3d 5s là gì? Bài học vàng cho người cầm cờ doanh nghiệp

3d 5s là gì?

3D5S nghĩa là: 3D tức 3 nguyên tắc Discussing (thảo luận) - Directing (chỉ đạo) – Delegating (ủy thác); 5S tức 5 chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “Seri - Sàng Lọc”, “Seiton- Sắp xếp”, “Seiso- Sạch sẽ”, Seiketsu - Săn sóc”” và “Shitsuke - Sẵn sàng”

Khái niệm 3d

3D là nguyên tắc chỉ đạo mà những người làm quản lý nên áp dụng. Bao gồm: Discussing (thảo luận), Directing (chỉ đạo) – Delegating (ủy thác). Tức là người lãnh đạo nên đưa ra định hướng, dẫn dắt để nhân viên biết được những gì cần làm và quy trình thực hiện ra sao để doanh nghiệp đạt được kết quả tốt nhất. Sau đó, nhà lãnh đạo phân công lại vai trò, trách nhiệm cũng như định ra các tiêu chuẩn hoàn thành để tất cả nhân viên bắt đầu tiến trình thực hiện. Cụ thể là:

Chỉ đạo - Directing 

“Directing - chỉ đạo” rất thích hợp khi có mệnh lệnh từ cấp trên mô tả những gì cần phải làm và phải làm nó như thế nào. Phong cách quản lý này phù hợp trong trường hợp các nhân viên còn thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc. Người quản lý theo phong cách này sẽ đưa ra các bước đi và hành động, kiểm soát những khâu quan trọng để các nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ.

Thoả thuận - Discussing 

Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường tận dụng thời gian để thảo luận các vấn đề về kinh doanh. Nhà quản lý là người đảm bảo chắc chắn các ý kiến của mọi người đều được thảo luận cặn kẽ và biến thành một cuộc tranh luận thực sự. Họ đóng vai trò như là một nhân tố đảm bảo cho các cuộc thảo luận đi đúng hướng và tất cả mọi nhân viên đều có cơ hội góp ý kiến.

Uỷ thác - Delegating 

Những nhà quản lý sử dụng phong cách này thường có những cam kết hoặc giải thích về các công việc cần được thực hiện và thời hạn phải hoàn thành công việc đó. Còn cách thức làm việc thì người nhân viên có thể toàn quyền quyết định. Người quản lý sẽ xem xét lại những gì đã được thực hiện và giải quyết những cản trở trong quá trình thực hiện.

3 phong cách lãnh đạo trên đều có những điểm tích cực và những mặt hạn chế nhất định. Song, chúng vẫn có sự khác nhau ở một số điểm cơ bản như: cách truyền đạt mệnh lệnh, ra quyết định, cách thiết lập mục tiêu, quá trình kiểm soát và sự ghi nhận kết quả.

Khái niệm 5s là gì? Quy trình thực hiện 5s

Bạn đã biết 5s trong 3d5s là gì chưa? Quy trình 5s được áp dụng lần đầu tiên tại Toyota và ngay sau đó đã nhanh chóng được các công ty khác tại Nhật Bản đưa vào áp dụng. 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: “Seri”, “Seiton”, “Seiso”, Seiketsu”” và “Shitsuke”

Sàng lọc - Seri 

Khái niệm đầu tiên trong 3d 5s là gì? Đó là Seri, nghĩa là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ bao gồm nguyên vật liệu, vật dụng, thiết bị, đồ dùng hỏng,…) không/chưa cần thiết, không/chưa liên quan cho hoạt động tại một khu vực sẽ được tách ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết cho công việc mới để lại. Quá trình này thường được tiến hành theo tần suất định kỳ.

Sắp xếp - Seiton 

Seiton là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa,… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ lấy, dễ nhìn thấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của Seiton là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí và quy định riêng. Kèm theo đó dấu hiệu nhận biết rõ ràng. Seiton là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

Sạch sẽ - Seison 

Seison là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, thiết bị, máy móc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh nơi làm việc để đảm bảo môi trường làm việc luôn ngăn nắp, sạch sẽ. Seison cũng là hoạt động cần được tiến hành định kỳ.

Săn sóc - Seiketsu

Seiketsu được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên gồm seri, seiton và seiso một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3s trên được duy trì, người ta có thể lập ra những quy định chuẩn. Trong đó nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức triển khai và tần suất 3S tại từng vị trí. Seiketsu là một quá trình mà trong đó ý thức tuân thủ của công nhân - nhân viên trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.

Sẵn sàng - Shitsuke 

Khái niệm cuối cùng trong 3d 5s là gì? Đó là Shitsuke, tức là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc. Shitsike được thể hiện ở ý thức tự giác của mỗi nhân viên đối với hoạt động 5S. Mọi người đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, chủ động và tự giác kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc. Nhằm đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của doanh nghiệp cao hơn.

Lợi ích của việc áp dụng quy trình 3d 5s là gì?

Lợi ích của việc áp dụng 3d 5s là gì? Chúng tôi sẽ giải đáp câu hỏi này bằng các ý chính dưới đây:

Thuận lợi, dễ dàng, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc. 

Thay vì phải chạy khắp nơi để tìm kiếm hàng hoá, vật dụng mà bạn cần thì thay vào đó bạn có thể dễ dàng đi thẳng tới nơi để để lấy vì chúng đã được sắp xếp gọn gàng. Hay những sản phẩm bị lỗi, hư hỏng cũng dễ dàng sàng lọc, loại bỏ để đảm bảo công việc thuận lợi.

Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở

Không chỉ đối với công việc, quy trình 5S còn tác động tới người thực hiện nó. Ví dụ như qua các buổi vệ sinh nơi làm việc theo tuần mà mọi người có thể giúp đỡ lẫn nhau. Từ đó giúp mọi người gần gũi nhau hơn.

 Nâng cao năng suất

Nếu làm việc trong môi trường máy móc bị hỏng hóc do không được bảo trì, thường xuyên. Dẫn đến môi trường làm việc bám đầy bụi bẩn, có mùi hôi thối, không an toàn thì chắc chắn không thể đem lại năng xuất công việc hiệu quả được. Mặt khác nó còn ảnh hưởng đến tâm lý khiến nhân viên không có tinh thần làm việc, chán nản, tổn hại đến tổ chức.

Lời kết 

Bài viết trên đây đã giải thích chi tiết khái niệm 3d 5s là gì và các bước để doanh nghiệp áp dụng bài học. Khi môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học và an toàn, nhân viên sẽ thoải mái khi làm việc hơn, đem lại hiệu quả công việc. Từ đó cũng đem lại nhiều lợi ích cho công ty và đời sống cũng thoải mái, chất lượng hơn.