Nội quy công ty và cách để xây dựng nội quy hiệu quả

Nội quy công ty là gì? Vai trò của nội quy công ty

Hiểu theo một cách đơn giản thì nội quy công ty là những quy định chung được đưa ra để điều chỉnh và thống nhất hành vi ứng xử tại nơi làm việc đối với các nhân viên. Đây là những quy định sẽ được phổ biến ngay khi nhân viên mới vào công ty để thực hiện đồng bộ cùng với những nhân viên khác. Toàn bộ các nhân viên đều phải nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy công ty được đưa ra chứ không có trường hợp đặc cách. Vì thế, khi đã đi làm ở công ty thì nhân viên bắt buộc phải theo các quy định được đưa ra.

Từ trước đến nay, mỗi công ty đều phải xây dựng nội quy để nâng cao hiệu suất làm việc, tính chuyên nghiệp một cách đồng bộ, bên cạnh đó, văn hóa công ty cũng là một trong những cách để định hình chuẩn mực văn hóa nội bộ doanh nghiệp. Nếu như một công ty không có nội quy thì sẽ xảy ra rất nhiều vấn đề bất cập như đi muộn, nghỉ phép tự do, ăn mặc không đúng quy chuẩn, gây mất trật tự, công việc không hoàn thành đúng thời hạn... Như vậy sẽ khiến cho công ty trở nên rối loạn không thể làm việc một cách chuyên nghiệp. 

Nội quy công ty được đưa ra cũng là một cách để đồng bộ hoạt động của nhân viên, tạo hiệu ứng lan truyền mạnh mẽ. Nếu như một công ty không có nội quy thì chắc chắn không thể hoạt động ổn định, nhân viên tùy tiện, tự do nói chuyện, tán gẫu đi ra ngoài mà không cần xin phép cấp trên làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút một cách nghiêm trọng. Khi một người thực hiện các nội quy một cách nghiêm túc thì tự khắc sẽ kéo theo những người khác cũng thực hiện giống họ.

Nội quy công ty là một “sợi dây” kết nối mọi người với nhau. Thông thường khi đến một môi trường mới chúng ta sẽ rất khó để hòa nhập và làm quen ngay, chính vì thế những nội quy về hoạt động tập thể, vui chơi ngoại khóa sẽ là “sợi dây” hữu hiệu nhất để kết nối các thành viên với nhau từ đó xóa bỏ mọi khoảng cách.

Nội quy công ty là đại diện cho “bộ mặt” của doanh nghiệp khi bất cứ một vị khách hàng đối tác nào đặt chân đến một công ty họ cũng có thể đánh giá công ty đó qua nề nếp của nhân viên. Nếu một công ty được dọn dẹp gọn gàng, sạch sẽ nhân viên ăn mặc tử tế thì chứng tỏ đó là một công ty rất tuân thủ các quy định lao động và xây được văn hóa doanh nghiệp tốt. Thông thường khi hợp tác thì chúng ta sẽ thích những đối tác như vậy. 

Các nội dung phải có trong nội quy công ty

Đối với mỗi công ty sẽ có những nội quy chung và riêng nhưng nếu như nội quy đã được đưa ra thì bất kể ai cũng phải thực hiện theo chứ không được trốn tránh hay một mình một kiểu. Các nội dung trong nội quy công ty cũng là những điều kiện cơ bản để xây dựng văn hóa doanh nghiệp như sau:

Thời gian làm việc

Đây là điều đầu tiên sẽ được đề cập đến khi bạn đỗ phỏng vấn, mỗi công ty sẽ có quy định riêng về giờ giấc làm việc cũng như thời gian làm việc trong một ngày. Nhưng thông thường giờ bắt đầu làm việc của các công ty sẽ từ 8h sáng đến 18h chiều, thời gian nghỉ trưa khoảng 1,5 giờ. Vì thế, cần phải thông báo một cách chính xác đến nhân viên mới nhận việc để họ có thể nắm bắt thời gian và đi làm đúng giờ. Đồng thời, các công ty cũng sẽ đưa ra các nội quy, quy định về việc nếu như đi muộn thì sẽ bị phạt như thế nào.

Tác phong, trang phục

Đây cũng là một trong những nội dung mà được đưa vào bất cứ nội quy của công ty nào. Tùy vào lĩnh vực công ty làm việc sẽ có những quy định khác nhau về trang phục. Ví dụ một công ty làm về sáng tạo nghệ thuật, thiết kế thời trang thì thông thường sẽ không có quy định về trang phục mà để cho nhân viên thỏa sức sáng tạo. Hay đối với những công ty chuyên về bất động sản họ sẽ chú trọng vào trang phục lịch sự vì phải thường xuyên đi gặp khách hàng. Cũng có những công ty sẽ quy định ngày đầu tuần mặc gì và những ngày trong tuần mặc trang phục gì.

Quản lý tài sản an toàn

Một nội dung nữa thường được đưa vào trong nội quy công ty chính là quản lý tài sản chung của công ty. Đối với những tài sản chung như bình nước, tủ giày dép, máy tính... thì tất cả mọi người đều phải có ý thức giữ gìn và không được mang đi đâu ra ngoài phạm vi của công ty. Bên cạnh đó, quản lý tài sản an toàn là trách nhiệm của tất cả mọi người chứ không của riêng ai cả.

Giữ gìn về sinh chung

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ có quy định về việc giữ gìn vệ sinh chung vì đây cũng chính là bộ mặt của doanh nghiệp. Thông thường các công ty sẽ có nhân viên dọn vệ sinh riêng nhưng các nhân viên làm trong công ty cũng cần phải giữ gìn vệ sinh chung và vệ sinh chỗ ngồi của chính mình. Bất cứ ai khi bước vào một công ty họ cũng sẽ đánh giá thông qua cách sắp xếp, giữ gìn vệ sinh.

Giữ trật tự và môi trường chung

Thông thường các công ty cũng sẽ đưa ra quy định về việc phải giữ trật tự trong giờ làm việc vì có thể gây ảnh hưởng đến người khác. Mọi người có thể trao đổi công việc nhưng chỉ sử dụng âm lượng vừa phải đồng thời không được nói chuyện riêng. Hiện nay, các công ty đã có giờ nghỉ giải lao ngắn để các nhân viên có cơ hội nghỉ ngơi, thư giãn, trò chuyện.

An toàn trong làm việc

Đây là điều cũng được đưa ra trong nội quy của các công ty thông thường thì mọi người sẽ không được ra ngoài trong giờ làm việc nếu chưa xin phép cấp trên. Đối với những ngành nghề có độ khó và độ nguy hiểm thì phải đảm bảo an toàn lao động trong quá trình làm việc để tránh sự thiệt hại về người và của. 

Những bước để xây dựng nội quy hiệu quả

Việc xây dựng nội quy công ty tưởng đơn giản nhưng lại không đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ. Vì thế, để có thể xây dựng nội quy hiệu quả và khuyến khích mọi người thực hiện theo thì phải đảm bảo vừa có tính khoa học vừa có tính khả thi thì mới tạo ra được sự đồng thuận và được mọi người hưởng ứng với các bước như sau:

Bước 1: Xây dựng điều khoản về nghĩa vụ của nhân viên một cách khoa học sẽ bao gồm một số yêu cầu về thời gian làm việc, tác phong và văn hóa ứng xử cùng với những điều kiện tuân thủ an toàn lao động, bảo vệ tài sản chung. Ví dụ như công ty đưa ra quy định thời gian làm việc phải đủ 8 tiếng một ngày từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 thì các nhân viên sẽ cùng phải tuân thủ thực hiện. Không được tạo ra các trường hợp ngoại lệ trừ khi nhân viên đó có việc độtt xuất nên xin nghỉ sớm. Nếu như thời gian làm việc một ngày 8 tiếng thì phải đảm bảo giờ nghỉ trưa kéo dài từ 1 – 1,5 tiếng để nhân viên có thời gian nghỉ ngơi lấy sức. Đối với những công ty có thời gian làm việc muộn hơn thì sẽ phải nghỉ muộn hơn nhưng giờ nghỉ trưa vẫn cần phải đảm bảo đầy đủ. Đối với những nhân viên tăng ca cần phải có chế độ đãi ngộ làm thêm giờ để khuyến khích, động viên họ.

Bước 2: Xây dựng điều khoản về xử phạt một cách hợp lý. Đương nhiên, trong một công ty có thưởng thì phải có phạt chứ không thể không phạt nhưng mức phạt đưa ra thế nào cho hợp lý lại là câu hỏi khó. Đối với những hàng vi vi phạm lần đầu mức độ sự việc không quá nghiêm trọng thì có thể nhắc nhở, đối với những người vi phạm nhiều lần thì có thể nhắc trước toàn thể công ty và nếu như mức độ sự việc nghiêm trọng thì có thể cho viết bản kiểm điểm. Còn nếu như nhân viên đã không chịu tiếp thu thì hãy cho họ nghỉ việc để đảm bảo không làm ảnh hưởng đến tinh thần của nhân viên khác. 

Bước 3: Xây dựng điều khoản về khen thưởng là điều bắt buộc phải có. Trong một công ty không thể chỉ phạt mà sẽ phải thưởng cho những nhân viên xuất sắc để tạo động lực cho họ và tất cả các thành viên khác trong công ty. Các chế độ khen thưởng có thể đưa ra như trong quy định chung thưởng lễ, tết, quốc tế lao động... Đồng thời, vẫn phải có chế độ thưởng riêng cho những cá nhân đã nỗ lực phấn đấu trong công việc. Ngoài ra, cần phải có những buổi tiệc hoặc ngoại khóa để kết nối và thúc đẩy tình đoàn kết giữa các thành viên trong công ty với nhau.

Làm cách nào để nhân viên thực hiện nội quy hiệu quả

Đưa ra nội quy đã là một điều khó nhưng để cho các nhân viên thực hiện theo mới là khó. Vì trong một tập thể có người này người kia nên không phải ai cũng có thể làm quen ngay với môi trường mới. Vì thế để cho nhân viên có thể thực hiện nội quy hiệu quả thì khi đưa ra nội quy phải chú ý đảm bảo những tính sau:

• Tính hợp lý
• Tính khoa học
• Tính khả thi
• Tính phổ biến
• Tính cộng đồng
• Tính kết nối

Việc xây dựng bộ nội quy công ty là điều cực kì quan trọng để hình thành được văn hóa cho doanh nghiệp, chỉ khi doanh nghiệp có được sự kết nối thì mới tạo ra được động lực và sức mạnh cho từng nhân viên không ngừng nỗ lực phấn đấu làm việc và cống hiến cho công ty của mình.