Asana là gì? Phần mềm Asana hỗ trợ cho doanh nghiệp như thế nào

Asana là gì?

Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn tin dùng hiện nay. Ứng dụng này hỗ trợ người dùng sắp xếp công việc một cách hiệu quả, quản lý các dự án thông minh.

Người sử dụng có thể tạo ra dự án, phân công và sắp xếp công việc cho các đồng nghiệp khác, xác định được thời hạn của dự án. Bên cạnh đó, phần mềm Asana còn tích hợp thêm các công cụ báo cáo, tệp đính kèm, hình ảnh,..

Asana tạo ra cho người dùng những sự hữu ích trong quản lý công việc hiệu quả, cập nhật và kiểm soát tiến độ cực kỳ dễ dàng. Hơn nữa, còn có thể chia sẻ những nhiệm vụ được giao và các ý tưởng thuận tiện nhất.

Lịch sử hình thành của Asana là gì?

Thuở ban đầu, Asana được giám đốc kỹ thuật của Facebook là Dustin Moskovitz tạo ra và đưa vào sử dụng chủ yếu là ứng dụng web giúp người dùng ở mỗi nhóm có thể tự nắm bắt và kiểm soát công việc.

Vào năm 2011, Asana đã được phát triển thành ứng dụng công nghệ dành riêng cho việc quản lý dự án. Đến năm 2012 thì Asana chính thức được ra mắt với phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp. Ban đầu, phần mềm chỉ có thể sử dụng trên các thiết bị thuộc 2 hệ điều hành là Android và iOS.

Theo thời gian đến nay, Asana đã được đông đảo người dùng trên toàn thế giới lựa chọn để quản lý công việc.

Các tính năng của phần mềm Asana

Phần mềm nào được tạo ra cũng có những tính năng riêng biệt và phục vụ cho những mục đích chính của công việc. Vậy tính năng của Asana là gì?

Đầu tiên, Asana được hoạt phát triển để hoạt động theo 3 nguyên tắc cơ bản gồm:

• Thông báo công việc thay cho thư tín
• Trao đổi trực tiếp chung trên một trang
• Hành động đồng bộ theo đội ngũ nhóm nhất định

Cả 3 nguyên tắc trên đều được cập nhật nhắm tới mục đích chung là công việc luôn luôn minh bạch và công bằng cho mỗi cá nhân. Tạo ra sự đồng bộ cho các thành viên trong một đội ngũ, nhóm hay giữa các bộ phận liên quan đến những dự án lớn, nhỏ.

Asana cũng mang đến cho người dùng những công cụ cơ bản, hiệu quả và thông minh trong công tác quản lý qua không gian riêng của dự án:

• Thao tác trên công việc: Phần mềm Asana cho phép chia dự án thành những phần nhỏ với đầy đủ người thực hiện. Mỗi khi một các nhân nào đó hoàn thành xong phần việc thì Asana sẽ tự động gửi thông báo cho những người còn lại.
• Thay đổi công việc: Asana hỗ trợ liên kết đầu việc với các dự án khác nhau mà không cần phải sao chép, chuyển đổi từ đầu việc sang dự án chỉ trong vài phút.
• Tùy chọn giao diện phù hợp: Asana cũng hỗ trợ người dùng có thể chuyển đổi dạng bảng Kanban hoặc To-do list. Bên cạnh đó, còn tự động xây dựng hệ thống timeline hành động từ thông tin nhập từ CSV vào hệ thống.

Những ưu điểm và nhược điểm của Asana

Sự hỗ trợ của Asana đối với người dùng là không thể phủ nhận, tuy nhiên ngoài những tính năng hỗ trợ người dùng thì những ưu điểm và nhược điểm vẫn tồn tại rất khách quan. Vậy ưu điểm và nhược điểm của Asana là gì?

Ưu điểm

• Tích hợp nhiều chế độ xem dự án: Chế độ bộ lọc và nhiều hình khác nhau có thể giúp cho người dùng dễ dàng quản lý công việc hơn.
• Thao tác trực quan: Giúp cho người dùng có thể nhận biết được những ai đã hoàn thành công việc.
• Chuyển đổi công việc: Chuyển đổi công việc trong các dự án khác nhau chỉ trong vài cú click chuột.
• Giao diện bắt mắt, thân thiện với người sử dụng.
• Tạo báo cáo tự động
• Hệ thống bảo mật cao: Giúp cho doanh nghiệp có thể kiểm soát được thông tin cá nhân của doanh nghiệp, người dùng.

Nhược điểm

Asana được đánh giá là phần mềm quản lý công việc khá toàn diện. Tuy nhiên lại có một đặc điểm chính là gì chi phí quá cao. Đối với bản miễn phí, người dùng chỉ có thể làm những thao tác cơ bản như: Lập kế hoạch, cộng tác, tạo báo cáo nhưng bị giới hạn thành viên chỉ 15 người.

Nếu đã dùng phiên bản trả phí thì người dùng có thể tận dụng được tất cả các tính năng của Asana, tuy nhiên mức phí phải bỏ ra là không hề rẻ.

Cách sử dụng phần mềm Asana là gì?

Đăng ký tài khoản

Đầu tiên, bạn cần phải đăng ký một tài khoản Asana, việc đăng ký tài khoản cũng không gặp quá nhiều khó khăn. Bạn chỉ cần xác nhận theo đường link mà nhà phát hành cung cấp, sau đó có thể trải nghiệm ứng dụng.

Xây dựng dự án

• Chọn vào project ở cuối pane.
• Dự án sẽ hiện ra và không gian chính giữa sẽ là nơi làm việc
• Cài đặt các tùy chọn để phù hợp với những công việc

Thao tác với task

• Bước 1: Tạo task mới và điều chỉnh người thực hiện, mô tả công việc, deadline, yêu cầu,...
• Bước 2: Đánh dấu vào task đã hoàn thành và tổng hợp.

Sử dụng calendar trong Asana

Tính năng này giúp bạn có thể dễ dàng kiểm soát được tiến độ của công việc trong những dự án. Quản lý lịch trình, kế hoạch, yêu cầu của công việc.

Để tạo Calendar, hãy chọn vào phần dấu + bên cạnh “My Calendars”, tiếp đó chọn New Calendar. Bạn có thể đặt tên cho calendar mới, mô tả và múi giờ mong muốn.

Một vài phần mềm tương tự Asana

Trello

Điểm đặc trưng của Trello chính là người sử dụng có thể làm việc ngoại tuyến mà không gặp bất kỳ trục trặc tính năng nào, sau khi kết nối mạng thì công việc sẽ tự động được đồng bộ.

Wework

Cũng tương tự như những phần mềm khác, Wework cũng hỗ trợ người dùng quản lý công việc một cách hiệu quả dù là ngắn hạn hay dài hạn. Phần mềm còn tự động cập nhật tiến độ của của người dùng thường xuyên, hỗ trợ đưa ra những chiến lược phù hợp, hiệu quả thông qua các thông báo.

Clickup

Clickup cũng là một trong những phần mềm quản lý công việc một cách hiệu quả với rất nhiều tính năng có sẵn như: Biểu đồ, lời nhắc, cuộc hội thoại, bảng tính,...

Monday.com

Monday.com hỗ trợ người dùng quản lý công việc một cách trơn tru hơn các khâu xử lý. Ngoài ra, phần mềm còn có sự đa dạng trong ứng dụng, hướng tới sự cộng tác, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và sự minh bạch của thông tin người dùng.

Tanca

Tanca là phần mềm quản lý công việc thông minh. Giúp nhà quản lý vận hành các dự án và quy trình làm việc dễ dàng, đơn giản và nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm còn có sự đa dạng trong ứng dụng, hướng đến sự cộng tác, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và sự minh bạch về thông tin người dùng.

Lời kết

Như vậy, chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu về Asana là gì và ứng dụng của nó đối với doanh nghiệp. Hy vọng rằng bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn có thêm thông tin bổ ích cho những phần mềm thường được sử dụng trong doanh nghiệp.