mà doanh nghiệp cần khi nó có thể đảm bảo được tổng nợ phát sinh = tổng có phát sinh, đồng thời bằng tổng số tiền phát sinh đã ghi chép trong sổ đăng ký chứng từ kế toán.

Tổng số dư nợ bằng tổng số dư có, số dư từng tài khoản phát sinh sẽ bằng với số dư tương ứng của mỗi một tài khoản có trong bảng tổng hợp chi tiết.

Cách đăng ký chứng từ ghi sổ

Xác định được nội dung ghi trong sổ

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sẽ ghi chép lại mọi phát sinh của những nghiệp vụ kinh tế theo trình tự nhất định cũng như về thời gian theo hình thức nhật ký. Nội dung này cũng đã được đề cập tới nội dung ở trên tuy vậy khi bạn bắt đầu quy trình lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì cũng phải nhắc lại rằng nội dung này để có thể đảm bảo chính xác nội dung khi lập sổ đăng ký.

Xác định phương pháp, kết cấu của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Phải đưa đủ những thông số nội dung gồm: Số hiệu chứng từ ghi sổ, thời gian lập chứng từ ghi sổ (ngày, tháng, năm), ghi đủ số tiền, ở cuối trang nên cộng lại tổng số lũy kế trước khi chuyển qua vào trang sau, đầu trang phải ghi đúng số được cộng từ trang trước chuyển qua.

Sau mỗi một kỳ vào cuối tháng hoặc cuối năm thì kế toán phải thực hiện việc cộng tổng tất cả những mức tiền được phát sinh mà trong nội dung của sổ đăng ký chứng từ ghi sổ đã thể hiện. Cuối cùng cần phải đối chiếu số liệu mới vào số liệu có trong bảng cân đối.

Nhược điểm và ưu điểm của chứng từ ghi sổ kế toán

Ưu điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đó là hình thức mẫu của sổ chứng từ ghi sổ khá đơn giản vậy nên việc ghi chép thuận tiện và dễ dàng hơn. Sau đó còn tạo ra được sự thuận lợi đối với hoạt động phân công nguồn nhân lực trong bộ phận kế toán.

Nhược điểm là số lượng ghi chép phải thực hiện nhiều lần dễ dẫn tới trùng lặp và nhầm lẫn.  Những hoạt động kiểm tra lại những số liệu có quy định cụ thể theo định kỳ, thường thực hiện vào cuối tháng hoặc cuối năm, ảnh hưởng tới tiến độ cung cấp thông tin cần thiết của kế toán tới nhà quản lý, nhà quản lý phải tiếp nhận thông tin một cách chậm trễ.

Tổng kết

Hãy chuẩn bị đủ kiến thức, kỹ năng kế toán cần thiết phải có như những kiến thức liên quan về chứng từ, chứng từ ghi sổ. Yêu cầu tối thiểu nhất cần phải đáp ứng đó là biết cách hạch toán, định khoản, luôn cập nhật đủ những thông tin quy định về thuế, thành thạo những kỹ năng về tin học văn phòng, đặc biệt là biết cách sử dụng tốt những chương trình kế toán.