Các bước lập thời gian biểu giúp nâng cao hiệu suất học tập, công việc

Lập thời gian biểu là gì?

Thời gian biểu là bảng danh sách các việc cần thực hiện trong khoảng thời gian nhất định, được sắp xếp theo trình tự tùy theo mục đích của mỗi người. Danh sách công việc có thể không giới hạn, bao gồm mọi công việc trong quá trình học tập, làm việc, sinh hoạt, giải trí…

Việc lập thời gian biểu khoa học, hợp lý giúp con người dễ dàng phân loại, ưu tiên những công việc quan trọng, tránh tình trạng chậm trễ, thiếu sót… mất cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Làm việc và sinh hoạt theo thời gian biểu giúp con người hình thành lối sống lành mạnh, chủ động hơn trong cuộc sống.

Khi nắm rõ danh sách những công việc cần thực hiện trong ngày, khoảng thời gian trống còn lại cũng được sử dụng hiệu quả hơn, ứng biến linh hoạt trong các tình huống cấp bách. Sự nắm bắt nhanh chóng, chủ động giúp giảm thiểu căng thẳng, áp lực trong công việc, cuộc sống.

Lập thời gian biểu cũng là cách rèn luyện cho mỗi người kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Không những thế, sức khỏe tinh thần và thể chất cũng được cân bằng, giúp loại bỏ các thói quen xấu như lãng phí thời gian, trì hoãn, chậm trễ.

Các bước chi tiết lập thời gian biểu cá nhân

Bước 1: Lựa chọn công cụ hỗ trợ phù hợp

Có nhiều công cụ hỗ trợ bạn lập thời gian biểu cá nhân. Bạn có thể sử dụng sổ tay ghi chép nhỏ gọn, phù hợp mang theo mọi lúc mọi nơi. Hoặc sử dụng các bảng tính online trên máy tính, điện thoại có thể truy cập dễ dàng, lưu trữ được số lượng lớn các đầu việc.

Trước khi đưa ra sự lựa chọn cho mình, hãy đảm bảo đó là công cụ dễ sử dụng, phù hợp với nhu cầu của bạn. Bước đầu tiên khá đơn giản nhưng cần lưu ý tránh trường hợp sử dụng các công cụ hỗ trợ không phù hợp, gây mất thời gian. 

Bước 2: Liệt kê toàn bộ công việc cần thực hiện

Để bắt đầu thời gian biểu cá nhân, trước tiên bạn cần liệt kê toàn bộ công việc cần làm mỗi ngày, thậm chí bao gồm những công việc có thể phát sinh. Từ những sinh hoạt thường ngày như ăn, ngủ, mua sắm, gặp gỡ bạn bè… cho tới công việc chính như đi làm, học tập.

Đừng bỏ lỡ bất cứ công việc nào dù là nhỏ nhặt ra khỏi danh sách vì mỗi công việc đều có thể được phân loại vào những nhóm riêng khác nhau.

Bước 3: Phân loại, sắp xếp các công việc với từng khoảng thời gian hợp lý

Trước tiên, bạn cần đánh giá về mức độ ưu tiên cho mỗi công việc trước khi điền khung thời gian cụ thể. Bạn cũng có thể phân chia tỷ lệ các công việc cần làm để tránh tình trạng thiếu thời gian nghỉ ngơi, căng thẳng do quá tải. 

Bước 4: Tuân thủ nghiêm ngặt thời gian biểu

Sau khi lập thời gian biểu hoàn tất, bạn cần theo dõi quá trình thực hiện một cách chặt chẽ, nghiêm chỉnh. Mỗi công việc khi đều cần được ghi chú cụ thể như hoàn thành/chưa hoàn thành/đổi lịch… Thậm chí bạn có thể điền thêm thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc để đánh giá năng lực và hiệu suất bản thân. 

Những điểm cần lưu ý khi lập thời gian biểu cá nhân

Linh hoạt sắp xếp thời gian biểu

Trong quá trình sinh hoạt, bạn có thể gặp phải tình huống bất ngờ phát sinh khiến thời gian biểu bị thay đổi. Đừng quá lo lắng mà hãy đánh giá tình hình cụ thể, đưa ra các điều chỉnh phù hợp hoặc tạm thời sử dụng thời gian của công việc khác để hoàn thành.

Điều quan trọng nhất là bạn cần nghiêm túc thực hiện mọi công việc theo đúng mốc thời gian biểu đặt ra, không nên lạm dụng việc điều chỉnh thời gian biểu thường xuyên.

Phân bổ các khoảng thời gian

Vai trò quan trọng nhất của việc phân bổ các khoảng thời gian là đảm bảo sự cân bằng giữa học tập, làm việc và nghỉ ngơi… Nếu không có thời gian biểu chi tiết, bạn sẽ khó có có cái nhìn tổng quan, thực hiện dễ dàng đối với số lượng lớn công việc.

Dự trù các khoảng thời gian cho công việc phát sinh

Các khoảng thời gian dự trù cho công việc phát sinh giúp bạn đảm bảo thực hiện thời gian biểu đúng kế hoạch. Trong thực tế, yếu tố giao thông, thời tiết, công việc có thể gây ra nhiều phát sinh khiến bạn bỏ lỡ một số đầu việc. 

Áp dụng các công cụ, phương pháp quản lý thời gian hỗ trợ

Nếu tìm hiểu bạn sẽ nhận ra có nhiều phương pháp quản lý thời gian uy tín, chất lượng được nghiên cứu bởi các nhà khoa học trên thế giới. Đây là những phương pháp chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình phân chia tính ưu tiên, quan trọng của công việc…

Sắp xếp thời gian thư giãn

Nghỉ ngơi và giải trí là yếu tố quan trọng trong quá trình lập thời gian biểu. Việc nghỉ ngơi, dành thời gian thư giãn đầu óc giúp bạn khôi phục sự tỉnh táo, minh mẫn và làm việc trở lại hiệu quả hơn. Vì vậy, đừng bao giờ quên dành khoảng thời gian trong ngày để đọc sách, nghe nhạc hoặc xem một đoạn phim ngắn.  

Lập thời gian biểu hiệu quả giúp bạn rèn luyện sự chuyên nghiệp trong quá trình học tập, làm việc, nâng cao khả năng giải quyết vấn đề. Thời gian học tập, làm việc chặt chẽ cũng giúp bạn tránh xa những hoạt động vô bổ, tiêu tốn thời gian.

Sau thời gian thực hiện nhất định, nếu hiệu quả đem lại không như mong muốn, bạn có thể đánh giá và thay đổi thời gian biểu sao cho phù hợp với năng lực, kế hoạch và mục tiêu của bản thân. Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin bổ ích trong việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả, khoa học.